Certamente você já ouviu alguém dizer que “de boas intenções o inferno está cheio”. Com múltiplas interpretações, essa frase tem pelo menos uma que veste como uma luva o cotidiano das empresas.
É aquela que diz que não basta apenas “saber”. É preciso também “fazer” com eficiência. Isso significa que entre o entendimento e a intenção para se resolver um problema e a real execução prática há uma distância considerável que, não raro, pode colocar tudo a perder.
No sistema lean, essa é uma preocupação constante. Nesse modelo de gestão, é essencial revelar e entender em profundidade os problemas e suas respectivas origens primárias, que denominamos “causas raízes”. No entanto, isso pouco vai adiantar se não se der o próximo passo de maneira também consistente. Ou seja, entender como eliminar essas causas raízes e, consequentemente, solucionar os problemas de maneira definitiva e sustentável.
Neste sentido, a cultura lean adota a expressão “contramedidas” para designar ações concretas e precisas, capazes de neutralizar as causas raízes de um problema, eliminando desvios da maneira mais definitiva possível. Sem contramedidas, o problema tende a permanecer vivo. Podemos até lançar mão de medidas temporárias, que atenuem determinados efeitos, mas se não estancamos as causas, o problema não vai cessar.
Idealmente, essa maneira de pensar e agir deveria ser uma extensão natural de nossas habilidades para resolver problemas dentro e fora das empresas. Se formos capazes de aprofundar nosso entendimento sobre as reais origens dos problemas, perceberemos que as possíveis alternativas de solução emergem quase que naturalmente. Mas cuidado: contramedidas também precisam ser pensadas “cientificamente”, pois antes de implementá-la, precisamos nos certificar, inequivocamente, de que nossa escolha sobre qual caminho seguir vai, de fato, enfraquecer a raiz e dar estabilidade à solução do problema.
No sistema lean há uma série de práticas para se garantir isso. Uma delas é o processo decisório amparado “múltiplas alternativas”. Isso significa que jamais deveríamos decidir por determinada contramedida sem antes estudar cuidadosamente as possíveis alternativas disponíveis. Para um mesmo problema, podemos elencar “n” soluções. Como sabemos se estamos diante da mais eficaz, econômica e efetiva?
Assim, conseguimos visualizar diferentes cenários e inferir sobre o real o impacto que cada alternativa pode nos trazer no futuro imediato (e distante). Um processo decisório conduzido sob tais premissas nos leva a exercitar a criatividade, permitindo que descartemos as alternativas menos interessantes e aumentemos as chances de sucesso ao longo do tempo.
No entanto, não se deve parar por aí. De que adianta termos em mãos excelentes contramedidas se não somos capazes de implementá-las? Problema compreendido em profundidade, causas identificadas, contramedidas “elegantes” sobre a mesa.... Mas quem vai implementar? Quando? Como vamos acompanhar a execução para termos certeza de que a contramedida está surtindo os efeitos esperados?
É preciso colocar o “bloco na rua”, com planos detalhados, cronogramas claros, entregas específicas e com responsáveis definidos. Sem esses elementos, nossas melhores intenções podem ser consumidas pela rotina e pelas urgências. Um plano de ações inteligente deve ser a materialização da abordagem científica para solução de problemas. Se a execução não for pensada com cuidado, corremos sérios riscos de ver nossos mais nobres esforços sendo jogados pela janela. Morre-se na praia.
Mas um plano é apenas um plano. O desafio seguinte é organizar a gestão para sermos capazes de tirar os planos do papel. É durante a execução que de fato aprendemos sobre a validade de nossas premissas enquanto estudávamos o problema e sobre a efetividade das contramedidas que escolhemos para perseguir. Sem essa capacidade de refletir, podemos estar abandonando a oportunidade de evoluir.