Lean en el gobierno, ¿un regreso?

Cuando me aventuré en el mundo lean, hace más de una década, recuerdo cómo la adopción del lean en el gobierno estaba en auge. Hubo aplicaciones exitosas de la metodología en todo el sector y en muchos países, principalmente – hasta donde sé – en el mundo de habla inglesa, de Canadá al Reino Unido, de Australia a los Estados Unidos. Luego, después de algunos años, las cosas parecieron calmarse. Las experiencias continuaron, por supuesto, pero quizá no a la misma escala que antes.

Por eso me alegré tanto cuando, hace unas semanas, mi colega Oriol Cuatrecasas me invitó a un Lean Day que se celebró en el Departamento de Territorio aquí en Barcelona. Este departamento supervisa las obras públicas y la infraestructura de Cataluña, en el noreste de España.

El Lean Day es un evento que conozco muy bien. Las organizaciones que ya han trabajado con el Instituto Lean Management lo utilizan regularmente para reunir a las personas, conocer los proyectos de mejora de sus colegas y celebrar sus logros. Es una forma fantástica de difundir conocimiento sobre el pensamiento lean y potenciar el aprendizaje.

Entré en una sala llena de actividad, con unas 50 personas más presentes (y otras 27 conectadas por la web). Tras un breve saludo de David Prat, Director General de Infraestructuras de Movilidad de Cataluña, la Directora de Proyectos Anna Bullich, que supervisa la implementación lean en el departamento, compartió una breve explicación estructurada en torno al modelo 3P (que es una excelente forma de saber que una persona es una pensadora lean sin que tenga que decir que es una pensadora lean…). El objetivo del equipo con la transformación lean es “crecer y transformarse” (el propósito) mediante la mejora continua (el proceso) y desarrollar las capacidades de su personal. Hasta ahora, seis equipos han recibido formación lean y, como parte de ella, se les pidió que completaran un proyecto de mejora.

El Lean Day fue una oportunidad para compartir esa experiencia con otras personas. ¡Ni falta hace decir que lo hicieron usando el A3! El enfoque del instituto se basa en enseñar a las personas a usar algunas herramientas lean importantes, en lugar de todo el conjunto. Esto quedó claro en las presentaciones, que mostraron muchos mapas de flujo de valor, diagramas de espagueti y los 5 porqués, por ejemplo.

Uno tras otro, los equipos tuvieron la oportunidad de explicar en qué habían trabajado y qué aprendizajes pudieron obtener de los experimentos. Cada uno se encontraba en una etapa distinta de avance, pero todos usaron la misma disciplina para recopilar la información, mapear sus procesos y pensar en las causas de los problemas y en las contramedidas correspondientes.

Los seis proyectos presentados varían mucho en alcance:

• Simplificar la evaluación de las ofertas para garantizar que un contrato se adjudique en un plazo de dos meses, a fin de que los servicios lleguen antes a los ciudadanos.
• Ahorrar tiempo en la revisión de propuestas de proyectos, creando una práctica estándar para la revisión y estableciendo prioridades sobre qué propuestas deben revisarse primero.
• Reducir el tiempo de tramitación del proceso de incorporación del bien público al régimen patrimonial, con el objetivo de concluirlo y elaborar el informe al solicitante en un plazo de tres meses (15 días si el proceso no es prerrogativa de la Generalitat).
• En los contratos menores, optimizar tres procesos con poco valor agregado y costos elevados (por su duración). Aquí el objetivo es también reducir los costos a la mitad.
• Atender con mayor rapidez, en 21 días (frente a los 49 anteriores), las solicitudes de autorización para construir junto a la carretera, donde normalmente existen limitaciones de construcción.
• Acelerar el proceso de colocación de señales de tráfico que advierten a los conductores de que se encuentran en una zona donde los animales cruzan con frecuencia, de 10,4 meses a 6 meses.

