Cómo el A3 salvó la vida del Sr. Joe… y también puede salvar la suya
El pensamiento A3 es una filosofía que se aplica a cualquier entorno y ámbito de nuestras vidas. De hecho, muchas personas utilizan sus fundamentos sin siquiera darse cuenta de que están, en cierto modo, elaborando su propio A3.
Vamos a conocer y acompañar la historia del Sr. Joe (a la izquierda), que está atravesando problemas de salud que ponen su vida en riesgo. Al mismo tiempo (a la derecha), veremos cómo la atención que se le presta sigue la estructura y los elementos básicos de un A3, con el propósito de darle al Sr. Joe una vida larga y placentera, libre de los sufrimientos causados por sus malos hábitos.
Vamos a conocer y acompañar la historia del Sr. Joe (texto en color negro), que está atravesando problemas de salud que ponen su vida en riesgo. Al mismo tiempo (texto en color azul), veremos cómo la atención que se le presta sigue la estructura y los elementos básicos de un A3, con el propósito de darle al Sr. Joe una vida larga y placentera, libre de los sufrimientos causados por sus malos hábitos.
Así, esperamos ver el pensamiento A3 en nuestro día a día y aprender que utilizar el A3 puede ser de gran valor para cada uno de nosotros, ya sea en nuestra vida laboral o en nuestra vida personal. Aprender a elaborar un A3 para aplicarlo en cualquier situación es el objetivo de este artículo.
El reloj marcaba las tres de la tarde cuando el Sr. Joe llegó al hospital de su ciudad. Últimamente, a Joe le costaba subir las escaleras de su casa y, durante el trayecto, sentía el cansancio golpeando su cuerpo. “¿Usted fuma?”, le preguntó la médica al atenderlo. “Algunas cajetillas al día”, respondió jadeando. “¿Hace ejercicio?”, continuó la médica con el cuestionario, observando su complexión poco atlética. “Rara vez”, respondió Joe, probablemente recurriendo a un eufemismo. Tras haber atendido a numerosos pacientes a lo largo de los años, la Dra. Cris, que estaba encargada de ayudar al Sr. Joe, sabía que siempre debemos esperar lo mejor, pero prepararnos para lo peor. Afortunadamente, este hospital tiene una amplia experiencia utilizando el pensamiento A3 para salvar vidas, y el Sr. Joe esperaba poder ser un ejemplo más de éxito del hospital. Con decisión, la Dra. Chris tomó una hoja de su bloc de notas y un bolígrafo azul, escribió algo y se lo entregó al Sr. Joe:
¿Su organización enfrenta problemas o apunta a una condición objetivo? ¿Cuál es su necesidad?
Cualesquiera que sean las necesidades, ya sea por efectos de una crisis (vigente o prevención), por querer que su empresa alcance niveles más altos y mejores o por cualquier tipo de problema, la “manera de pensar A3” lo conducirá a sus objetivos y generará consenso sobre la urgencia de su propósito. El A3 también tiene capacidad de comunicación. Es una historia contada con principio, desarrollo y final, cuya construcción está compuesta por la propia investigación de los problemas que se relacionan con su propósito. Todos los campos del A3 están relacionados.
Práctica pionera de Toyota en la que el problema, el análisis, las acciones correctivas y el plan de acción se escriben en una única hoja de papel (tamaño A3), normalmente utilizando gráficos y figuras.
Prolongando la vida de Joe
“Sean cuales sean los problemas que descubramos en el camino, prolongar su vida es nuestro propósito y nuestra preocupación”, le dijo la médica al Sr. Joe.
Título:
¿De qué está hablando y por qué?
El título remite al propósito del A3. Es como la portada de un libro o el logotipo de una empresa. Una sola frase debe sintetizar todo el contenido del A3.
Contexto:
Contexto: 
“Antes de hacer cualquier tipo de examen”, dijo la médica, “necesito hacerle algunas preguntas”. Tras unos minutos, la doctora descubrió que el Sr. Joe tiene 46 años y presenta antecedentes de enfermedades cardíacas en su familia: sus padres y tíos habían sufrido diversas enfermedades del corazón. “Brasil está entre los diez países con mayor índice de muertes por enfermedades cardiovasculares; casi el 30% de las muertes en el país se deben a esta causa”, afirmó la doctora. “Entre los más afectados están los hombres con una edad media de 56 años”. Todos estos datos son relevantes, ya que se conectan con el propósito y le dan importancia: la preocupación por la vida de Joe.
