Reduciendo el lead time en el desarrollo de productos mediante la estandarización

El plazo o “lead time” desde la concepción del producto hasta su lanzamiento al mercado es uno de los factores más importantes para garantizar la capacidad competitiva de una empresa y ampliar sus posibilidades de expansión en el mercado. Puede definir si la empresa será pionera o una seguidora rápida en determinados segmentos o nichos de mercado.

El concepto de estandarización se utiliza en la manufactura para mantener la estabilidad de los procesos, garantizando que las actividades se realicen siempre en una determinada secuencia y de la misma forma, en un determinado intervalo de tiempo y con el menor nivel de desperdicios, logrando alta calidad y alta productividad. Es la base para realizar las futuras mejoras, eliminando más desperdicios y acortando aún más el lead time.

La aplicación de la estandarización en el desarrollo de productos también proporciona una reducción significativa del “lead time”, pues evita desperdicios como esperas, búsquedas y correcciones de información que provocan retrabajos, tanto en el área de proyecto como posteriormente en la manufactura.

En este artículo se presenta un método para realizar el “kaizen” en el desarrollo del producto, en particular para la reducción del “lead time” mediante la utilización del concepto de estandarización.

1. Identificación de los productos con los mayores “lead times”

 En primer lugar, debemos identificar qué producto tiene el mayor “lead time” de desarrollo para posteriormente analizar cómo reducirlo. Consideraremos “lead times” para la misma categoría o naturaleza de desarrollo, por ejemplo, alteración pequeña, mediana o total del producto.
Podemos identificar los tipos de productos y sus respectivos “lead times” de desarrollo, y posiblemente obtendremos un gráfico semejante al siguiente:

Gráfico 1 – “Lead Time” por producto

Notamos que el producto P1 tiene el mayor lead time de proyecto. Generalmente son los productos más complejos, que tienen diversos subcomponentes.

Definir el producto con el mayor lead time puede ayudar a priorizar los esfuerzos de mejora. Otros factores económico-financieros y estratégicos pueden ser igualmente importantes para definir el producto en el que enfocarse, pero la existencia de un lead time elevado tiende a significar relevancia y alto costo.

2. Identificación de las actividades involucradas

Una vez identificado el producto (o familia de productos), deberemos identificar* las etapas o procesos por los que pasa este producto. De forma macro, podemos citar como ejemplo el caso siguiente, simplemente enumerando las actividades y sus respectivos “lead times”, como muestra la tabla 1.

Tabla 1 – Actividades para el producto 1

3. Análisis de las actividades con mayor “lead time”

Al representar los procesos macro y sus “lead times” en orden decreciente, observamos que las etapas 8 (Generar planos detallados) y 4 (Generar planos para aprobación) representan casi el 60% del “lead time” total.
Si analizamos con más detalle las actividades de generación de planos, observando la proporción entre la cantidad de planos reutilizados, es decir, aprovechando archivos de proyectos anteriores, y los hechos completamente desde cero, podemos observar el siguiente resultado:

 Gráfico 2 – Planos nuevos vs. reutilizados

Nos preguntamos entonces por qué es necesario generar tantos planos nuevos, por qué la tasa de reutilización de planos es baja y si no sería posible reducir este esfuerzo que consume tanto tiempo y recursos sin perjudicar la calidad del desarrollo. Casi siempre se llega a la conclusión de que la falta de estandarización en ciertas especificaciones técnicas lleva a los proyectistas a realizar un nuevo plano para cada nuevo producto diseñado.

4. Plan de estandarización

 De este modo, consideramos necesario un esfuerzo para aumentar la estandarización, a fin de elevar la tasa de reutilización de planos y, con ello, reducir el “lead time” total.
Para ello, es importante obtener el apoyo de los proyectistas más experimentados para elaborar un plan de estandarización de las especificaciones técnicas, como, por ejemplo, dimensiones de cotas y tolerancias, y definir qué ítems se estandarizarán. La figura 1 representa una pieza modelo con sus cotas A, B, C, D, E, F y G.
A continuación, buscamos crear tablas de cotas con dimensiones estándar (tabla 2) para los diversos componentes posibles, con base en estudios que utilizan herramientas como diagramas de relaciones entre estas cotas (gráfico 3).

Figura 1 – Pieza modelo

 

 

 

 

Tabla 2 – Tabla de dimensiones estándar

Gráfico 3 – Diagrama de relaciones entre cotas

Con esto, se puede generar una base de datos de los modelos en CAD con dimensiones estándar. La figura 2 representa los planos estándar en CAD disponibles, sin necesidad de volver a dibujarlos. El objetivo es no dibujar el componente para cada nuevo producto, sino copiar y pegar aprovechando estos modelos estándar, reduciendo así el lead time en la ejecución de los nuevos planos. Cuantos más estándares haya, menos tiempo llevará la etapa de generar planos para aprobación o la ejecución de planos detallados. También ayudará en la fase de manufactura, incluso en términos de setup de máquinas, pues disminuyen los tiempos de ajustes innecesarios para cada nuevo producto.