Después de cada presentación, Oriol Cuatrecasas compartía algunas palabras de reflexión sobre el proyecto. Cada vez, extrapolaba un aprendizaje de la experiencia del equipo que podría orientar futuros experimentos. Al comentar los proyectos de licitación, por ejemplo, explicó cómo el éxito fue resultado del enfoque del equipo en pequeñas mejoras, y no en un gran problema o en muchos problemas al mismo tiempo. ¡Una lección valiosa para todos!

Antes de comenzar la votación del mejor proyecto lean, el público tuvo la oportunidad de conocer la transformación lean de las panaderías 365, una de las mejores organizaciones lean que he conocido. Con sede aquí en Cataluña, 365 lleva más de 15 años en una jornada lean, cambiando constantemente su manera de hacer pan y pastelería para mejorar el servicio que ofrece a sus clientes. Agus Tena, Gerente de Mejora Continua de 365, lo expresó mejor cuando dijo a los participantes del Lean Day que “todos los días tenemos una nueva oportunidad de cambiar las cosas para mejor”.

Tenía curiosidad por saber qué pensaban las personas que trabajaban en un entorno gubernamental sobre un ejemplo lean de la industria alimentaria. Ramon Calabuig, Técnico de Uso y Defensa del equipo del proyecto de señalización vial, me dijo que “al ver lo que 365 ha logrado, es natural pensar que, si ellos lo consiguieron con decenas de panaderías, ¿por qué no podemos nosotros con simples documentos? ¡Qué ejemplo tan inspirador!”.

Otra integrante del equipo y jefa de la sección de explotación, Marian Fernandez, añadió que “muchos en el gobierno se sienten abrumados por la cantidad de trabajo y piensan que simplemente no hay personas suficientes para hacerlo todo. Pero es como en 365; la única diferencia es que no decimos que necesitamos un congelador más grande – solo más colaboradores. Lo que realmente necesitamos es encontrar mejores formas de trabajar con los recursos que tenemos disponibles”.

Al final de las presentaciones, se invitó a todos a sacar sus celulares y votar por sus proyectos favoritos mediante una aplicación en línea. A medida que llegaban los votos, las barras proyectadas en la pantalla se hacían cada vez más altas – entre los aplausos de los participantes que animaban a su mejora favorita. Al final, hubo un empate entre el equipo del proyecto de autorizaciones y el equipo del proyecto de señalización de animales. Se llevaron a casa una bolsa con algunos de los mejores libros lean que existen – Managing to Learn, Toyota Kata, La panadería lean y Everything I Know About Lean I Learned in First Grade.

Al pedírsele que comentara el evento, el Gerente de Negociación de Conservación Jesús Uclés (del equipo ganador del proyecto de señales de tráfico) dijo que “ver otros proyectos me enseñó que los problemas son comunes en toda la organización, pero también me dio soluciones inspiradoras que pueden orientar mi trabajo de mejora en curso. Para mí está claro que todos trabajamos por un objetivo común”.

Raquel Griñó, del otro equipo ganador (autorizaciones), vino desde Tarragona para participar en el Lean Day. Se hizo eco del sentir de Jesús al decir que “eventos como este facilitan la interacción y animan a cada vez más personas a conversar y aprender unas de otras, lo que realmente nos ayuda a seguir mejorando el servicio que prestamos al pueblo catalán”.

Toda organización necesita mejorar, y todos sabemos – sin importar en qué parte del mundo vivamos – cuánto le vendría bien al gobierno un poco más de pensamiento lean. Por eso fue tan bueno participar en este Lean Day y ver cómo el lean en el gobierno está vivo y en funcionamiento; esperamos que esta tendencia vuelva a estar en auge. Jesús lo expresó de la mejor manera al decir que “¡el lean parece hecho para la administración pública! El sector está hecho de procesos y personas y es conocido por tener pocos recursos. Aprender a hacer más con lo que tenemos se traduce en más y mejores servicios para los ciudadanos, y ese es nuestro objetivo”.