Contexto:
Contexto:
¿Por qué importa su propósito?
En el contexto debe constar la importancia del propósito de su A3. Completamos esta parte con el escenario y el contexto que rodean el propósito y que orientan e influyen en las decisiones sobre él. Por regla general, el contexto se completa con elementos que no podemos cambiar, como antecedentes, competencia, necesidad de innovación, deseos de los clientes finales o incluso decisiones estratégicas e indicadores principales, como las metas trazadas por la alta dirección (en caso de que usted no tenga control sobre esas decisiones).
El contexto es lo que le da importancia al propósito.
Estado Actual:
Estado Actual: 
Después de la conversación, el Sr. Joe fue derivado a un relevamiento del diagnóstico general de sus condiciones. Los exámenes revelaron algunos problemas relacionados con el hecho de que el Sr. Joe fumaba, era obeso y tenía la presión alta. Otros exámenes también mostraron resultados fuera del estándar establecido por la medicina. Además, la Dra. Chris percibió una alta probabilidad de que desarrollara diabetes. El panorama no era nada bueno.
La visión del estado actual es de suma importancia para ver los problemas.Estado Actual:
Estado Actual:
¿Por qué definir problemas cuya mitigación no podamos medir?
En este campo comunicamos los problemas y los dolores relacionados con el propósito contextualizado. Al leer el Estado Actual, el lector debe contar con hechos y datos probatorios proporcionados por el autor. La importancia de los datos es máxima: busque cuantificar sus dolores. Por regla general, el Estado Actual se completa con elementos que podemos cambiar.
Las herramientas para relevar las condiciones actuales son situacionales y variadas, desde el VSM en procesos hasta una consulta médica. Tenga presente exponer los problemas con hechos y datos. Si no hay hechos y datos, búsquelos.
Objetivos:
Objetivos: 
“Bien”, comenzó la Dra. Chris la conversación con el Sr. Joe mientras leía los resultados de los exámenes, “necesitamos definir algunos objetivos para usted. En primer lugar, es vital que deje de fumar, por el bien de su salud”. Joe sabía que no habría otra alternativa, así que aceptó intentar superar el vicio en un plazo de 90 días. Además, aceptó intentar adelgazar. “Creo que podemos definir un objetivo en tres etapas”, dijo la doctora. “En 90 días, intentaremos reducir su peso en 7 kg. En 180, reducir su circunferencia abdominal en 20 cm. En 2 años, nuestro objetivo final será que usted haya perdido 25 kg”. Joe asintió con la cabeza, de acuerdo con los objetivos establecidos.
“En cuanto a la reducción de los niveles de colesterol, triglicéridos y glucosa”, continuó la doctora, “creo que veremos resultados positivos de forma natural, porque ya están abordados indirectamente en nuestros objetivos. Fijar una meta para estos puntos sería redundante; no serían mutuamente excluyentes”.
Objetivos:
Objetivos:
¿Qué resultados específicos requiere su propósito?
Trace objetivos cuantificados y con límite de tiempo. Todas las metas y objetivos son una idealización de un estado futuro. Las metas no deben ser conservadoras. Las metas muchas veces son necesarias para la viabilidad de los negocios y la supervivencia de la organización. Las metas también deben aportar un carácter de desafío. Intente trazar objetivos y metas de forma aislada – sin que una meta interfiera en la otra – para poder controlar adecuadamente cada una.
¿Qué resultados específicos requiere su propósito?
Análisis:
Análisis: 
¿Por qué el Sr. Joe sufre todos los problemas señalados en sus exámenes? Tras algunas sesiones de entrevista con él y con su esposa, la Dra. Chris se dio cuenta de que sus hábitos alimentarios eran pésimos. Otro punto que le llamó la atención fue su sedentarismo. En una entrevista, él dijo que jugaba al fútbol, pero tras un seguimiento y la observación de la rutina del Sr. Joe, ella notó que durante dos semanas apenas subió sus escaleras.
