Ejecutando la estrategia por medio de la Gestión Diaria
Las estrategias fracasan con frecuencia porque no se comunican, despliegan y monitorean eficazmente en todos los niveles de la organización. Sin una alineación y un compromiso claros en todas las capas y funciones, incluso el plan estratégico mejor elaborado tiene dificultades para generar los resultados esperados.
La Gestión Diaria (GD) ayuda a cerrar esa brecha, garantizando que todos estén alineados con los objetivos estratégicos, que el desempeño se siga en tiempo real y que las acciones correctivas se tomen de forma precisa y rápida, en el menor tiempo posible, cuando se producen desviaciones. La GD marca el ritmo de la ejecución y genera responsabilidad y visibilidad respecto a los problemas, lo que mantiene a todos enfocados en lo más importante.
Como componente clave del sistema de gestión, la gestión diaria es esencial para el éxito del hoshin kanri, ya que permite la ejecución consistente de la estrategia al conectar las metas de largo plazo con las operaciones diarias.
¿Qué distingue a un enfoque de gestión diaria bien estructurado que garantiza el logro de los objetivos estratégicos?
- Necesitamos definiciones de propósito específicas implementadas en cada área de la empresa.
La visión corporativa suele ser demasiado genérica y, en cierta forma, está desconectada del gemba, donde se crea el valor real. La visión debe traducirse en propósitos significativos que involucren a todas las áreas de la empresa, especialmente a las personas que realizan el trabajo real.
- Necesitamos metas diarias específicas para cada área, claramente vinculadas a los objetivos del hoshin kanri.
Las metas corporativas genéricas deben dividirse en metas diarias específicas. Al entender y definir los factores clave de éxito (key success factors - KSFs) que realmente impulsan el desempeño esperado, garantizamos que los objetivos del hoshin kanri se traduzcan en acciones diarias concretas y significativas para cada área. Estas metas crean alineación, mantienen el foco y permiten el seguimiento diario del progreso, conectando la estrategia con la ejecución y garantizando que las acciones de cada equipo respalden los objetivos generales.
- Necesitamos cultivar un entorno que fomente el aprendizaje diario y la resolución de problemas.
La gestión diaria genera la fuerza y los "músculos" necesarios para una ejecución exitosa del hoshin kanri. Su ejercicio diario permite que gestores y líderes se vuelvan capaces y hábiles, del mismo modo que un atleta profesional entrena todos los días para ser un verdadero campeón.
- Necesitamos ofrecer las circunstancias adecuadas para que los gestores puedan concentrarse en los objetivos del hoshin.
La gestión diaria libera tiempo para que los gestores se enfoquen en los principales objetivos del hoshin y desarrollen a sus equipos, en lugar de reaccionar constantemente ante problemas que pueden resolverse directamente en el gemba. También permite una mejor identificación y eliminación de las causas raíz, ya que el proceso de resolución de problemas ocurre más cerca de la fuente, promoviendo un enfoque científico más robusto y orientado por el gemba.
- Necesitamos desarrollar capacidades en todos los niveles para que las personas también puedan actuar de abajo hacia arriba en el hoshin kanri.
La gestión diaria permite que el PDCA se practique en el nivel operativo, en alineación con los objetivos estratégicos. Ejecutarlo diariamente crea una base más sólida para el aprendizaje y para contribuir a la definición e implementación de los objetivos del hoshin, en lugar de depender de ciclos mensuales o anuales, que con frecuencia no logran generar conclusiones oportunas.
- Necesitamos evitar situaciones de "demasiado tarde", abordando los problemas a medida que surgen.
La gestión diaria permite que los equipos identifiquen y corrijan los problemas a medida que ocurren — o incluso antes de que sucedan —, evitando que crezcan. Actuar en tiempo real ayuda a contener el deterioro del desempeño y evita complicaciones mayores que surgen cuando pequeños problemas quedan sin solución.
- Necesitamos desarrollar líderes y personas a través de la resolución práctica de problemas.
