Más allá de los entrenamientos: la capacitación en logística lean verdaderamente eficaz

Durante mucho tiempo, las capacitaciones en logística siguieron enfoques tradicionales, centrados en la transmisión teórica de conocimientos, a menudo alejados de la realidad operativa. Sin embargo, con la alta rotación del sector y la creciente dificultad para retener y atraer talento, las empresas necesitan capacitar a sus profesionales con rapidez y calidad, especialmente a los de primera línea, pero también al liderazgo. Métodos históricos como el Trabajo Estandarizado, el Dojo y el TWI siguen siendo relevantes, y hoy, más que nunca, la capacitación, incluida la del liderazgo, debe partir de un sentido de propósito, conectando cada actividad con la entrega de valor. En este contexto desafiante, este artículo explora cómo estructurar programas eficaces de capacitación que fortalezcan tanto al equipo operativo como al liderazgo, creando un entorno de trabajo más comprometido, con las personas resolviendo problemas todos los días.

Un panorama del desarrollo de personas y de la cultura

El sector logístico enfrenta desafíos constantes, impulsados por una alta rotación, la entrada de la generación Z al mercado laboral y la presión continua para reducir los costos operativos. En este escenario, las empresas necesitan capacitar a sus empleados recién contratados de forma rápida y eficaz. Las capacitaciones convencionales, a menudo basadas solo en clases teóricas o manuales extensos, no son suficientes para comprometer y preparar a los trabajadores para el entorno dinámico de la logística. En cambio, métodos históricos como el Trabajo Estandarizado, el Dojo y el Training Within Industry (TWI) siguen demostrando su valor y garantizan consistencia en la ejecución de las tareas, acelerando el aprendizaje.

El Trabajo Estandarizado (TE) está en los fundamentos de las prácticas Lean, estableciendo condiciones claras para la realización de las actividades, reduciendo la variabilidad y aumentando la previsibilidad de los procesos. El TWI, desarrollado durante la Segunda Guerra Mundial, proporciona directrices prácticas para la capacitación de nuevos empleados, enfatizando la importancia de enseñar con el ejemplo y garantizar que los operadores comprendan no solo el “cómo”, sino también el “porqué” de cada tarea. Además, el espacio Dojo ha ido ganando terreno como un enfoque eficaz para la capacitación. Inspirado en las artes marciales, el Dojo crea un entorno estructurado donde los empleados pueden aprender y practicar habilidades en situaciones controladas antes de aplicarlas en el entorno real.

Con el avance tecnológico, estos enfoques se han potenciado con nuevas herramientas digitales. Las capacitaciones inmersivas con realidad aumentada, los simuladores interactivos y las plataformas de microlearning permiten que el aprendizaje se produzca de manera más atractiva y personalizada, aumentando la retención del conocimiento y preparando mejor a los colaboradores para desafíos reales. Sin embargo, la capacitación eficaz no debe limitarse a capacitaciones puntuales.

El concepto de lifelong learning se ha vuelto esencial en el entorno logístico moderno. El aprendizaje continuo es indispensable para la adaptación a nuevas tecnologías y metodologías, y para el desarrollo de habilidades interpersonales y de resolución de problemas, esenciales para la mejora continua. El camino Lean no se trata solo de perfeccionar procesos; exige un compromiso permanente con el aprendizaje y la evolución cultural. Y el cambio de cultura no ocurre de la noche a la mañana.

Para John Shook, ex ejecutivo de Toyota y primer occidental en liderar la implantación del Toyota Production System fuera de Japón, la transformación cultural se produce mediante el cambio de las acciones diarias. El modelo tradicional supone que, para cambiar comportamientos, primero es necesario cambiar el pensamiento. Sin embargo, la experiencia muestra que el camino más eficaz es el inverso: al cambiar lo que hacemos, creamos nuevos valores y actitudes que, a su vez, moldean una nueva cultura organizacional. Es lo que está representado en la imagen de la “Pirámide de Shook”. La cultura no se altera instantáneamente, sino que se desarrolla gradualmente a medida que las prácticas y los comportamientos se refuerzan en el día a día.

Así, para cambiar “lo que hacemos”, la capacitación debe diseñarse para enseñar técnicas mientras transforma la manera en que los profesionales trabajan e interactúan con los procesos. Al cambiar las prácticas, cambiamos las actitudes y, en consecuencia, creamos un entorno más propicio para la innovación y la excelencia operativa. A continuación, exploraremos los elementos esenciales para que la capacitación Lean sea verdaderamente eficaz y capaz de generar impactos duraderos en las organizaciones.