Análisis:
Análisis:
¿Por qué existen los problemas?
El análisis de causa raíz cierra la investigación del problema. Es una etapa importante que tiene el poder de cambiar el alcance de todo el A3, si fuera necesario. En este campo, describa lógicamente la relación causa-efecto de los problemas. Use herramientas como el diagrama de Ishikawa y los 5 porqués, por ejemplo. En este campo se demuestra que investigamos los problemas correctos con profundidad y propiedad.
Estado Futuro:
Estado Futuro: 
“Escuche, Joe”, dijo la doctora, “sé que ahora es difícil, pero imagine cómo estará dentro de 90 días. Imagine cómo estará dentro de 180 días. ¿Y dentro de 2 años? Si queremos que usted tenga una vida más larga y más saludable, necesitamos actuar”. Joe imaginó su vida sin el cigarrillo, en forma y con la mejor salud de su vida. Sabía que no sería fácil lograrlo, pero ese era el estado en el que quería estar. Así era como Joe quería estar en el futuro. Joe le dio un firme apretón de manos a la médica y se comprometió a seguir al pie de la letra sus indicaciones para llegar al escenario que habían establecido.
Estado Futuro:
Estado Futuro:
¿Adónde quiere llegar?
Podemos proyectar el Estado Futuro de dos maneras distintas, pero conectadas entre sí. Este campo se usa para proyectar el Estado Futuro que se alcanzará tras la consecución de todos los objetivos. Sin embargo, también es posible usar este campo para ayudarle a trazar sus objetivos, es decir, primero idealice adónde quiere llegar – sueñe – y después despliegue a partir de esta proyección las metas necesarias para alcanzarlo. Por supuesto, no olvide que esta proyección debe estar conectada con el propósito, el contexto, el Estado Actual y el análisis de causa raíz; en fin, con todo el A3.
Contramedidas:
Contramedidas:
“Seamos claros en los detalles”, prosiguió la doctora, “usted necesita saber exactamente lo que tiene que hacer para prolongar su vida varios años. Necesitamos comunicarnos y alinearnos, para que quede claro cuáles son los cambios de rumbo que buscamos”.
Así, la Dra. Chris y el Sr. Joe definieron las contramedidas de dejar de fumar, comenzar a practicar actividad física y seguir una alimentación ordenada. Además, decidieron también regular la presión arterial, algo vital para asegurar la salud de Joe.
Cuando hablaron de la presión arterial, la doctora se sintió insegura: “¿Sabe qué, Joe? Creo que cometimos un error”, afirmó, “creo que regular la presión arterial también debería ser uno de nuestros objetivos. No lo pensamos antes, pero ahora podemos añadirlo a nuestra lista de objetivos por alcanzar. El Sr. Joe esbozó una sonrisa al darse cuenta de que su médica no tenía miedo de admitir errores y de hacer cambios según viera la necesidad. Así, Joe se sintió más confiado, porque sabía que estaba en buenas manos.
Contramedidas:
Contramedidas:
¿Cómo quiere llegar?
En este campo, describa sus hipótesis de contramedidas generadas para mitigar los efectos de cada una de las causas raíz identificadas en la sección de análisis. La calidad de las contramedidas está directamente ligada a la calidad del trabajo en equipo; promuévalo. Si cree que las contramedidas son superficiales, exija a su equipo que elabore al menos 5 contramedidas para cada causa raíz. Eso hará que piensen fuera de lo que están acostumbrados a pensar. Según la profundidad de las contramedidas planteadas, es posible que se desplieguen verdaderos proyectos (en ese caso, describa el alcance de cada proyecto en el A3), lo que puede requerir la elaboración de A3 “hijos”.
No tema cambiar algún punto de su A3. Es un proceso de pensamiento que, entre otras cosas, nos mantiene siempre conectados con su propósito. Es habitual que, al definir un campo del A3, tengamos que pensar en cambios en otros campos ya completados anteriormente.
Plan:
Plan: 
Tras ponerse de acuerdo sobre el plan, el Sr. Joe y la Dra. Chris comenzaron a trabajar en él. La Dra. Chris escribió todos los objetivos en una pizarra blanca y le dijo a Joe que repensarían las contramedidas y sus respectivas ejecuciones si esos grandes hitos fallaban.
