El lean integra y optimiza todas las etapas en Proyectos EPC - Engineering, Procurement, and Construction

Los grandes proyectos de construcción requieren grandes inversiones, involucran a diversos actores, tienen un largo plazo de ejecución y necesitan un elevado número de proveedores y un gran equipo técnico especializado. En este escenario, el modelo de contratación tradicional DBB (Design-Bid – Build), al segmentar estas etapas, genera diversos problemas bastante conocidos en el sector, entre ellos las posibles desconexiones y conflictos de responsabilidades entre ingeniería y ejecución.

La definición de un único interlocutor para todo el proyecto y la búsqueda de mayor sinergia y optimización entre ingeniería, compras y construcción han motivado a los contratantes a utilizar cada vez más el modelo de contrato EPC (Engineering – Procurement – Construction).

La empresa que ejecuta un proyecto en la modalidad EPC (conocida como contratista EPC) tiene la gran oportunidad de integrar estas etapas, eliminando desperdicios, optimizando procesos, e incentivando y propiciando momentos de colaboración. Puede así reducir plazos y costos, maximizar la calidad y la entrega de valor al cliente y, al mismo tiempo, aumentar su competitividad y sus resultados.

Las enormes presiones competitivas hacen que sea prácticamente obligatoria la aplicación del lean, de manera integrada, en los proyectos EPC. Los contratantes y contratistas EPC que no den ese paso desperdician enormes oportunidades de maximizar sus objetivos y resultados. Veamos algunos ejemplos de formas muy efectivas de aplicar el lean en cada etapa.

Lean en la Ingeniería

Los grandes proyectos demandan soluciones técnicas complejas, y la elaboración de esas soluciones requiere la interacción de equipos multidisciplinarios. La aplicación del lean en la ingeniería potencia la innovación mediante las sesiones colaborativas de desarrollo del proyecto, conocidas como CDS (del inglés Collaborative Design Sessions).

Estas sesiones permiten que las diversas disciplinas de ingeniería, abastecimiento, proveedores clave, ejecutores y contratantes interactúen, se unan y aporten sus conocimientos específicos para desarrollar las soluciones técnicas adecuadas al contexto específico del proyecto. Y con ello alinean objetivos y maximizan la constructibilidad.

La colaboración puede potenciarse enormemente con el uso de BIM (Building Information Modeling), que facilita mucho la simulación y la discusión de alternativas, y que se utiliza cada vez con mayor frecuencia en grandes proyectos.

En el desarrollo de un proyecto pueden aplicarse otros conceptos lean, como la ingeniería simultánea, la ingeniería de valor y el target cost, con el fin de simplificar y generar soluciones creativas para mejorar la calidad y la sostenibilidad, así como para minimizar los costos de inversión y de operación, de forma que se maximice el valor entregado al cliente.

La propia gestión de la ingeniería cambia, utilizando el concepto lean de la planificación jalada (pull), en la que participan todas las partes. Durante esas interacciones se identifican las demandas de cada área y las interferencias, buscando de manera integrada formas de maximizar el resultado final del proyecto y tratando los posibles conflictos entre las partes. Por ejemplo, la ingeniería define especificaciones avanzadas para la compra de ítems de largo lead time, y las disciplinas liberan etapas del proyecto detallado, jaladas por la secuencia de fabricación y montaje.

Adicionalmente, esta colaboración puede estimularse con el uso de otro concepto lean: el IPD – Integrated Project Delivery, mediante el cual los contratantes crean mecanismos para compartir los riesgos y beneficios derivados de las mejoras generadas por el equipo de proyecto y construcción.

Lean en Abastecimiento

En el sector de la construcción de grandes proyectos, es común oír que el área de abastecimiento puede decidir el resultado de la obra. Esto se debe a la importancia de los procesos de compras vinculados a la logística de entrega de los materiales y equipos, muchos de ellos importados. A estos procesos se suma además la contratación de servicios y mano de obra especializados.

Con el lean, en un macrosistema jalado (pull) aplicado al emprendimiento, se busca anticipar las demandas de acuerdo con la necesidad del ritmo de la obra. Esto permite que el área de abastecimiento realice procesos de selección de proveedores de manera eficaz y concluya con buenas negociaciones de precios, posibilitando también tomar a tiempo las medidas relativas a los ítems de largo lead time, de forma que no comprometan el montaje en la obra.

En los procesos de compras y logística, la comunicación y la colaboración entre los sectores mejoran en las llamadas rutinas de remoción de restricciones. En estas rutinas, a partir de sesiones semanales colaborativas entre ingeniería, compras, producción y planificación de la obra, se identifican con anticipación las actividades que pueden impedir el inicio de alguna actividad en campo, generando acciones rápidas de ajuste siempre que sea necesario.