El desarrollo del liderazgo para la evolución de la cultura

Si la transformación Lean en las operaciones logísticas comienza con lo que hacemos, solo se sostiene por medio del liderazgo. No basta con capacitar a los equipos operativos para ejecutar procesos de forma eficiente; es necesario que los líderes incorporen hábitos y actitudes que orienten a los equipos continuamente hacia la mejora. Por lo tanto, el desarrollo del liderazgo se convierte en un elemento esencial para la evolución de la cultura organizacional.

La lógica del lifelong learning se aplica con aún más fuerza al liderazgo. Los líderes necesitan actualizar sus prácticas y comportamientos constantemente. Las rutas de desarrollo estructuradas con conceptos y prácticas Lean han demostrado ser eficaces, no solo por la transmisión de conocimiento, sino por su conexión directa con los desafíos reales de la organización. Estas rutas se personalizan según la estrategia de la empresa y sus desafíos específicos, garantizando que cada líder, independientemente de su nivel organizacional, tenga oportunidades reales de aprendizaje y aplicación práctica.

Más que modelos teóricos, estos programas de desarrollo involucran proyectos concretos, en los que los participantes ejercen el liderazgo en la conducción de mejoras con sus equipos. Este aprendizaje en acción permite desarrollar simultáneamente soft skills (habilidades conductuales) y hard skills (habilidades técnicas). La combinación de estas competencias forma las power skills del liderazgo — habilidades que impulsan transformaciones duraderas.

El liderazgo Lean es una práctica fundamentada en principios esenciales: Desafiar, Enseñar, Trabajar en Equipo, Escuchar, Apoyar, Aprender y “Vaya a ver usted mismo” (Genchi Gembutsu). Sin embargo, para que estos fundamentos se apliquen de forma consistente y generen impacto, también es necesario considerar otros elementos. La seguridad psicológica es uno de ellos — sin un entorno en el que los colaboradores puedan expresar ideas, plantear problemas y proponer mejoras sin temor a castigos, la cultura Lean no se sostiene. Del mismo modo, la capacidad de comprometer a los equipos en la logística, un sector tradicionalmente operativo y orientado a metas rigurosas, exige que los líderes desarrollen un repertorio que vaya más allá de la técnica, abarcando el aprendizaje continuo, la innovación, la comunicación asertiva y la conciencia sobre los sesgos cognitivos que puedan orientar la toma de decisiones.

Otro desafío es el despliegue de la estrategia. En muchas organizaciones del sector logístico, las metas y directrices definidas por la alta dirección no siempre se comprenden claramente en los niveles operativos. Un liderazgo Lean eficaz necesita garantizar que cada profesional de la logística entienda cómo su trabajo contribuye al todo, lo que exige competencias como el liderazgo inclusivo, la confianza y la construcción de conexiones. Estos aspectos no son accesorios, sino fundamentales para crear una cultura de mejora continua que perdure en el tiempo.

Estos enfoques se han aplicado con éxito en diferentes organizaciones logísticas, demostrando que el desarrollo del liderazgo es un factor determinante para el impacto y la longevidad de las transformaciones Lean. El fortalecimiento de estas competencias es capaz de inducir la mejora de la eficiencia de los procesos y contribuir a un entorno de trabajo más motivador, colaborativo e innovador.

Conectando a las personas con el propósito, los procesos y las tecnologías

En la práctica Lean aplicada a la logística, la estrategia recomendada para impulsar y mantener resultados implica un análisis consciente del estado actual de los procesos, contando con un propósito claro mientras se compromete continuamente al equipo. Los caminos exitosos de la gestión lean en la logística presentan de forma consistente la combinación de tres factores: Procesos, Personas y Propósito. El desarrollo continuo de las personas forma parte de esta tríada de factores y se convierte en un elemento clave, incluso para habilitar nuevas tecnologías. Véase la Tabla 1.

Con base en estos tres factores como premisas, es posible discutir el papel de las nuevas tecnologías en la entrega de valor y cómo el ser humano, debidamente capacitado, actúa como habilitador de estas tecnologías. En la combinación entre transformación digital y automatización, la convergencia de tecnologías como robots autónomos, Big Data, realidad aumentada, computación en la nube, IoT, Inteligencia Artificial, entre otras, busca alcanzar una gran integración con amplia conexión física y virtual, sin fronteras departamentales ni barreras organizacionales — en línea con la visión ecosistémica del Lean Supply Chain.

