Lead Time
Expresa un tiempo. En la filosofía lean es un término muy utilizado y de suma importancia. Se entiende por lead time el intervalo de tiempo comprendido entre el inicio y el término de una actividad. Es fácil confundirlo con el tiempo de ciclo y, a veces, cuando la actividad es simple, estos tiempos se confunden. Sin embargo, mantengamos una distinción para el lead time como tal, para poder entender y aclarar mejor los conceptos.
Por ejemplo, en el área de Compras, las personas involucradas en los procesos deben saber claramente cuál es el lead time, el intervalo de tiempo para comprar los materiales necesarios para la producción, desde la emisión del pedido hasta que el material esté realmente disponible para su uso. En la producción, el lead time es el intervalo de tiempo necesario para que el material pase por la fabricación – del primero al último proceso – y esté listo para otra etapa. O incluso el lead time de entrega, el intervalo de tiempo necesario desde el momento en que el cliente adquirió la mercancía hasta que realmente la tiene en sus manos. Y así sucesivamente.
Como se puede observar, el lead time es un componente de la planificación y constituye una información primordial en el proceso de atención al cliente, y estamos tratando con el tiempo, una magnitud física, ¡una de las más democráticas que conocemos!!!
Hagamos aquí una reflexión. ¿Por qué el lead time es tan importante en el día a día de nuestras actividades? ¿Es realmente un factor primordial en la filosofía lean? ¿Quién debe controlarlo y para qué controlarlo?
Veamos:
¡¡¡El tiempo es dinero!!! He oído esta expresión miles de veces, principalmente de los líderes, pero ¿el personal en la planta realmente tiene noción de lo que significa?
Donde más se siente que el tiempo realmente cuesta es cuando hay que pagar intereses altísimos por el vencimiento de plazos de pagos de facturas o títulos, pues el plazo en ese caso se mide en tiempo, un tiempo que no se detiene y tampoco espera..!!!
Una cosa más: el dinero tiene velocidad, y esta es una magnitud que vive y existe en función del tiempo. Que lo digan los banqueros. ¡¡¡Viven de eso!!!
Volvamos al mundo que nos interesa: la filosofía lean. Entonces, ¿por qué el lead time es tan importante en lo que estamos haciendo? Es obvio. Lean, por encima de todo, es buscar el máximo con el mínimo en todos los aspectos. Máxima rentabilidad mediante la máxima reducción de costos por la eliminación sumaria de los desperdicios y, cuando eso no sea posible, por su minimización. ¿Pero es solo eso? ¡¡¡Sí, solo eso!!! ¿Simple, no?!
En cualquier actividad en la que participan seres humanos hay diversas maneras de ejecutar las tareas. Lo creo porque, por el principio de la mejora continua (kaizen), la mejor manera aún está por definirse. Y al ejecutar las tareas de diversas maneras, eliminando las restricciones en cuanto a seguridad y calidad, el tiempo es uno de los ingredientes de mayor relevancia, pues es uno de los factores determinantes en la formación del costo.
En el mundo competitivo en que vivimos, ser más rápido es lo que todos buscan. Y el mundo de la fabricación o de los servicios no es la excepción.
En el apoyo que hemos brindado a las empresas que quieren aplicar los conceptos de la filosofía lean, lo que más nos ha llamado la atención es el lead time largo de su sistema productivo.
Las causas son diversas, pero lo que sale a la luz de inmediato es el gran inventario de materiales. Por inventario de materiales se entiende el stock de materia prima apilado hasta el techo del almacén, el stock de material en proceso ocupando la mayor parte del espacio de la fábrica - normalmente más del 50 % - y el stock de producto terminado en el área de expedición. El exceso de inventario es un gran desperdicio. Ocupa espacio caro e importante de la fábrica y no agrega ningún valor ni para el cliente ni para el empresario; muy por el contrario, consume recursos para controlarlo y, peor aún, es dinero inmovilizado.
Entonces, la pregunta es: ¿cómo controlar ese inventario?
Aquí entra la importancia del concepto de lead time. La Planificación y Control de la Producción (PCP) es la gran responsable de mantener el control de los inventarios dentro de la fábrica. Es el eje de la filosofía lean, donde se procesa toda la información y, por lo tanto, conoce las necesidades de los clientes, de la fábrica y también lo que los proveedores necesitan para mantener el sistema funcionando de forma estable en un proceso de flujo continuo. En el procesamiento de esa información, uno de los datos relevantes es el lead time. Comienza con el lead time del área comercial: saber cuándo el cliente necesita ser atendido; conocer el lead time de fabricación para determinar con precisión el plazo de atención que satisfaga la necesidad del cliente; y el lead time de suministro de los proveedores para practicar el just in time sistémico. Por otro lado, los gestores de las áreas de Ventas, Producción y Suministro deben estar permanentemente conectados para, mediante el kaizen, acortar cada vez más el lead time bajo su responsabilidad, de modo que la empresa sea más rápida en la atención de la demanda. Como consecuencia de esa rapidez, la ventaja competitiva de un menor inventario se vuelve una gran realidad. Y eso puede significar el gran diferencial en el negocio en su conjunto.
En el área productiva, en particular, la manera más inmediata de acortar el lead time es eliminar los excesos de inventario de material en proceso. A continuación, buscar insistentemente la estabilidad en los procesos, nivelar los tiempos de ciclo (TC) de las operaciones lo máximo posible e introducir el trabajo estandarizado (TE). Con estas medidas, y con énfasis en el kaizen para acortar cada vez más el lead time, estaremos en la ruta más adecuada de la jornada lean en busca de la excelencia.
