Malika Mir sobre el uso de la obeya en la farmacéutica Ipsen
Malika Mir: Soy la directora de información y digital de la empresa farmacéutica Ipsen. Mi foco es facilitar la transformación de los negocios a través de la innovación y la atención al cliente. Ipsen es una empresa farmacéutica global que emplea a 3.500 personas en todo el mundo y se especializa en neurología, endocrinología y urooncología. En 2012, nuestras ventas superaron los € 1.200 millones.
PL: ¿Desde hace cuánto tiempo la empresa usa principios y técnicas lean?
MM: Comenzamos hace cerca de un año en el departamento de TI, con foco en dos funciones principales (con un total de cerca de 60 personas involucradas): gestión de proyectos y gestión de cambios e incidentes.
PL: ¿Cómo era la situación del departamento antes de la introducción del pensamiento lean?
MM: Nuestros clientes internos (los usuarios finales) no estaban satisfechos con el servicio que les estábamos brindando. También era muy difícil obtener claridad sobre la manera en que gestionábamos el volumen de actividades: todos se quejaban de que no tenían tiempo ni recursos suficientes. Yo estaba convencida de que teníamos personas suficientes para hacer el trabajo, pero necesitaba datos para “unir los puntos” y, eventualmente, decidir si realmente necesitábamos contratar a más personas o no. Cuando llegó el lean, todo cambió.
PL: Su presentación en el Lean IT Summit de 2015 en París se centró en el uso del obeya en Ipsen. ¿Comenzó a usar una sala obeya de inmediato o la introdujo más tarde en la jornada?
MM: El obeya fue una parte crítica de nuestro plan desde el inicio. Lo introdujimos de inmediato para implementar una nueva manera de dar seguimiento a las actividades, pero también para hacer visibles para todo el equipo los nuevos estándares alternativos de trabajo. La reunión diaria de 10 minutos en el obeya, durante la cual las personas están alineadas y enfocadas en el mismo tema y pueden compartir sus problemas y desafíos con otras personas, ha sido particularmente útil.
La carga de trabajo del departamento está ahora bajo control, y ese es el mayor beneficio del que estamos disfrutando. El obeya es una herramienta versátil, y lo usamos de varias maneras: para trabajar con unidades de negocio, para la transformación digital general de la empresa y para capacitar a gerentes de primera línea. Su fuerza reside en que proporciona un lenguaje simple y común, que entienden todos dentro y fuera del departamento de TI.
Ahora comenzamos a invitar a otras áreas a la sala obeya para revisar los proyectos juntos. Aunque el lean todavía no se ha extendido a esos otros departamentos, comenzamos a crear conciencia.
PL: ¿Qué puede contarnos sobre su conferencia en el Summit?
MM: Mi conferencia se centró en mostrar a los participantes cómo estamos gestionando el portafolio de proyectos, con el objetivo de alcanzar la excelencia de punta a punta en la ejecución para nuestros clientes internos.
PL: En su opinión, ¿cuál es el papel de un departamento de TI en una organización?
MM: Veo el departamento de TI como el principal agente de cambio en una organización. Somos los que siempre están implementando nuevas soluciones tecnológicas y digitales, que terminarán impactando todo el negocio.
Tenemos una visión multifuncional por naturaleza y la capacidad de influir en cambios positivos en toda la organización. Con cada nueva tecnología que llega, incluso cuando se adopta solo en un departamento, tenemos la oportunidad de traer cambios completos al negocio.
PL: En una frase, ¿qué pudieron aprender los participantes con su presentación en el Lean IT Summit?
MM: Cómo liderar un equipo de casi 100 gerentes de proyecto y lograr que todos estén enfocados en el mismo objetivo: la alta satisfacción del cliente.
