Cuando su GD genere resultados, es hora de mejorar: el ejemplo de Tilibra

Tilibra, que ya ha alcanzado grandes resultados con lean, viene experimentando el concepto y la práctica de la GD (Gestión Diaria) desde 2020 con mucho éxito. Los resultados son impresionantes. Alcanzaron un OEE (Overall Equipment Effectiveness) un 3% por encima de la meta establecida. Además, cumplieron el plan de producción, superando la meta establecida. Con ello se lograron ganancias de productividad, eficiencia y reducción de los tiempos de parada, lo que permitió a la empresa tener más disponibilidad para abarcar nuevos negocios en la unidad en la que se implementó la GD y la volvió más competitiva en su ramo de actividad.

Aun con todos esos buenos resultados, en 2022 Tilibra volvió a examinar cada una de sus GD operativas y viene implementando mejoras desde entonces, como la (re)definición del propósito de cada una, mejoras en la cadena de ayuda, la comprensión de que nuevas áreas también necesitan iniciar sus prácticas de Gestión Diaria y de que necesitan una GD gerencial para una mirada más macro y estratégica de la empresa.

Quisimos entender cómo conquistaron este nuevo nivel de gestión en una entrevista exclusiva con João Marcos Linares, Coordinador Lean en Tilibra, junto con Fabio Rogerio e Silva, sponsor del Proyecto Lean en Tilibra.

¿ustedes empezaron a aplicar la GD en Tilibra?

João Marcos y Fábio: Claro. Empezamos con nuestra célula piloto en 2020. Tilibra tiene dos unidades de producción en Bauru, y nuestro piloto fue en un sector de la Unidad 2. A partir de ahí, empezamos a replicar las iniciativas en el resto de la fábrica.

En la Unidad 2 ya logramos implementar cuatro tableros de GD: tres en la fábrica y uno en mantenimiento.

En la Unidad 1 iniciamos los trabajos a comienzos de 2021, un poco después, pero desde entonces ya logramos implementar seis tableros: cinco en la fábrica y uno en mantenimiento.

Además de esos diez tableros implementados (cuatro en la Unidad 2 y seis en la Unidad 1), recientemente estamos trabajando en implementar nueve más, algunos de forma virtual y otros de forma presencial: tres en contraloría, uno en abastecimiento, uno en PCP (planificación y control de la producción), dos en el centro de distribución (en la preparación de pedidos y en el área administrativa), uno en calidad y seguridad y uno en el almacén de materiales. Así que puedo decir que estamos implementando muy rápidamente; estamos construyendo un sistema de gestión robusto.

LIB: ¿Y qué impactos de la GD pueden ver hoy en Tilibra?

JM/F: Creo que todo empieza por la estabilidad. Lo que la GD nos proporciona en primer lugar son procesos más estables y previsibles, lo que nos permite entregar los pedidos más rápidamente y de forma correcta a la primera, eliminando la necesidad de retrabajos costosos.

Para quien está trabajando, para quien está allí dentro todos los días, queda muy claro que la GD mejoró mucho nuestros procesos, pero incluso para quien está afuera basta con mirar nuestros indicadores, como el OEE, para notar el cambio. Hoy todos están dentro de la meta, mientras que antes sufríamos mucho y solo lográbamos alcanzar pocas metas. Todo eso ocurre porque hoy los problemas se muestran de forma más clara; se vuelven evidentes para todos, que trabajan activamente en resolverlos.

Creo que otro punto importante son los A3. Antes de la GD ya hacíamos A3, pero siempre eran muy aleatorios: decidíamos hacer un A3 según nuestras suposiciones (muchas veces equivocadas). Cuando empezamos a entender mejor los indicadores, nos dimos cuenta de que muchas veces hacíamos informes A3 que no eran necesarios, desperdiciando el valioso tiempo de nuestros colaboradores, mientras que lo que realmente necesitaba un A3 no se abordaba.

Por último, pudimos notar que la GD les dio a las personas un sentido mucho mayor de propiedad sobre sus procesos. Hoy entienden que los procesos son suyos y que las mejoras realizadas van a facilitar el trabajo que hacen. Así se creó una cultura de mejora en todos los rincones de la empresa, con personas empoderadas para tomar las riendas de los procesos.