En este contexto, la gestión lean trabaja para fortalecer la capacidad de análisis crítico de los procesos a través de las personas, con el objetivo de “pensar Lean” y ser ágil en la solución de problemas antes de la adopción de tecnologías. La gestión lean desempeña un papel activo en el desarrollo de las capacidades analíticas de las personas en apoyo a la transformación digital en la logística. Su aplicación ha suscitado la aparición de nuevos términos, como Lean Automation y Augmented Lean, que buscan orientar a los líderes aún no familiarizados con la sinergia creada por este pensamiento con los esfuerzos digitales. Esto va más allá de modas e incursiones improvisadas en la adopción de transformaciones digitales que, eventualmente, pueden no entregar los resultados esperados.

Qué hace que la capacitación lean sea verdaderamente eficaz

Para comprender qué es esencial en la capacitación de profesionales de logística dentro de un sistema Lean, es fundamental diferenciar dos conceptos: entrenamiento y capacitación. El entrenamiento se centra en la enseñanza de habilidades técnicas específicas para la ejecución de tareas operativas y gerenciales a corto plazo. La capacitación, en cambio, va más allá: implica el desarrollo continuo de competencias, comportamientos y mentalidad para enfrentar desafíos reales y complejos de la operación logística.

En la logística Lean, la capacitación eficaz no se reduce a transmitir conocimiento. El aprendizaje solo genera valor cuando se aplica directamente a problemas estratégicos de la operación, como, por ejemplo, el aumento de la productividad, la mejora del OTIF (On-Time In-Full), la reducción de retrasos o la optimización del flujo de información y de materiales. La lógica Lean establece que toda capacitación debe estar vinculada a la solución de desafíos concretos del negocio. De lo contrario, existe el riesgo de desperdiciar tiempo y recursos en capacitaciones sin impacto real en el desempeño de la cadena de suministro.

El punto central de una capacitación eficaz está en la pregunta: “¿Qué problema necesitamos resolver?”. Esta reflexión es esencial para alinear el desarrollo de los equipos con los objetivos estratégicos de la organización. Para que esto suceda, es necesario un entorno psicológicamente seguro, en el que los problemas puedan discutirse abiertamente y trabajarse sin temores ni barreras jerárquicas. Cuando la capacitación está conectada con los desafíos reales de la logística, los profesionales se convierten en protagonistas de la mejora continua, actuando con compromiso, e impulsan la transformación operativa.

La efectividad de una capacitación Lean se mide por el impacto generado. Si después de un programa de capacitación no hay avances tangibles en la confiabilidad de las entregas, en la reducción de desperdicios o en la mejora de la eficiencia operativa, entonces se habrán desperdiciado tiempo y recursos. El verdadero aprendizaje en logística Lean ocurre en la práctica, alineando conocimiento, compromiso y propósito para entregar resultados duraderos.

La experiencia del Programa Práctico de Formación Lean (PPFL) en logística y supply chain

Es un hecho que la transformación Lean en la logística exige más que el dominio de conceptos: requiere la aplicación práctica del aprendizaje para resolver los desafíos reales de la operación. El Programa Práctico de Formación Lean (PPFL), ofrecido por Lean Institute Brasil, es un ejemplo que desde hace años ha proporcionado esta conexión entre capacitación e impacto concreto, formando especialistas y líderes, de diferentes generaciones y niveles de seniority, para que sean capaces de conducir mejoras duraderas en sus organizaciones.

El PPFL combina una base conceptual sólida con experimentación práctica, asegurando que los participantes desarrollen habilidades técnicas y conductuales esenciales para la lógica de la mejora continua. Uno de los instrumentos del PPFL es la aplicación del Formulario A3, herramienta estructurada para la resolución de problemas basada en el ciclo PDCA (“Plan-Do-Check-Act”, o “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar”, en español), lo que permite que cada participante desarrolle un proyecto real alineado con las necesidades estratégicas de la empresa.

El PPFL se ha ofrecido en grupos abiertos, que reúnen a profesionales de diferentes empresas, y en la versión in company, personalizada para atender las demandas específicas de cada organización. En el formato in company, se mantiene la estructura del programa (con los módulos que abarcan los principales enfoques y herramientas Lean para la logística), y el contenido se adapta según los desafíos prioritarios de la empresa. Antes del inicio de la capacitación, hay una alineación estratégica con la alta dirección para garantizar que los proyectos desarrollados estén conectados con la pregunta del “problema que necesitamos resolver”. Esta orientación evita la dispersión de esfuerzos y asegura que la capacitación genere un retorno real para el negocio.

