Inmunidad

Este fabricante italiano encontró en el lean una forma de garantizar la continuidad del negocio y apoyar a una fuerza laboral afectada en medio del brote de coronavirus. 

El 21 de febrero, se descubrió el primer caso de COVID-19 en Italia en Codogno, en la provincia de Lodi — a unos 70 kilómetros de donde estamos. Todos sabemos lo que ha sucedido desde entonces, en Italia y en el resto del mundo. En cuestión de días, nuestras vidas cambiaron hasta el punto de que ya no las reconocemos, y no sabemos cuánto tiempo durará esto. 

En el artículo que publicó el lunes en Planet Lean, Michael Ballé nos recordó que, ante una crisis, una persona puede reaccionar de dos formas: con una mentalidad fija o con una mentalidad de crecimiento. En FPZ, elegimos la segunda. En esta crisis, elegimos seguir aprendiendo y mejorando; elegimos la continuidad del negocio; en una palabra, elegimos luchar. 

Sabemos que tenemos un deber que cumplir, como elemento clave de una importante cadena de suministro. Los componentes que producimos se utilizan en la automatización industrial, para dosificar sustancias en procesos químicos, farmacéuticos y alimentarios, en sistemas de ventilación, en limpieza industrial, etc. Sin productos como los nuestros, fabricar bienes básicos sería, con el tiempo, imposible. 

Somos muy conscientes de nuestro papel en esta crisis sanitaria. Si los trabajadores de la salud están en la primera línea, y quienes prestan los servicios — como distribuir alimentos y medicamentos — están en la segunda línea, nosotros estamos contribuyendo a este esfuerzo colectivo tras bastidores. Es esta conciencia la que nos anima a permitir que nuestra empresa y las personas que trabajan en ella sigan operando, con total seguridad, por supuesto. 

La flexibilidad adquirida gracias a la cultura lean, nuestro compromiso con la resolución de problemas y nuestra determinación de tener siempre un plan de contingencia listo para nuestros recursos críticos nos permitieron comunicarnos rápidamente con nuestros principales proveedores y tomar medidas internas con el objetivo de garantizar la continuidad de la producción. ¿Qué es la gestión lean sino una resolución estructurada de problemas para satisfacer siempre a los clientes y minimizar los desperdicios? En este sentido, la continuidad del negocio nos permite seguir satisfaciendo a nuestros clientes externos sin interrupciones, mientras brindamos a nuestros clientes internos la dirección necesaria en un tiempo de dolorosa incertidumbre. Desde que comenzó esta crisis, la calidad de nuestra vida laboral se ha mantenido tan alta como el nivel de servicio que brindamos a nuestros clientes. 

Nunca hubiéramos imaginado tener que enfrentar una situación como esta, ni siquiera en nuestros planes de emergencia. Sin embargo, nuestro trabajo para desarrollar a los gerentes y al personal de primera línea, que se basa en la convicción de que de cada persona depende garantizar la seguridad del sistema, hizo que todos en FPZ estuvieran preparados para actuar de forma inteligente y rápida — moviendo el negocio en la dirección definida por la Organización Mundial de la Salud y el gobierno italiano. 

NUESTRA RESPUESTA 

El día siguiente a que se anunciara el primer caso de COVID-19 en Italia, creamos un Comité de Seguridad en WhatsApp para coordinar nuestra respuesta. Era sábado y, el lunes, las primeras medidas ya estaban funcionando. Estas medidas incluían permitir que las personas bebieran agua solo de una botella o usando vasos desechables, cancelar nuestros viajes de negocios y participaciones en ferias (las que aún no habían sido canceladas), suspender todas las visitas y dar licencia a los colaboradores con condiciones preexistentes que los hacían particularmente vulnerables al virus. 

Aprovechamos la alta adaptabilidad de nuestro sistema de TI para equipar a las personas con las herramientas que necesitan para que pudieran trabajar eficazmente desde casa — ya sea accediendo a los servidores de la empresa o a las líneas telefónicas — y para mantenerlas conectadas y al tanto del progreso de todas las actividades. Hace dos años, implementamos nuevos estándares en nuestro departamento de TI para permitir que cualquier estación de trabajo de FPZ pudiera convertirse en un espacio de trabajo remoto a través de cualquier interfaz (computadora, portátil o smartphone). Por eso, cuando comenzó la crisis del COVID-19, todo lo que tuvimos que hacer fue seguir el protocolo: el lunes 24 de febrero, el 65% de nuestro personal de oficina ya estaba trabajando desde casa (ahora esa cifra está en el 90%). En las últimas tres semanas, no hemos visto ningún impacto negativo en nuestro servicio al cliente — que ha sido nuestro foco desde el principio. 

