¿Se puede estandarizar el trabajo creativo?

Después de tres años trabajando como coach lean, en enero de 2018 comencé a dirigir una pequeña empresa especializada en diseño de interiores para residencias contemporáneas. En mi nueva función, tuve la oportunidad - y, de forma crucial, la autoridad - de mejorar el trabajo utilizando las capacidades lean que había desarrollado.

Cualquier metodología de mejora que podamos adoptar en un negocio se basa en la repetibilidad de los procesos y, por lo tanto, en la estandarización. Con esto en mente, lo primero que planifiqué fue crear un estándar para todos nuestros arquitectos.

En nuestro entorno, cada arquitecto tiene su propia experiencia, desarrollada a lo largo del tiempo tratando con clientes y aprendiendo de colegas más experimentados. Esto significa que cada uno de ellos tiene una manera diferente de trabajar, criterios diferentes para determinar cómo debe gestionarse un proyecto y un enfoque diferente para analizar los requisitos del cliente. En cierto modo, cada uno de ellos es una unidad de negocio independiente.

Esto, obviamente, genera mucho desperdicio, porque todo el conocimiento adquirido por los arquitectos nunca se comparte realmente, y hace imposibles las mejoras operativas, porque cada uno sigue un proceso diferente.

Me esforcé por resolver esta situación en nuestro primer encuentro lean. Dos horas después, las personas parecían perplejas ante la idea de establecer un único método de trabajo para todos. Interrumpimos la reunión cuando una de ellas planteó la pregunta: "¿Realmente quiere ponerle un plazo a la creatividad?".

DERRIBANDO EL MITO DEL TRABAJO CREATIVO

Una tarde de sábado, en febrero, estaba sentado en mi sala pensando en cómo transmitir a mi personal el mensaje de que la estandarización y la creatividad pueden coexistir. Estaba con mi hermano Angelo, que es dos años menor que yo y es DJ profesional de música techno. Pensé que una profesión puramente artística como la de DJ podría ayudarme.

Le pregunté a Angelo si consideraba su trabajo una profesión creativa. Un poco sorprendido, respondió: "¡Claro que sí!". Entonces le pregunté si usaba algún tipo de procedimiento repetido - o estándar - en su trabajo. Pude notar que estaba a punto de decir: "No". Pero entonces se detuvo a pensar por un segundo. Comenzó a reflexionar en voz alta sobre cómo, siendo estudiante de humanidades, había aprendido que todos los autores (de poesía o prosa) seguían estructuras lingüísticas específicas. Ni hace falta decir que Angelo y yo profundizamos en el tema.

Cada vez que llego a casa, veo a mi hermano junto a su equipo escuchando música con los auriculares alrededor de la cabeza. Así que decidí comenzar nuestra discusión allí. Todos los días, Angelo pasa algunas horas investigando y buscando música para su biblioteca. Pero ¿usa un proceso específico para hacerlo?

Resulta que sí: hay ciertos sitios web que visita rutinariamente, y escucha música siguiendo un patrón específico. Cada vez que encuentra una pista que coincide con su gusto y sus necesidades (y las de su público), visita otro sitio para encontrar todas las pistas del mismo álbum. Si encuentra algo interesante, compra el vinilo y lo añade a su biblioteca. En esta parte de su trabajo, el trabajo creativo está en la selección de pistas - los “azulejos” que compondrán el “mosaico” de su actuación.

Cuando prepara un evento en vivo, sigue un conjunto diferente de reglas. En particular, selecciona algunas pistas que usará para abrir el espectáculo, según el lugar y el horario en que toca y el público que tiene delante. Angelo también lleva una selección de unos 200 vinilos: según la respuesta que recibe del público a las pistas de apertura, decide qué va a tocar esa noche (sabe qué "azulejos" tiene en su biblioteca gracias al trabajo de selección que hizo previamente).

¡Así que incluso los artistas siguen un proceso para alcanzar el nivel de desempeño deseado en su trabajo!

Hay otro ejemplo de profesión creativa que pocas personas asociarían con la estandarización: el chef. Si bien es cierto que los chefs expresan su increíble creatividad en la cocina, también debemos recordar que no son ellos quienes cocinan los platos en todos sus restaurantes con estrellas Michelin (imagine a Jamie Oliver corriendo frenéticamente de un restaurante a otro para revisar sus platos), sino que muchos profesionales altamente capacitados pueden preparar alimentos que cumplan con el alto estándar esperado.

Al igual que un DJ, el chef hace el trabajo de investigación y, a continuación, estandariza el proceso de cocción para que sus increíbles platos se reproduzcan siempre con el mismo resultado.

¡Claramente, la estandarización es una necesidad para todos, sin importar cuán creativo sea su trabajo!

¿CUÁNTA CREATIVIDAD HAY EN EL DISEÑO DE INTERIORES?

Después de compartir estos ejemplos con mis colegas, coincidí con ellos en que era posible identificar un proceso común para todos los arquitectos y diseñadores de interiores. Pero ¿qué estandarizar? ¿Y por dónde empezar?

En los ejemplos anteriores, hay una clara distinción entre el momento en que se imagina el producto y el momento en que se desarrolla y se “vende”. Todo el proceso se basa en un análisis cuyas consideraciones subjetivas representan la parte creativa del trabajo.

