Invertir en “polivalencia” minimiza los impactos de la pandemia — y mucho más
En la práctica, la multifuncionalidad hace que los colaboradores conozcan los procesos de trabajo de sus colegas más cercanos
La enorme diseminación de la variante Ómicron, además de todas las tristes consecuencias que ya conocemos, está causando un problema más para las empresas: una cantidad enorme de trabajadores que lamentablemente se contagian y, por ello, necesitan ausentarse temporalmente del trabajo.
En estos casos, claro está, la prioridad absoluta de una compañía debe ser siempre poner en primer lugar la salud y la seguridad de los colaboradores.
Sin embargo, hay algo más que un buen sistema de gestión puede aportar para minimizar los impactos de tener, de repente, una cantidad significativa de empleados ausentes: se trata de invertir en la “multifuncionalidad” de todos los que trabajan en la organización. En otras palabras, esto significa, en la medida de lo necesario y de lo posible, hacer que los colaboradores conozcan los procesos de trabajo de sus colegas más cercanos o de quienes forman parte de sus respectivos equipos.
En realidad, esto es algo permanente en el sistema lean. La multifuncionalidad se implementa como un elemento de aumento de la productividad, pues posibilita una mejor distribución del trabajo entre los miembros de una célula, evitando que algunos queden sobrecargados y otros permanezcan ociosos dentro de los ciclos de producción.
'Visión del flujo'
Además de mejorar la productividad, la multifuncionalidad es un factor de desarrollo y motivación de los empleados.
Primero, ofrece a todos una “visión del flujo”. Cuando el conocimiento de la persona no se restringe solo a lo que ella hace, sino que se extiende a los procesos de los colegas, esto genera una visión extraordinaria del “flujo”. Así, permite al equipo revelar más problemas, pensar en nuevas soluciones y mejorar aún más sus respectivos procesos y la cadena de valor de toda la empresa.
Además, al ser más multifuncionales, las personas, claro está, obtienen más conocimientos, aprenden más, amplían su percepción... Lo que puede ayudarlas, incluso, a crecer en sus carreras, aumentando también la satisfacción en el trabajo y la estima por la compañía.
Y si esto ocurre en toda la organización, la empresa tiende a volverse cada vez más flexible y resiliente. Por ejemplo, ante la falta o la ausencia de una persona con una función muy específica, la actividad podrá continuar, con alguna reasignación dentro del equipo. Esto puede generar una producción menor o una sobrecarga, que deberá distribuirse y gestionarse, pero al menos no provocará la parada total del equipo.
Para que esto ocurra de forma correcta e incluso natural, hay al menos tres principios que deben implementarse y que son bases del sistema lean.
Cómo implementar la multifuncionalidad
Primero, organizar las actividades en “células”, que son grupos pequeños, responsables de un determinado proceso, cuyos integrantes trabajan cerca (física o virtualmente) y, por lo tanto, tienen mejores condiciones para aprender y asimilar las tareas de los demás.
Otra cosa importante es adoptar lo que llamamos Trabajo Estandarizado, que consiste en definir con la mayor precisión posible cómo deben realizarse las actividades de cada uno. Y, mediante la gestión visual, dejarlo de forma clara y didáctica para todos.
Y, claro está, es necesario contar con liderazgos que brinden apoyo y que entiendan la importancia de todo este proceso y, así, den las condiciones para que todo esto suceda en la empresa de forma organizada.
Para las compañías que no venían invirtiendo en multifuncionalidad, puede ser el momento de empezar. Y para las que ya invertían, es hora de ampliar.
Además de los beneficios inherentes, esto puede aportar mayor robustez a la continuidad de las actividades de la organización, particularmente en momentos inciertos como esta nueva fase de la pandemia, que lamentablemente aún puede continuar, con idas y vueltas.