Sin poder visitar a los clientes, el departamento de ventas y marketing está aprovechando este tiempo para trabajar en la imagen de la empresa y planificar para cuando las cosas vuelvan a la normalidad. Ellos también han trabajado de forma inteligente desde el primer día de la crisis y se adaptaron muy bien de inmediato: al menos una vez al día hacen una llamada remota de alineación, y la calidad de su trabajo es tan alta como siempre. También completaron actividades que estaban en standby desde hacía bastante tiempo y comenzaron proyectos que nunca habían tenido tiempo de iniciar. 

En tiempos como este, llegar a todos en FPZ es fundamental, por eso hemos trabajado duro para mejorar nuestras comunicaciones internas — especialmente mediante videoconferencias, la red social de la empresa y servicios en la nube. Creamos varios grupos de WhatsApp, con un máximo de seis participantes cada uno, para compartir información relevante. También se anima a las personas a compartir contenidos distendidos, como los miles de memes que circulan por internet en estos días, pero les pedimos que no lo hagan en los grupos. Es importante distinguir lo serio de lo divertido. 

Sin la posibilidad de encontrarnos en persona, descubrimos formas diferentes de sentirnos cerca unos de otros en estos tiempos extraños y de dar voz a las personas. Por ejemplo, estamos creando videos cortos para mostrar cómo cada uno de nosotros está afrontando las formas actuales de trabajo y la situación actual del país. He aquí un ejemplo: 

Y vea este tutorial que usamos para enseñar a las personas a utilizar las herramientas de videoconferencia [protagonizado por los hijos de Sergio]. 

Para garantizar la continuidad del suministro, también estamos utilizando parte de nuestra capacidad adicional para fabricar productos estandarizados que transferimos a varios almacenes ubicados en los alrededores de la región de Lombardía (la región más afectada de Italia en esta emergencia). 

En cuanto el coronavirus apareció en Italia, comenzamos a verificar la situación de cada proveedor y abrimos canales de emergencia para comunicarnos con los más críticos. Consideramos importante compartir las mejores prácticas con ellos y garantizar que también implementen todas las medidas de seguridad necesarias para seguir operando. 

Otras empresas del grupo FPZ también adoptaron medidas establecidas por el Comité de seguridad — como limpieza y desinfección adicionales (vea abajo). Día tras día, cada negocio de nuestro grupo se adapta a las nuevas restricciones introducidas por el comité o, a nivel nacional, por el gobierno. En la empresa matriz, en Arivent (nuestra empresa de ventiladores industriales) así como en Doseuro (nuestra empresa de bombas dosificadoras), los equipos prepararon un documento de evaluación de riesgos. Todas nuestras empresas están mapeando la situación de sus principales proveedores para descubrir cuáles tienen la producción más afectada, cuáles trabajan a un ritmo normal y cuáles están cerrados. 

LA SEGURIDAD SIEMPRE ES LO PRIMERO

Gestionar la seguridad de manera eficaz depende de qué tan bien logramos prever el riesgo. En nuestro mundo globalizado, era inevitable que el COVID-19 no quedara simplemente confinado en China. Esto significa que, cuando surgió la noticia de que el área alrededor de Codogno había entrado en cuarentena, nuestras medidas de seguridad ya estaban preparadas. Solo era cuestión de aplicarlas. Para no ser tomados desprevenidos, la previsión es la clave — junto con la capacidad de “leer” las dinámicas externas y los requerimientos internos. 

La velocidad de nuestra respuesta fue el resultado de la extraordinaria capacidad del equipo de FPZ para trabajar en conjunto y encontrar soluciones a un problema común. Nuestro personal está acostumbrado a aportar abiertamente su contribución a la mejora del negocio. 

La agresividad de este virus y la experiencia de los chinos ya nos habían enseñado que la única forma de detener eficazmente o, al menos, reducir la propagación del COVID-19 sería manteniendo a las personas físicamente distanciadas. Tendríamos que evitar cualquier contacto entre los colaboradores pero, al mismo tiempo, teníamos que garantizar que esta información se comunicara de la manera correcta. 