La logística de entrega de materiales y equipos, cuando no se planifica y ejecuta bien, genera grandes problemas para la obra. Esta falla genera desperdicios relacionados con la disponibilidad de espacio para almacenamiento, la necesidad de movimiento de materiales y equipos, la asignación de mano de obra para movimiento y transporte, la pérdida de materiales dañados durante los movimientos, entre otros.

El concepto just-in-time, típico del lean, busca poner a disposición el material o el equipo correcto en el momento justo y de la manera correcta. Este concepto se basa en una planificación detallada y precisa que estudia las necesidades de la obra, evalúa las características de los materiales y equipos, y analiza y optimiza las interferencias durante el transporte y los movimientos hasta el punto final de destino. Aplica intensamente principios como la gestión visual y la minimización de movimientos innecesarios en la obra.

Lean en la construcción

Esta es la etapa en la que el lean ya se ha aplicado más, pero en muchos casos solo parcialmente, sin aprovechar todo el potencial del concepto.

Durante la fase de construcción, la aplicación de los principios Lean continúa con la planificación jalada (pull) para la ejecución. Por ejemplo, jalando la ejecución de etapas de la obra a partir de la secuencia de entrega y montaje de los equipos principales.

Después de definir la secuencia de ejecución de las construcciones, los esfuerzos deben dirigirse a la creación de un flujo continuo de producción. Con la adopción de la planificación por takt es posible balancear las actividades durante la ejecución de cada etapa de construcción, minimizando los recursos necesarios.

La ejecución de esta planificación ritmada se acompaña de rutinas lean de gestión semanal y diaria. Uno de los pilares del lean se encuentra en las personas y en la comunicación entre ellas, y por eso se utilizan intensamente la gestión visual y las interacciones frecuentes. Estas prácticas buscan dejar claros los estándares y las metas, exponer los desvíos que ocurran y estimular la rápida reacción y corrección en la base, manteniendo lo ejecutado más apegado a lo planificado.

Muchas empresas conocen y aplican solamente las herramientas de planificación y control lean, que son fundamentales y traen enormes resultados de aumento de productividad y reducción de plazos, pero también es importante aplicar conceptos lean en la optimización micro, que se refiere a cómo se realiza el trabajo. En este sentido, las herramientas de eliminación de desperdicios y de establecimiento de trabajo estandarizado son fundamentales, y deben aplicarse con la participación y contribución de los equipos de campo. A través de estas prácticas se estudian y planifican diversas acciones, con el fin de que el trabajo sea más seguro, productivo y de calidad.

Lean en la gestión general del proyecto

Más que aplicarse en cada etapa, el lean dará más resultados si se aplica como filosofía de gestión en todo el proyecto. La adopción de los principios lean desde la concepción del proyecto es decisiva en la creación de una cultura de transparencia y colaboración que genere un mayor compromiso de las partes involucradas. Esta Cultura Lean, además de mejorar la comunicación entre el cliente y las áreas de ingeniería, abastecimiento y construcción, busca atraer a subcontratistas clave para interactuar y mejorar los procesos.

El concepto de Obeya quiere decir sala grande y se asemeja a las iniciativas conocidas como “War Room”, “torre de control" y otras. Esta rutina lean consiste en la combinación de una amplia gestión visual, dinámicas de reunión colaborativa y el foco en la resolución de problemas y la anticipación de escenarios, con objetivos claros, bien definidos y acordados. El Obeya y las demás rutinas de gestión lean promueven mayor transparencia y cooperación entre los involucrados, y pueden utilizarse en cada etapa, así como en la gestión general del emprendimiento.

La adopción de los principios lean también puede darse en las oficinas y áreas administrativas que apoyan los proyectos de construcción, y se denomina Lean Office. Su implementación se ha combinado con rutinas ágiles (que tienen su origen en el lean) y con la aplicación de tecnologías, en lo que llamamos transformación lean digital. Puede aplicarse para optimizar todas las actividades de la oficina corporativa que apoyan el proyecto, así como los flujos de información entre las especialidades y etapas. También se puede aplicar el lean office para optimizar los procesos administrativos en la obra, reduciendo los costos indirectos, que en general son bastante significativos en los grandes proyectos.

Las empresas de construcción pesada poseen en general sistemas de gestión sofisticados, pero muchas veces pesados y poco eficientes, lo que genera dificultades frente a las crecientes demandas del mercado. Pierden una gran oportunidad de modernizar y agilizar sus prácticas si no exploran el enorme potencial de la aplicación intensiva del lean en los proyectos EPC. Esto puede ser más fácil de lo que se imagina, si se utiliza el principio lean de los pequeños ciclos de aprendizaje.