En el formato in company, otro factor que ha sido esencial para el éxito del programa es la composición multidisciplinaria y multisectorial de los participantes. Los problemas logísticos con frecuencia tienen raíces en diferentes eslabones de la cadena de suministro, y la participación de profesionales de áreas como recepción, transporte, prevención de pérdidas (en el caso de la logística minorista), compras, entre otras, amplía la comprensión de las causas sistémicas. La formación de grupos mixtos enriquece el análisis de los problemas, aportando diferentes perspectivas y favoreciendo soluciones más robustas.

La experiencia del PPFL en logística demuestra que el desarrollo estructurado de las personas, conectado con el propósito de la organización y con los desafíos estratégicos, acelera la evolución de la cultura Lean. Al formar líderes capaces de multiplicar este conocimiento internamente, el programa ha fortalecido la construcción de un entorno orientado a la mejora continua, al compromiso y a la búsqueda de eficiencia, generando impactos duraderos en la operación y en los resultados organizacionales.

Transformación real mediante una capacitación lean eficaz con resultados duraderos

La capacitación Lean es esencial para la consolidación del camino de mejora continua y para una transformación organizacional profunda. En el contexto de la logística, para que esta capacitación sea eficaz, es fundamental que el conocimiento adquirido pueda aplicarse a problemas relevantes, alineados con los objetivos estratégicos de la organización. La pregunta “¿Qué problemas necesitamos resolver?” debe ser el punto de partida de cualquier iniciativa Lean (ya sea a través del TWI, el Trabajo Estandarizado, el PPFL o cualquier otro enfoque), garantizando que la capacitación aporte beneficios reales para el negocio.

La eficacia de un programa de capacitación se refleja en la capacidad de los equipos para solucionar problemas que afectan directamente el desempeño de la cadena de suministro y la experiencia del cliente. Retrasos, fallas en la planificación, baja productividad y oscilaciones en el OTIF son ejemplos de desafíos que exigen profesionales preparados para analizar, comprender y actuar con base en principios Lean. Así, antes de iniciar cualquier programa de capacitación, es fundamental una alineación estratégica con la alta dirección para definir los temas prioritarios a abordar. La formación de grupos de trabajo mixtos, con participantes de diversas áreas, es una práctica recomendada, que permite abordar los problemas de manera holística y encontrar soluciones más eficaces.

El Programa Práctico de Formación Lean (PPFL) es un ejemplo de enfoque eficaz que combina los conceptos, herramientas y enfoques de la logística Lean con la práctica. A lo largo del programa, los participantes desarrollan proyectos centrados en problemas reales de la logística, impulsando la mejora continua y promoviendo un entorno colaborativo.

Sin embargo, la transformación Lean va más allá de la simple adopción de herramientas y técnicas. Requiere un cambio cultural y un compromiso continuo con la mejora. Es fundamental crear un entorno donde se incentive el aprendizaje continuo, la seguridad psicológica esté garantizada por el liderazgo (que también debe capacitarse continuamente) y la resolución de problemas pase a formar parte de la cultura organizacional. La formación Lean desempeña un papel vital en el desarrollo de las capacidades analíticas y gerenciales de las personas, apoyando la transformación digital y la creación de sinergias entre las prácticas Lean y las tecnologías emergentes. El desarrollo de los equipos y del liderazgo no puede ser una acción aislada, sino un proceso continuo que fortalece la conexión entre las personas, los procesos y las tecnologías.

En definitiva, la capacitación Lean, cuando está bien estructurada y se aplica a desafíos concretos, se convierte en un motor de evolución para la logística y la cadena de suministro. Solo al integrar aprendizaje y práctica de forma consistente, las organizaciones logran alcanzar ganancias sostenibles en productividad, calidad y confiabilidad operativa, consolidando la transformación Lean como un diferencial competitivo a largo plazo.

Referencias

Shook, John (2010). How to Change a Culture: Lessons From NUMMI. MIT Sloan Management Review, Vol. 51. No. 2. Winter, 2010.

Bonfanti, Iris C. P.; Bortolo, Otávio (2020). Acabou o meu treinamento sobre Lean, e agora? Artículos del Lean Institute Brasil. Disponible en: https://www.Lean.org.br/artigos/725/acabou-o-meu-treinamento-sobre-Lean-e-agora.aspx. Consultado el: 17/02/2025.