Por eso, tomamos todas las medidas necesarias para reducir el riesgo de contagios desde el primer día. En la producción, compartimentamos los grupos de trabajo para eliminar el contacto entre personas de diferentes áreas de la producción. Tenemos dos plantas (una frente a la otra) que en este momento están casi completamente separadas: solo dos colaboradores del almacén pueden entrar en ambas, siempre usando una mascarilla FFP2. Para limitar aún más las posibilidades de interacción, separamos físicamente las áreas de montaje y de acabado. La nueva organización del espacio ya nos ha enseñado algo nuevo: la importancia de transferir solo información crítica de un área a otra y de sincronizar mejor la comunicación entre las diferentes áreas. 

Solo tres operadores a la vez pueden entrar en el vestuario, para garantizar que mantengan la distancia de seguridad recomendada de un metro y para evitar que personas potencialmente infectadas (que pueden no presentar ningún síntoma) transmitan el virus a sus colegas. Desde el primer día de esta crisis, duplicamos la cantidad de veces que se limpian y desinfectan los vestuarios, porque cada turno tiene derecho a un ambiente limpio y libre de virus. 

También tomamos medidas en nuestra sala de descanso. Aquí tampoco permanecen más de tres personas al mismo tiempo, y deben mantener una distancia de seguridad en todo momento. Para hacerlo posible y evitar aglomeraciones y filas en las máquinas de café, programamos horarios de descanso escalonados para los colaboradores a lo largo de todo el día. También revisamos nuestra programación y nuestros turnos para dar a la mayoría de nuestros operadores la oportunidad de almorzar en casa con sus parejas e hijos (las escuelas están cerradas actualmente en Italia). También logramos pedir suficientes mascarillas — aún no estamos seguros de cuándo las recibiremos — para que nuestro personal las lleve a casa para sus familias. 

También desinfectamos todos los equipos, instrumentos de medición y herramientas después de cada uso y al final de cada turno — para garantizar que todos puedan trabajar con seguridad. Los operadores también desinfectan los teclados con regularidad. Las personas son aún más conscientes que antes de la necesidad de cuidar los equipos que comparten con sus colegas. A medida que la situación sigue evolucionando, estamos aprendiendo a ser pacientes y lo importante que es invertir continuamente en la educación de nuestro personal frente a esta amenaza. 

NOS CUIDAMOS UNOS A OTROS 

Nos conmueven la fuerza y la determinación que está mostrando nuestro personal, y nos comprometimos a hacer todo lo posible para seguir protegiéndolos mientras desempeñan sus funciones. La mayoría se siente bien, pero algunos — comprensiblemente — se sienten ansiosos y estresados. 

Pueden vivir solos y tener dificultades para afrontar el aislamiento social; o pueden tener a su familia lejos o parientes vulnerables. Lamentablemente, uno de los nuestros sufrió la pérdida de un tío. Hacemos todo lo posible para ayudar a todos los que lo necesitan mediante el diálogo y el apoyo psicológico brindado por nuestro consejero interno Aldo Terracciano a través de sesiones por video (trabaja con nosotros desde hace mucho tiempo y las personas confían en él). 

De muchas maneras, esta emergencia está sacando lo mejor de nuestro personal. Algunas personas me dijeron que se sienten privilegiadas por poder salir de casa y venir a trabajar, porque es difícil matar el tiempo en casa, y ver las noticias solo genera más estrés. Ese es el espíritu correcto, con el que estamos de acuerdo. Aún más dignos de elogio son aquellos colaboradores de FPZ que están trabajando desde casa mientras cuidan a sus hijos. 

Descubrimos que mirar hacia el futuro con una meta en común es un gran impulsor de la moral y que hay valor en tratar esta situación como otro desafío del que podemos aprender: en lugar de simplemente soportar lo que está sucediendo, nuestro personal está encontrando consuelo en trabajar para aumentar la seguridad en el trabajo o garantizar la continuidad de la producción. 

