Cada segundo cuenta

Países de todo el mundo están enfrentando un desafío sin precedentes al tener que vacunar a su población adulta lo más rápido posible para protegerla contra la Covid-19 y reabrir sus economías.

Aquí en Italia, necesitamos vacunar a cerca de 50 millones de personas (casi 100 millones de inyecciones). Este gran esfuerzo necesita garantizar total seguridad y una excelente “experiencia” para cada persona, disminuyendo el tiempo necesario para administrar las dosis y usando el mínimo de recursos posible para evitar cualquier impacto adicional en las actividades regulares del sistema de salud.

En otras palabras, necesitamos implementar un proceso brillante, que sea eficaz, eficiente y flexible. El pensamiento lean puede ayudar mucho a una campaña de vacunación ágil y segura, apoyando a los profesionales de la salud en su trabajo diario. Por eso, cuando el presidente del Véneto, Luca Zaia, manifestó la necesidad de dar soporte organizacional al sistema de salud de la región, nosotros, del Istituto Lean Management, nos pusimos a disposición.

Nuestra observación inicial en actividades de apoyo en dos centros de vacunación de gran escala – el Palaexpò, en Venecia, y el centro de exposiciones de Vicenza – reveló varias mejoras potenciales que, si se implementaran, podrían hacer que un proceso que ya es sólido fuera aún más seguro y significativamente más eficiente.

Al verdadero estilo lean, comenzamos por una observación de la experiencia del paciente desde el momento en que llega al centro de vacunación hasta el momento en que sale con la vacuna ya aplicada.

 

 

Las etapas del proceso son las siguientes:

• Llegada, estacionamiento y entrada al centro de vacunación.
• Verificación de la cita.
• Análisis del historial médico del paciente.
• Inyección.
• Observación.
• Emisión del certificado de vacunación y programación de la segunda dosis.
• Preparación de las jeringas con la vacuna (actividad que se realiza por separado de la inoculación propiamente dicha).

Este es un proceso tradicional de varias etapas que busca garantizar la “producción en masa”, pero que presenta algunas variaciones – tipo de vacuna, características del paciente (frágil, anciano, adulto, etc.), primera o segunda dosis, etc. –, lo que implica que hay diferencias en el proceso y en los tiempos de determinadas etapas.

Aunque esto significa que existen muchas combinaciones posibles a la hora de realizar el proceso, también en función de las características del área que se está utilizando, descubrimos que existen algunos elementos comunes que, si se abordan, pueden mejorar el proceso en su conjunto. Son ellos:

1) Reducir la variación en cada etapa del proceso para la misma categoría de usuario, tipo de vacuna y primera o segunda dosis, definiendo estándares de trabajo claros, proporcionando la capacitación necesaria para garantizar que puedan seguirse e implementándolos. Esto conduce a una estabilidad básica, lo que nos permite avanzar en la medición del tiempo que toma cada etapa del proceso con el objetivo de equilibrarlas. La fase más crítica (y más larga) es el historial médico.

2) Reducir el tiempo entre la salida de un paciente de la sala de vacunación y la entrada del siguiente. Esto puede lograrse con la implementación de un sistema pull, pidiendo al paciente siguiente que espere su turno a solo unos pasos del punto de uso.

 

 

3) Reducir la espera de los colaboradores gestionando simultáneamente a más de un paciente a la vez, según dónde se encuentren en el proceso: en la etapa de subirse la manga, de recibir la vacuna o de vestirse de nuevo.

 

 

4) Separar el área de preparación de los diferentes tipos de vacuna y ubicarlas (o integrarlas, cuando sea posible) al lado de la propia área de vacunación, para evitar la inoculación de la vacuna equivocada.

5) Usar la gestión visual para gestionar el flujo de pacientes (y evitar filas entre las diferentes etapas del proceso), así como las vacunas (especialmente cuando se colocan en jeringas en las bandejas correspondientes).

6) Optimizar la distribución de las mesas donde se preparan las vacunas. Se trata de una operación muy delicada, que exige mucha concentración y una organización adecuada del espacio para facilitar el seguimiento de los colaboradores, disminuyendo el cansancio y reduciendo el riesgo de errores.

7) Garantizar que la llegada de un paciente al centro esté debidamente señalizada y que haya suficientes plazas de estacionamiento para recibir el número esperado de pacientes en un determinado período de tiempo.

Creemos que abordar estos elementos del trabajo conduciría a un gran aumento en el número de pacientes que pueden recibir la vacuna, sin necesitar más recursos ni herramientas digitales para ello. Aunque es difícil hacer una estimación específica de este aumento, podemos ver cómo ciertas situaciones pueden impactar la capacidad general del sistema.

Por ejemplo, reducir el tiempo que tarda un paciente en llegar a la silla de vacunación – que actualmente es de 30 segundos (un poco más para los ancianos) – a 5 segundos conduciría a un aumento de capacidad del 17%. Otro elemento que puede mejorarse es la “personalización” del proceso de vacunación (actualmente los colaboradores pueden tardar hasta cuatro minutos en aplicar una dosis). Al seguir el estándar mencionado en el primer punto anterior, la capacidad de cada centro podría aumentar entre un 50% y un 100%.

El pensamiento lean puede ayudarnos a dejar atrás la Covid-19. Entonces, vamos a vacunarnos… ¡a la manera lean!