Podemos seguir un enfoque similar en el diseño de interiores, distinguiendo claramente la fase de investigación (durante la cual se identifican los “azulejos” que crearán nuestro producto) de la fase de ejecución.

Antes de hablar del sistema que creamos, sin embargo, permítame explicar la naturaleza de nuestro trabajo. Así es como suelen desarrollarse las cosas en nuestro negocio:

• El cliente discute sus requisitos con el arquitecto.
• Con base en estos requisitos, el arquitecto propone una solución que garantice la funcionalidad del espacio y tenga en cuenta los productos que se usarán allí.
• Tras una discusión más profunda con el cliente, se determinan los últimos retoques del mobiliario y de otros elementos decorativos.

Para hacer todo esto, el proyecto necesita contar con un método para analizar los requisitos, desarrollar un concepto básico del proyecto, estudiar el espacio disponible para decidir cómo organizarlo, conocer los productos que ocuparán el espacio y conocer las limitaciones de diseño de las diferentes opciones decorativas. Estos son los “azulejos” en los que todo arquitecto va a confiar.

TRATANDO DE RESOLVER EL ENIGMA

Ahora, permítame compartir con usted algunas de las soluciones que hemos desarrollado en los últimos seis meses para intentar crear estándares en el trabajo de los arquitectos.

• Libro de estilo

Cada proyecto comienza con una idea del aspecto que debe tener un espacio. Los arquitectos creen que todo se reduce a la creatividad y que no se puede identificar ningún patrón. Sin embargo, a lo largo de un evento kaizen, pudimos ver cómo es posible categorizar diferentes tipos de espacio. Identificamos unos 20 “espacios modelo”, con los que podemos relacionar todos los espacios que vemos en línea o en revistas. Ahora, antes de iniciar un proyecto, el arquitecto cuenta con una herramienta en la que puede confiar, un punto de partida para definir el aspecto que desea y para inspirarse. Para cada espacio modelo, creamos un “mood board” - una combinación de materiales y paletas de colores que podemos usar para obtener un efecto visual específico. Los arquitectos pueden entonces adaptarlo a las particularidades de su proyecto.

• Libro de proveedores

Un análisis de nuestros proyectos reveló que cada profesional tiende a usar marcas específicas de muebles. Dada la gran cantidad de empresas de muebles en nuestro catálogo y la dificultad de recordar sus productos, decidimos crear un libro de proveedores, en el que incluimos y categorizamos los productos de cada marca. Esto le da al arquitecto una visión general rápida de todos los productos que puede usar en el proyecto.

• Estándares de diseño

Una vez determinado el estilo del espacio habitable, comenzamos con la organización de los diferentes elementos que lo decorarán. Hasta hace poco, cada arquitecto tenía su propia manera de organizar el espacio y colocar los distintos elementos, con base en su experiencia previa. Estas soluciones también pueden estandarizarse. Por ejemplo, existen varias maneras de organizar el espacio en un baño, incluidos divisores físicos (como escalones, paneles o salientes) y divisores visuales (como un falso techo o diferencias de colores, materiales o acabados).

Estas soluciones predefinidas representan nuestros estándares de diseño - una colección de ideas sobre cómo organizar los diferentes elementos en un ambiente. Este conocimiento funciona como un supermercado del que el arquitecto puede obtener la solución más adecuada a las necesidades del cliente, sin tener que empezar desde cero cada vez. Los estándares se revisan continuamente, a medida que se desarrollan nuevas soluciones e ideas y se añaden a la lista.

¿LOS ESTÁNDARES MATAN LA CREATIVIDAD?

No hay duda de que los estándares que hemos creado hasta ahora están ayudando a los arquitectos en su trabajo. Sin embargo, la elección de cómo usar los diferentes bloques sigue siendo suya. Esta es nuestra manera de conjugar estandarización y creatividad. No obstante, descubrimos que, como estas decisiones no son lógicas, sino que tienen un fuerte componente artístico, es importante que la empresa tenga una idea clara de la dirección a seguir. En nuestro caso, por lo tanto, la decisión final sobre los estándares del proyecto la valida un director de arte.

Los resultados que hemos alcanzado hasta ahora demuestran de forma inequívoca que vamos por el buen camino. Para la planificación de un proyecto de un ambiente individual, por ejemplo, nuestro plazo de entrega estándar disminuyó de 3 días de trabajo a 0,5-1 días de trabajo.

La mecánica de reducción de desperdicios en nuestra firma está íntimamente ligada a nuestra capacidad de evitar el retrabajo: antes de lean, los arquitectos tenían que empezar cada proyecto desde cero y hacer un nuevo dibujo. Si había un problema, tenían que cambiarlo todo. También perdíamos mucho tiempo en la fase de renderizado, cuando seleccionamos colores y materiales. Esto está mejorando ahora.

Aprendimos que la estandarización del trabajo de nuestros arquitectos tiene implicaciones muy positivas en nuestro proceso de integración: mi estimación es que reduciremos a la mitad el tiempo necesario para convertir a un arquitecto principiante en un experto en decoración de espacios residenciales (que históricamente lleva entre cuatro y ocho meses).

Hay mucho margen de mejora en nuestra empresa, y espero con entusiasmo compartir nuestro progreso con usted en los próximos meses.