Hasta ahora, FPZ no ha visto una caída en el número de pedidos. Aunque sabemos que esta situación sin duda afectará con mucha fuerza a toda la economía, no estamos preocupados, porque estamos en una situación financiera sólida y podemos reaccionar rápidamente a las circunstancias cambiantes. Seguiremos monitoreando nuestros KPI y parámetros y adaptando nuestra capacidad productiva a la demanda del cliente. En el pasado, antes de involucrar a toda FPZ en la mejora continua, no habríamos tenido otra opción que seguir produciendo. Hoy sabemos que generamos valor al producir, pero también al mejorar, fortalecer nuestros procesos y aprender. 

Es inspirador ver con qué rapidez nuestra empresa fue capaz de actuar en esta situación increíblemente desafiante, tomando decisiones equilibradas y creando contramedidas compartidas. En cierto modo, vimos aquí un ejemplo perfecto del PDCA, con cada nuevo decreto gubernamental siendo absorbido por el ecosistema de FPZ como un nuevo ajuste en un ciclo de mejora. 

*Vea la nota al final del artículo.

ALGUNAS DE LAS COSAS QUE APRENDIMOS

Nos gustaría compartir con ustedes algunas de las cosas que aprendimos en las últimas tres semanas: 

• El capitán del barco necesita ser honesto, pero positivo, sin subestimar el riesgo. En estos tiempos difíciles, necesitamos cuidar el estado de ánimo de nuestro personal más que nunca. 
• Los seres humanos son seres sociales, y obligarlos a interiorizar medidas de aislamiento incómodas, pero necesarias, ha sido difícil. Nunca está de más subrayarlo. 
• La información nunca está de más, incluso sobre los comportamientos que deben adoptar cuando vienen al trabajo o vuelven a casa (evitar el transporte público, compartir auto, etc.). 
• El mensaje no siempre llega a todos de la misma forma. A pesar de nuestros mejores esfuerzos, algunos colegas siguen subestimando la amenaza del virus. 
• Siempre que involucramos a nuestro personal en el proceso de toma de decisiones (por ejemplo, cómo reorganizar los turnos de producción), vemos una participación activa y no experimentamos ninguna resistencia. 
• En tiempos de inestabilidad, el mensaje transmitido a las personas tiene que ser claro e imposible de malinterpretar. 
• La colaboración entre los departamentos y la oficina es crucial para ayudarnos unos a otros en tiempos difíciles. 
• Siempre nos enfocamos en el aprendizaje, porque solo al compartir y crear ideas colectivamente podemos lograr el crecimiento personal de todos los involucrados. 

Queremos que el personal de FPZ nos siga por voluntad propia porque comparte nuestras ideas y nuestra visión — y no porque tenga miedo de no seguirnos. En tiempos inciertos como este, las personas necesitan recibir estabilidad laboral y seguridad en el trabajo, ambas importantes para su bienestar. Necesitan saber que nuestras acciones sirven para ayudarlas, siempre; y nosotros, el equipo de gestión, necesitamos entender que nuestra legitimidad para liderarlas proviene de nuestra disposición a escuchar sus necesidades y de nuestra capacidad de reconfortarlas. 

La gestión lean nos ha permitido tener éxito como negocio hasta ahora, independientemente de las crisis que hemos enfrentado. Nos hizo resilientes y adaptables y nos permitió responder a la emergencia del coronavirus de manera rápida y eficaz. Puede parecer que el mundo se está poniendo patas arriba, pero las cosas en FPZ siguen igual — solo con un poco más de previsión y algunas reglas adicionales. 

Creemos que nuestra empresa — y, de hecho, todo nuestro país — resurgirá de este trágico capítulo más fuerte que nunca. A medida que los italianos descubrimos que el aire que respiramos es más limpio, a medida que nos enamoramos de los cristalinos canales de Venecia recién redescubiertos y a medida que admiramos la belleza de un cielo nocturno libre de humo, estamos aprendiendo lo que quizás sea la lección más importante de todas: que todos compartimos un destino común. Hemos estado subestimando la importancia de pertenecer (a una comunidad, a un negocio, a una familia), de hablar el mismo idioma, de eliminar el conflicto al pensar en el todo en lugar de solo en nosotros mismos. 

*Nota sobre la imagen. En el cartel de la imagen se puede leer:
Solo una persona a la vez puede permanecer en la sala de metrología.
Use guantes para manipular la máquina de medición.
Límpiese las manos con alcohol después de cada uso del teclado, del mouse y del jogbox.