Cómo adaptarse a la Industria 4.0: una Guía paso a paso

Las empresas están poniendo un enorme foco en alinear sus sistemas y procesos con los requisitos de la Industria 4.0 y con la ola de nuevas tecnologías innovadoras e Inteligencia Artificial (IA) que seguirán impactando a muchos sectores industriales en el futuro. Con todos esos avances técnicos pendientes en el horizonte, veremos la sustitución gradual de las personas que tradicionalmente cumplen tareas o actividades manuales y transaccionales repetitivas de trabajo intensivo. Entonces, teniendo esto en mente, ¿cómo deben adaptarse su negocio operativo modernizado y su sistema de calidad en la era 4.0? ¿Qué aspecto deben tener y cómo deben configurarse?

Cuando observamos cómo se presentan los sistemas operativos actuales, el panorama puede ser, en muchos casos, excesivamente complejo, pues tenemos una vasta mezcla de medios de entrada y dispositivos de los que las personas extraen información y que usan a diario. A medida que miramos hacia el futuro y hacia el dominio de la tecnología digital aliada a la IA, queda claro que nuestra plataforma para un sistema operativo empresarial necesita configurarse para tener procesos simples y directos. Parece bastante obvio, pero es increíble ver cuánto pueden los seres humanos complicar demasiado las cosas cuando no consideran la frustración de los usuarios. ¿Cómo puede el lean ayudarnos a moldear esas plataformas tecnológicas y cómo podemos repensar nuestra manera de trabajar a medida que nos vemos obligados a remodelar o sustituir lo que tenemos hoy para alcanzar mejores resultados mañana? ¿Cómo podemos ayudar a influir en la forma en que esas plataformas se estructuran fundamentalmente y en el aspecto que pueden tener en el nuevo escenario digital en el que las empresas tendrán que operar?

Habiendo reflexionado y prestado mucha atención a esto durante mi trayectoria, aquí hay algunos pasos importantes a considerar cuando usted se enfrente a este desafío en su negocio.

1. Mapee el estado actual de dónde residen los sistemas, procesos e información existentes, en qué forma de medio, ubicación inicial o arquitectura del sistema, y cómo se puede acceder a ellos – copia impresa, interfaz digital, configuración de tipo de archivo en servidor remoto, centralizada y descentralizada, configuración en la nube.


• El estado actual del flujo de información del sistema y del proceso puede estar en una pizarra blanca o en la pared de la oficina, usando Post-its de colores – los colores deben indicar diferencias de tipo, función/departamento y área/sitio (usted puede decidir los detalles según cómo esté configurada actualmente su empresa).


2. Superponga a ese estado actual la tasa de aceptación de la experiencia del usuario (puede ser retroalimentación subjetiva/calificaciones de encuestas), lo que las personas realmente piensan sobre el sistema o proceso que usan hoy e información sobre si lo perciben como útil y beneficioso o como un obstáculo o una carga.


3. Ahora busque la redundancia, la retroalimentación negativa, el tiempo que toma recuperar o usar lo que se muestra en el mapa del estado actual, lo que puede o debe ser sustituido, actualizado o desactivado. Lo que puede simplificarse, reconfigurarse y obviamente mejorarse. Puede ser una imagen sorprendente.


4. Establezca un punto principal de entrada/salida de acceso a sus sistemas operativos y procesos asociados, la ventana o el panel principal. Usted debe enfatizar cómo se ve y funciona – manténgalo limpio, simple, directo, con íconos visuales atractivos y con el número mínimo de “clics” del mouse para acceder al siguiente subsitio o directorio.


5. Al reorganizar o crear su nueva plataforma a partir del estado actual, considere cómo fluirán los datos y las aplicaciones que harán interfaz con la plataforma. ¿Las API son seguras, fáciles de establecer y compatibles con cualquier nueva tecnología digital sustituta que usted desee construir o migrar al sistema operativo mejorado? Vea también cómo y cuándo (plazo y responsabilidad) pueden trasladarse las aplicaciones con la mínima interrupción o interferencia en la actividad comercial actual.


6. Cualquier sistema o proceso nuevo o existente que usted desee crear o migrar a una nueva aplicación digital debe ser probado y evaluado completamente por usuarios potenciales antes de lanzarse a la población general de usuarios que usará la nueva plataforma (punto clave). ¿Por qué? Usted necesita garantizar un alto involucramiento del usuario desde el inicio para que esto suceda. Por lo tanto, con anticipación, consulte a los antiguos usuarios sobre todas las características negativas del sistema o proceso anterior que será sustituido o actualizado e incorpore sus comentarios, lecciones y experiencias a lo que pretende lanzar (esto remite al punto 3).


7. Organice su sistema operativo como si el usuario o navegante no estuviera necesariamente familiarizado con la visión técnica ni entendiera las cosas de la forma en que usted (como constructor) o un usuario técnico tradicional podría hacerlo (otro punto clave). Lo que quiero decir aquí es crear un camino simple o una secuencia de pasos (clics mínimos del mouse) para que la mayoría de las personas que no están familiarizadas pueda seguir una secuencia lógica y de sentido común, sin sentirse intimidadas o perdidas en el primer uso. Intente también incluir palabras y terminología típicas y bien conocidas en los puntos de acceso de nivel superior de un subsistema o proceso. La jerga técnica solo debe aparecer después de que el usuario haya hecho una búsqueda detallada, haciendo clic en dos o tres niveles más profundos.


8. Asegúrese de contar con un servicio de respaldo seguro en la nube para todo lo que opera en la plataforma, que almacene perpetuamente cualquier dato presente y que se ingrese las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para que usted no se desanime si un dispositivo de medios/servidor local o remoto se cae. Todo en su plataforma debe ser siempre recuperable y estar actualizado. Es importante planificar esto, porque es inevitable que usted experimente interrupciones o intentos de intrusión en su sistema.

Como pensador lean, utilicé todos los puntos anteriores y capacité a los especialistas técnicos en determinadas funciones y disciplinas para considerar los puntos de contacto obvios y no tan obvios. Muchas veces no lograban verlos: las personas con orientación técnica pueden quedar cegadas por un foco demasiado grande en un camino fijo. A veces, “los árboles no les dejan ver el bosque”, como dice el refrán. Muchas veces tuve que describir el escenario y preguntar “por qué” para provocarlos a detenerse y pensar. Sin dar una respuesta o solución, intenté hacer comprender a las personas la necesidad de eliminar el desperdicio en los sistemas y procesos que creamos, eliminar pasos innecesarios o complejos, nivelar irregularidades o complejidades en las conexiones y crear caminos simples y directos. También enfaticé la importancia de eliminar la carga y la frustración de la experiencia del usuario para obtener lo mejor de lo que se construyó.