“Pondré una nota al pie en nuestro plan de seguimiento”, le explicó la Dra. Chris a Joe, “para que podamos modificarlo cuando haya necesidad de corregir el rumbo”. En la nota al pie, la Dra. Chris escribió “la posibilidad de que se constate diabetes puede alterar el plan”. “Estaremos atentos a esa posibilidad, Joe”, dijo la doctora mientras Joe miraba la pizarra y pensaba en todas las posibilidades que podrían alterar sus planes.
Plan:
Plan:
¿Cómo garantiza la ejecución?
El plan de ejecución de las contramedidas debe ser sólido y su estilo, situacional.
Puede consistir en un cronograma común; una línea de tiempo con grandes hitos; o solo la descripción de las contramedidas y sus respectivos responsables. Puede haber un tablero kanban para contramedidas rápidas, o bien las metas que deben alcanzarse año a año. También se utilizan planes que entregan MVP. Lo importante es que haya tracción en la implementación de las contramedidas y que no mueran a lo largo del camino, considerando que efectivamente estén llevando a su organización hacia el propósito declarado. ¡Adelante con la transformación!
Seguimiento:
Seguimiento: 
“Para que todo esto salga bien”, prosiguió la Dra. Chris, “necesitamos tener claro cómo debe hacer usted el seguimiento de su evolución. Necesito que se pese, se mida la cintura, anote cuántos cigarrillos fumó y se mida la presión arterial todas las semanas. En nuestra próxima consulta, traiga todo esto anotado para hacer el seguimiento”.
Tenía por delante una larga jornada, pero Joe sabía que, aunque la lucha fuera ardua, su trabajo valdría la pena. Estaba iniciando el A3 más importante de su vida para garantizar lo que más importa: su salud y su bienestar.
Seguimiento:
Seguimiento:
¿Cómo garantiza el logro de la meta?
La sección de seguimiento es donde se verifica la eficacia de las contramedidas en relación con el logro de los objetivos. También puede usarse para buscar restricciones futuras en los proyectos que vendrán o para sostener las mejoras ya logradas. Preferentemente con gráficos, en este campo comprobamos la evolución. Es un campo que indica si los trabajos propuestos van por el camino correcto. Una vez verificada la evolución, comparta los aprendizajes con otras áreas.
El A3 es la visualización concreta de un PDCA.
La historia del Sr. Joe ilustra cómo el pensamiento A3 nos ayuda a buscar las causas más profundas de nuestros problemas, ya sea en nuestra vida profesional o personal, y a desarrollar contramedidas eficaces para resolverlos. Cuando sentimos síntomas de enfermedad (fiebre, por ejemplo), naturalmente acudimos a un hospital. Allí, nos hacemos exámenes para descubrir la causa de esos síntomas (en este caso, puede ser una enfermedad, como una gripe) y tomamos medidas para combatirla (las contramedidas; tomar un medicamento, por ejemplo). Nos indignaríamos si, al llegar al hospital con fiebre, simplemente nos dieran un medicamento para bajar la fiebre sin hacer exámenes para entender qué la está causando.
Del mismo modo, debería ser natural para nosotros que, cuando encontramos síntomas de problemas en nuestras organizaciones, investiguemos las causas raíz de esos síntomas (como los exámenes en los hospitales, podemos utilizar métodos estructurados – los cinco porqués, por ejemplo – para descubrir las causas) para, después, desarrollar contramedidas eficaces que combatan no solo los síntomas, sino sus causas subyacentes.
Muchas veces, en el ajetreo del día a día, tratamos los síntomas en nuestras organizaciones como si fueran las causas y combatimos nuestra fiebre de forma rápida y mal pensada, sin investigar qué la causó. El pensamiento A3 ofrece una forma estructurada para que podamos centrarnos siempre en las causas reales de los síntomas, eliminando de verdad los problemas que enfrentamos en el día a día, y no solo enmascarándolos y convirtiéndolos en desperdicios ocultos.
¿Quiere saber cómo quedó el A3 del Sr. Joe? Haga clic aquí y vea dos versiones diferentes del A3 del Sr. Joe.
¿Quiere saber más sobre cómo construir un A3? Lea el libro “Managing to Learn”.