La gestión diaria crea las condiciones para que los líderes crezcan, trabajando codo a codo con sus equipos para resolver problemas en el gemba. Esta práctica diaria fortalece las capacidades de liderazgo, construye confianza y promueve una cultura de aprendizaje, responsabilidad y mejora continua en toda la organización. Esta capacidad de liderazgo es esencial para el éxito del hoshin kanri.
Estructura para una Gestión Diaria sólida
Nuestro enfoque se construye sobre tres bloques principales: compromiso, variables de control y resolución de problemas.
El primer bloque, el compromiso, conecta cada área con las prioridades estratégicas de la organización. Aquí, la conexión entre la gestión diaria y la estrategia se vuelve clara y explícita. Es un verdadero despliegue de la estrategia hacia cada área específica. Define el propósito de cada área, las métricas clave y las metas de desempeño correspondientes. El compromiso también debe aclarar los recursos disponibles, incluidas las personas involucradas y sus respectivas responsabilidades.
Las variables de control forman el segundo bloque. Aquí, el equipo define lo que debe medirse y controlarse a partir de objetivos diarios — el "corazón" de la operación. Estos objetivos diarios representan el valor que se debe entregar cada día, según lo definido en el bloque de compromiso. Durante las reuniones diarias, el equipo debe comparar las metas planificadas con los resultados reales. Cualquier brecha entre ellos indica un problema que el equipo debe resolver.
El tercer bloque está completamente dedicado a la resolución de problemas. Es aquí donde el equipo visualiza los problemas que están en proceso de solución, aquellos con tareas pendientes o aquellos que deben escalarse para obtener apoyo adicional.
La resolución de problemas es el motor que impulsa la gestión diaria. Después de definir el compromiso en el primer bloque y las variables de control en el segundo, es hora de garantizar que se alcance el desempeño esperado y que cualquier obstáculo se elimine rápidamente.
Las brechas entre los resultados reales y los esperados deben ser visibles, de forma transparente y visual, en un tablero de GD. Siempre que un resultado esté fuera del estándar definido, se activa la cadena de ayuda, lo que desencadena acciones inmediatas para contener el problema y restablecer el desempeño esperado.
La presencia de indicadores en rojo, que señalan problemas o brechas, no representa un fracaso; marca el punto de partida del proceso de resolución de problemas que convierte el indicador en verde.
Todo esto cobra vida a través de la interacción de un equipo diverso, que actúa en un entorno psicológicamente seguro. Este entorno no es fruto del azar; lo construyen intencionalmente las actitudes del liderazgo.
Es función del líder promover el diálogo abierto, fomentar la iniciativa y construir confianza mutua, creando un entorno donde los problemas reales puedan exponerse y enfrentarse sin miedo a represalias. Esta presencia diaria en el gemba sustituye el modelo de mando y control por una mentoría colaborativa. Cuando los equipos se sienten seguros para expresarse, asumir responsabilidades y resolver problemas en conjunto, la transformación cultural se vuelve posible.
Conclusión
Usted puede iniciar o fortalecer su sistema de gestión diaria en paralelo con la implementación del hoshin kanri. Comience en pequeño, experimente con la estructura que proponemos y adáptela a su contexto específico.
La gestión diaria anima a cada persona a conectar su trabajo diario con los objetivos del hoshin, no de forma puntual, sino de manera consistente. Mientras el hoshin kanri define la dirección de toda la organización, la GD garantiza que el progreso ocurra todos los días. Aporta claridad sobre cómo debe ser un buen día y permite que los equipos vean, en tiempo real, si están ganando o perdiendo.
En última instancia, necesitamos hacer del hoshin una responsabilidad de todos, todos los días. La gestión diaria transforma la estrategia en acción y la acción en resultados, ¡haciendo de cada día un buen día!
José Ferro y Robson Gouveia son coautores de "Gestión Diaria para Ejecutar la Estrategia: Resolviendo problemas y desarrollando personas todos los días".
