Quem atua no mundo corporativo sabe que, embora seja fundamental investir na confecção de bons planos e estratégias, o que faz a diferença é o que acontece no calor do dia a dia. A realidade do cotidiano acaba se impondo, sempre. O que vai determinar as chances de sucesso, se o projeto ou estratégia vão realmente funcionar, é a maneira como organizaremos nossos esforços diários durante o horário do expediente.
Para isso, é preciso definir com clareza como “acompanhar” o andamento dos planos em bases regulares, com cadência e método. Trata-se de uma etapa fundamental de qualquer ciclo gerencial bem conduzido, aquela que mantém vivas as questões importantes para o futuro, não permitindo que fiquem em segundo plano, sempre em detrimento das previsíveis urgências e emergências.
Não raro, nos deparamos com planos e estratégias interessantes, coerentes e bem elaborados, mas que, na prática, são acompanhados de maneira desastrosa. E quando a empresa percebe, geralmente já é tarde demais. A formulação de planos e estratégias é apenas a etapa inicial de um ciclo gerencial muito mais amplo, muitas vezes ignorado por boa parte das empresas.
Para se evitar isso, o sistema lean propõe um processo gerencial específico, que é uma das bases desse modelo de gestão: o Gerenciamento Diário, mais conhecido como “GD”. É uma maneira simples de acompanhar, no dia a dia, o que acontece em diferentes níveis da organização, de modo a garantir a execução da estratégia “na ponta”.
Na prática, são reuniões diárias (que podem ser várias ao dia), entre líderes e liderados, para avaliação conjunta sobre desempenho e aderência aos planos. Em bases regulares, todos tomam consciência sobre o status do trabalho, se as coisas estão ocorrendo de acordo com o desejado. Do contrário, identifica-se porque houve problemas e como resolvê-los. O objetivo é fazer com que todos enxerguem, a todo momento e rapidamente, o desempenho dos processos e a ocorrência de problemas. E, com isso, canalizem a energia necessária para corrigir rotas o mais rápido possível.
A gestão lean nos ensina que um GD eficiente precisa ter três “blocos":
Primeiro, o que chamamos de "compromisso". É o que define a orientação estratégica e dá senso de direção para ações e decisões que tomamos todos os dias. São as principais “entregas” e impactos previstos nos resultados, que precisam se materializar na prática, no dia a dia da empresa. É também a definição dos recursos e responsabilidades que todos terão para cumprir o combinado.
O segundo bloco reúne as "variáveis de controle". Trata-se de elencar e manejar indicadores que serão avaliados e discutidos todos os dias (ou em várias vezes do dia). Eles devem mostrar claramente os alvos de desempenho que se pretendem atingir e os desvios que estão ocorrendo, dando condições para que as pessoas percebam e busquem a correção rápida. Esses indicadores precisam estar acessíveis a todos, por meio do que chamamos de "gestão visual", outra base do sistema lean.
E terceiro bloco do GD, que endereça a solução de problemas. É o "motor" do Gerenciamento Diário, o objetivo final, em última análise: fazer com que todos na empresa, todos os dias, a todo momento, revelem a resolvam problemas. Os dois blocos anteriores dão sentido estratégico às ações do dia a dia e transparência sobre performance em “tempo real”, respectivamente. Quando um problema acontece e ajustes são necessários para que os objetivos estratégicos sejam alcançados, lançamos mão do terceiro bloco. É lá que organizamos ideias e recursos para avançar com as melhorias e a inovação direcionada.
Um GD bem estruturado pode ser uma maneira prática e inteligente para garantir a execução coordenada da estratégia, melhorando consideravelmente a precisão e a agilidade na tomada de decisões no dia a dia das organizações. Precisamos ser capazes de entender claramente se a empresa está no caminho que foi traçado. Se não, por que houve desvios. E como retomar a perspectiva de sucesso.
Parta sempre da ideia de que planejar é importante, claro, mas que, por vezes, a vida é o que acontece lá fora, enquanto a gente fica aqui fazendo outros planos, como diria John Lennon.