Covid-19: la gestión lean puede ayudar a los hospitales a salvar más vidas

Covid-19: la gestión lean puede ayudar a los hospitales a salvar más vidas (Foto: Reza Estakhrian via Getty Images)

La capacidad de los sistemas de salud se encuentra en el centro de la atención de todos en este momento de escalada de casos de Covid-19 en nuestro país y en tantos otros.

Diversos principios de gestión, en su mayoría provenientes de entornos industriales, se desarrollaron en las últimas décadas con el objetivo de eliminar desperdicios y simplificar los flujos, lo que resulta en un aumento de capacidad.

Muchos de estos enfoques ya se vienen empleando desde hace algún tiempo también en el área de la salud, como es el caso de las iniciativas de aplicación, en hospitales, del concepto lean, también conocido como pensamiento lean. Sin embargo, la difusión de estas prácticas aún no ha llegado a buena parte de las organizaciones de salud. Esto significa que muchas de estas organizaciones, además de todos los graves problemas que enfrentan, pueden presentar pérdidas de eficiencia en sus procesos, que se minimizarían mediante algunas buenas prácticas provenientes del pensamiento lean.

Del mismo modo que la pandemia viene exigiendo un elevado sentido de urgencia en todos los niveles, la aplicación de algunos de estos principios puede hacerse de manera rápida, contribuyendo a que más personas puedan ser atendidas en este escenario de recursos humanos y materiales sobrecargados.

Por ejemplo, el análisis de flujos completos, de principio a fin, es una técnica ampliamente utilizada y aplicable a los más variados procesos. Una forma muy conocida de agilizar y aumentar la productividad es crear flujos especializados, separando diferentes situaciones, eliminando desperdicios y optimizando todas las actividades en cada uno de ellos.

Debido al propio riesgo de contagio, las autoridades ya vienen anunciando la designación de algunos hospitales, alas o pisos exclusivamente para el tratamiento de la Covid-19. Pero incluso en estas unidades dedicadas llegan pacientes en situaciones diferentes, que reciben distintos tratamientos, según los protocolos médicos establecidos. Un triaje meticuloso, realizado por profesionales experimentados, es una primera medida para dirigir correctamente cada caso al flujo que pueda darle mayor agilidad y seguridad.

La organización física y la dedicación de recursos humanos y materiales, según la demanda de cada flujo, es también otra medida que puede ser importante. Con ello, es posible minimizar innumerables desperdicios del valioso tiempo de los equipos de atención, en movimientos y acciones que no agregan valor a lo más importante: el cuidado de los pacientes. Diversas técnicas, como la optimización de layouts a partir del análisis de desplazamientos repetitivos y la creación de estaciones con materiales de apoyo más cercanas a los puntos de uso, entre tantas otras, pueden aplicarse con este propósito.

Quien trabaja en gestión sabe que los procesos se ejecutan mejor cuando las personas saben exactamente qué hacer. Es lo que en la gestión lean llamamos “trabajo estandarizado”. En este sentido, como en cualquier organización, otra práctica que puede ayudar es intentar dejar lo más absolutamente claro posible a los profesionales involucrados qué deben hacer y cómo deben actuar. Por ejemplo, traduciendo de forma precisa y didáctica los protocolos de atención y los flujos de procesos que deben seguirse.

Para ello, puede ser útil elaborar, por ejemplo, tableros de gestión visual, con infografías sencillas pero detalladas, que hagan evidente, automáticamente con solo mirarlos, cómo deben realizarse los procedimientos. Esto también ayuda a agilizar la atención y a aumentar la seguridad.

Otro aspecto que ha despertado gran atención en esta crisis se refiere a las cadenas de suministro. Los cuellos de botella en el suministro de pruebas, equipos de ventilación mecánica, mascarillas, guantes, alcohol en gel y otros artículos se han vuelto cruciales. Se trata de una demanda para la cual el mundo no estaba preparado y a la que podemos dar una respuesta más rápida si contamos con cadenas productivas flexibles y adaptables.

Además de este problema estructural, de macroabastecimiento, también pueden ocurrir problemas en el flujo hasta la punta, donde estos productos necesitan llegar. Incluso cuando la distribución de estos artículos mejore y lleguen a las ciudades de mayor demanda, su camino hasta cada hospital no es nada trivial, y dentro de cada uno, desde los almacenes hasta los equipos médicos y los pacientes. Conceptos como el del sistema jalado (pull), la reposición señalizada por kanbans, en lotes pequeños y mediante rutas con ciclos rápidos de abastecimiento, son muy característicos del pensamiento lean y permiten mejorar la disponibilidad de los recursos donde se necesitan, con menores inventarios. Estas ideas ya se vienen usando con éxito, por ejemplo, para abastecer de medicamentos a los hospitales y pueden utilizarse para todos los insumos. Las técnicas de mantenimiento preventivo también pueden utilizarse para evitar que equipos vitales queden fuera de operación.

Hay diversas otras formas de mejorar la gestión hospitalaria, como, por ejemplo, equilibrar, o “nivelar”, la carga de trabajo entre los miembros del equipo, eliminar esfuerzos innecesarios y enfocarse en lo prioritario, desburocratizar los procesos de apoyo, mejorar la comunicación entre los integrantes de los equipos, etc.

Algunos gestores del área de la salud ya vienen aplicando con éxito conceptos del pensamiento lean para reducir las filas y mejorar la atención. La rápida difusión y utilización más amplia de algunas de estas buenas prácticas sin duda puede ser una ayuda importante en este momento. Para contribuir en este sentido, recomiendo aquí un contenido de lectura rápida, con consejos esenciales para aplicar de forma inmediata y práctica conceptos y prácticas de la gestión lean en los procesos hospitalarios: Lea el artículo.

Difundir información relevante que pueda ayudar a combatir el coronavirus es una de las armas más eficaces que podemos utilizar en este momento. También en lo que respecta a la gestión.