Figura 2 – Modelos estándar en CAD

En el caso de las industrias químicas, alimentarias y demás que no utilizan planos detallados para la fabricación de sus productos, puede que no corresponda la  estandarización de medidas, sino estandarizar especificaciones e información técnica sobre formulaciones, embalajes, entre otros.

5. Otros tipos de estandarización

El motivo de que se produzcan “lead times” largos es la existencia de desperdicios en las actividades del proceso de desarrollo. Uno de los desperdicios más comunes es el tiempo empleado en buscar información, principalmente especificaciones técnicas faltantes, enviadas por el departamento de Ventas tras la negociación con el cliente. Muchos retrabajos ocurren cuando los proyectistas continúan el proyecto con especificaciones supuestas debido a la falta de ellas.

Otro desperdicio frecuente es el retrabajo generado cuando los planos llegan a Producción con especificaciones que no son compatibles con la manufactura. Esto sucede porque Ventas acepta pedidos con especificaciones personalizadas de los clientes sin consultar al departamento de Desarrollo y Manufactura sobre sus implicaciones en el desarrollo del producto.

Para eliminar estos retrabajos y pérdidas de tiempo, se deben mejorar o crear formularios de solicitud de pedidos, estandarizando ciertos campos. Prepare un manual para el personal de ventas con las especificaciones preestablecidas de los productos, con las estandarizaciones ya incorporadas. Realice capacitaciones y reuniones entre el personal de Desarrollo y de Ventas para explicar estas estandarizaciones.

Muchos pueden argumentar que los retrabajos, o los cambios de especificaciones durante el proyecto, son actividades que agregan valor, pues el esfuerzo se hace, en muchos casos, para mejorar el desempeño del producto final. Sin embargo, estas acciones causan diversos tipos de desperdicios tanto para la empresa como para sus proveedores. Por ejemplo, generan:

1. Materiales que ya no se utilizan;
2. Componentes que se vuelven obsoletos;
3. Sustitución del herramental para atender las nuevas especificaciones del producto;
4. Esperas por la emisión de nuevos pedidos de ítems;
5. Esperas por las nuevas entregas;
6. Remontajes del nuevo componente o producto;
7. Reinspecciones;

6. Medición y seguimiento del “lead time”

Solo logramos mejorar algo cuando podemos medirlo. Uno de los indicadores importantes que se deben medir es el Seguimiento de Plazos, dado por la relación:

Lead time objetivo del proyecto
Lead time actual del proyecto

Esto se debe a que, en la fábrica, una línea de producción entera puede detenerse por la falta de un único plano. Si este valor es igual a “1”, el avance del proyecto está al día. Un valor menor que “1” significa que el proyecto está atrasado, y un valor mayor que “1”, adelantado.

7. Conclusión

La estandarización de las especificaciones de componentes en el proceso de desarrollo es uno de los elementos más importantes para la reducción del “lead time”. Sirve para eliminar los ruidos y desperdicios generados durante el desarrollo de productos.

Los pasos presentados en este artículo pueden ser útiles para ver y exponer los desperdicios y atacar la causa raíz, beneficiando el proceso de desarrollo del producto al reducir el lead time del desarrollo y, como consecuencia, los costos totales. Estas prácticas pueden considerarse un paso básico para muchas empresas, semejante a la estabilidad básica (5S, mejora de la disponibilidad de máquinas, etc.) que es necesaria al inicio de una transformación lean en la manufactura.

Un enfoque más amplio, dando continuidad a este esfuerzo, incluiría la utilización del mapeo del flujo de valor en los procesos de desarrollo del producto y la inclusión, en el estado futuro, de elementos del sistema lean de desarrollo, como por ejemplo la ingeniería concurrente con múltiples alternativas (set-based concurrent engineering), el liderazgo de proyectistas de sistemas con espíritu emprendedor, la planificación descentralizada con cadencia y flujo jalado, e interacciones frecuentes entre los equipos de especialistas responsables, en las que el foco está en crear un flujo de valor rentable y un conocimiento reutilizable que atienda las necesidades de los clientes.

Bibliografía

*Para profundizar en cómo dibujar el mapa del flujo de valor para el desarrollo de productos, véase Liker, J. K. y Morgan, J. M. The Toyota Product Development System: Integrating People, Process And Technology, Productivity Press, 2006.

Kennedy, M. N. Product Development for the Lean Enterprise, Oaklea Press, 2003.

Marchwinksy, C y Shook, J (coords.). Léxico Lean. Lean Institute Brasil, 2003.

Sekine, K., Arai, K. Design Team Revolution, Productivity Press, 1994.

Ward, A. C. The Lean Development Skill Book. Ward Syntesis, 2002.