Inteligencia de compras lean para impulsar resultados

Aunque a menudo se deja de lado en las transformaciones lean, el área de compras ofrece a las empresas una excelente oportunidad de crecimiento cuando el foco de los esfuerzos lean también se concentra en ella. En nuestra experiencia, hemos visto cómo el foco en las compras lean ya ha brindado a diversas empresas importantes ganancias de productividad, un mayor foco estratégico, mejoras en el proceso de desarrollo de personas y reducciones de costos de hasta el 15% (que pueden superar ese porcentaje según el caso), entre otras ganancias.

 

Reducción de costos OBTENIDA — OPEX del 3 al 15%, CAPEX del 10 al 25% y otras ganancias

 

El problema es que muchas veces esas ganancias no se logran, ya que durante muchos años y por diversas razones el área de compras siempre se consideró una mera área de back-office o simplemente un apéndice administrativo/burocrático. Por otro lado, las organizaciones que se han dedicado a la búsqueda de la excelencia operacional en todos los aspectos, principalmente con un fuerte foco en la filosofía lean / el pensamiento lean, han percibido que el área de compras, en la visión más amplia de la supply chain completa (end-to-end), desempeña un papel fundamental y crucial. En ese sentido, forma parte del primer eslabón de la cadena de agregación de valor, es decir, corresponde a las primeras entradas en el sistema integrado de gestión empresarial, como materias primas, componentes, insumos, servicios, etc. Así, muchas empresas lean se dieron cuenta de que necesitan tratarla con el debido cuidado y respeto, asumiendo una responsabilidad socioambiental y buscando siempre relaciones sostenibles.

Con base en estos aspectos y en todo el potencial mencionado, la pregunta que queda en la mente de las personas es “¿cómo aplicar lean en compras?”. Pues bien, sugerimos un modelo que denominamos “Inteligencia de Compras en una Organización Lean ”, configurado con un estilo de mandala.

 

La mandala de la Inteligencia de Compras en una Organización Lean

Teniendo en cuenta los temas mencionados, configuramos un modelo de aplicación lean al área de compras con el propósito de buscar la excelencia en una empresa lean. Dentro de un enfoque estilo “mandala”, este abordaje se ramifica en tres dimensiones: el eje estratégico, el eje optimizado y el eje innovador.

 

 

Área de compras estratégica

Compras como parte de la excelencia operacional:

Tratar las compras como parte de la excelencia operacional es el principal eje orientador de la mandala. De esta manera, la función de compras puede ir más allá de la mera reducción de precios. Puede agregar valor al impulsar la innovación, la optimización/reducción de costos y el fortalecimiento de alianzas a largo plazo.

Enfoque de segmentación por categorías de productos/servicios:

Este eje tiene como finalidad buscar la segmentación por categorías de productos, servicios y proveedores. A partir de ese punto, resulta más fácil entender cómo parametrizar estos aspectos mediante análisis de mercado y sus respectivos impactos y beneficios para la organización.

Para ello, es necesario buscar alianzas más sostenibles para ambas partes involucradas, con una visión de largo plazo, y contratos con reglas confiables y relaciones positivas para la empresa y para el proveedor. El foco que debemos buscar debe estar siempre en la calidad en la fuente de los productos y servicios comprados y en el aumento de la competitividad para ambas partes.

 

 

Además, y siempre que sea factible, la visión debe centrarse en el TCO (Total Cost Ownership), y no solo en el precio base, sin tener en cuenta todas las variables del costo total (eficiencia energética, costos logísticos en origen y destino, productividad, costo de piezas de reparación, etc.). Así, es posible crear las condiciones necesarias para impulsar targets realistas y aportar más competitividad a los frentes de proveedores (este aspecto evita las compras simplistas, es decir, evita la comparación de precio base contra precio base).

 

 

El proveedor como socio de negocios:

Lo que muchas veces se hace evidente en las transformaciones lean que hemos presenciado es que, cuando se piensa en nivelar el sistema en su conjunto para evitar el efecto látigo en los procesos productivos internos, nivelar la cadena de proveedores es un factor clave para buscar un sistema jalado (pull) y balanceado en toda la cadena (producción, logística, finanzas, etc.), integrando así al sistema de compras una logística just-in-time.

 

 

En una empresa en la que se considera el proceso de compras lean, siempre se busca la credibilidad en la alianza, con transparencia y relaciones respetuosas. Sin embargo, esto no debe confundirse con un proceso paternalista, ya que se crean condiciones de negociación mediante targets y objetivos agresivos, con un fuerte foco en la eliminación de aquello que no agrega valor en el aspecto de costos. Al mismo tiempo, nunca se ataca el margen de rentabilidad del socio, protegiendo a la vez al proveedor y el suministro.

 

Un ejemplo lean: la relación de Toyota con sus proveedores

 

Área de compras optimizada

Es muy común ver que los esfuerzos de transformación en compras saltan directamente del nivel estratégico al nivel de innovación. Sin embargo, es importante, siempre y antes de hablar de innovación orientada al mundo externo, buscar mejoras en los procesos internos/de soporte del área, como el mapeo de los flujos de registro de los productos/servicios comprados mediante proyectos de lean office (materias primas, insumos, etc.). Así, se busca hacerlos más lean y eliminar todo lo que no agrega valor en ellos (por ejemplo, registros en desuso, erróneos, genéricos, con información redundante, etc.). El objetivo principal aquí es realizar siempre un buen proceso de compras estratégico, basado en datos lean, ya sean de procesos o de reducción de la base de proveedores. La herramienta lean de mapeo del flujo de valor puede y debe utilizarse siempre que se desee buscar desperdicios y problemas en los procesos, a fin de hacerlos más lean y más generadores de valor desde el punto de vista del cliente. Solo después de esta etapa de aplicación de la herramienta lean logramos usar tecnología en los procesos; de lo contrario, los desperdicios se automatizan, lo que lleva al fracaso de grandes proyectos de transformación digital de compras.

 

 

Área de compras innovadora

Al igual que la industria, el área de compras está viviendo un momento de migración al mundo virtual. Con su futuro en juego, vemos una fuerte iniciativa hacia la evolución que llamamos “Compras Digitales/Compras 4.0”. Por ello, es de fundamental importancia que de ahora en adelante se busquen cada vez más los procesos virtuales, como la inteligencia de mercado (que muestra la evolución de los precios de los commodities con link directo al big data y la IA en las bases de los proveedores, embargos y sanciones mediante los data lakes de organizaciones internacionales y países, etc.).

Actualmente, más del 50% de los productos desarrollados contienen tecnologías procedentes de las bases de proveedores, lo que llamamos innovación de puertas abiertas. Aquí también la alianza a largo plazo y con credibilidad es de fundamental importancia para la sostenibilidad de los contratos y de los ERP conectados entre las empresas, con IA entre las interfaces.

Lean como base para la transformación:

Todo en este artículo está conectado con un buen sistema de gestión de personas, bien estructurado, con formaciones específicas y generalistas para todos los niveles de la cadena jerárquica de compras. De esta manera, siempre es posible agregar valor de forma continua y dinámica, teniendo en cuenta los cambios tecnológicos que están ocurriendo / ocurrirán con cada vez más fuerza; al mismo tiempo, también se vuelve posible mantener el nivel de motivación de las personas del área. Hacer de las compras una parte de la excelencia operacional es el paso fundamental en la transformación / gestión del área. Partiendo de este principio, el pensamiento lean es sin duda el parteaguas para el nuevo modelo de gestión.

Por lo tanto, comience cuanto antes esta transformación mediante el pensamiento lean en compras,  a fin de agregar más valor con esta visión disruptiva.