LIB: ¿Qué obstáculos encontraron hasta ahora en el camino y cómo los superaron?

JM/F: Una dificultad en la que todavía estamos trabajando se refiere a la cadena de ayuda. Antes de la GD, nuestra cadena de ayuda era muy informal y poco estructurada; usábamos grupos de WhatsApp para nuestra comunicación oficial. La GD nos mostró que necesitamos estructurar mejor la cadena; es una necesidad si queremos volvernos más eficientes en este aspecto tan importante de la GD. Es algo que ya mejoramos mucho, pero en lo que todavía estamos trabajando.

Ahora bien, una de las cosas que más nos ayudó recientemente en nuestros avances con la GD fue el libro Gerenciamento Diário para Executar a Estratégia (Gestión Diaria para Ejecutar la Estrategia), de José Roberto Ferro y Robson Gouveia, el libro más reciente publicado por el LIB, que trata sobre el tema. Cuando supimos de la publicación, enseguida programamos lecturas conjuntas del libro y la realización de nuestro hansei con base en él. Así formamos un grupo de lectura, en el que en cada reunión una persona diferente explicaba una parte del libro. Solo hacíamos las reuniones si todos habían leído la parte acordada; de lo contrario, posponíamos la reunión.

El libro nos abrió los ojos a muchas cosas: nos dimos cuenta de que nos habíamos saltado la importante etapa de definir un propósito antes de hacer la GD, lo que la desconectaba de lo que intentábamos alcanzar. Con el libro, la calidad de la GD que hacíamos aumentó muy rápidamente. En poco tiempo tuvimos que cambiar las metas, porque muchas (que antes nos costaba alcanzar) se pusieron en azul, es decir, logramos alcanzarlas o incluso superarlas; el libro hizo que nuestras metas fueran muy fáciles de alcanzar, así que tuvimos que subir el listón. Además, nos ayudó a darnos cuenta de que muchos problemas volvían porque no habíamos resuelto la causa raíz de forma apropiada.

LIB: ¿Y cómo fue el compromiso del personal? ¿Fue fácil sumar a todos?

JM/F: Cuando hicimos nuestro piloto, los colaboradores tenían muchas dudas; muchos no creían en ello. Pero no tardaron mucho en empezar a entender qué era la GD y, en consecuencia, en sumarse. Pronto se dieron cuenta de que la GD les permitía ser escuchados y resolver los problemas de los procesos. Así, se dieron cuenta de que la GD es interesante para ellos.

Hicimos un esfuerzo por mostrar eso desde el principio, y creo que fue productivo, porque no sentimos una resistencia muy grande por parte de ellos. Eso no quiere decir que no haya dificultades de participación; claro que las hay. Pero a mediano plazo logramos eliminar la lista de asistencia, porque las personas percibieron el valor de estar allí.

En realidad, una de las barreras que enfrentamos en materia de compromiso vino del liderazgo. Pasó bastante tiempo hasta que se dieron cuenta de que compartir información allí también facilitaba su trabajo, porque ya no necesitaban salir corriendo por la fábrica en busca de alguna información que necesitaban. Ya hacíamos algo parecido a la gestión diaria en las áreas fabriles y, a partir de la lectura del libro, perfeccionamos nuestro método de conducción de las reuniones. A partir de ahí, también se dieron cuenta de cómo la GD podía ayudarlos en su papel de mentores, convirtiéndose en verdaderos sensei para los colaboradores.

LIB: ¿Y cuáles son ahora los próximos pasos para Tilibra?

JM/F: Ya implementamos la GD en casi toda Tilibra, pero la palabra clave ahí es “casi”. Todavía necesitamos implementarla en varios departamentos.

Además, necesitamos poner en marcha nuestro tablero gerencial, porque hasta ahora solo hemos implementado tableros operativos en la fábrica. Ya iniciamos el proceso para implementar el tablero gerencial, pero todavía estamos muy al principio, así que necesitamos disciplina para continuar y mantenerlo.

Lo que tenemos en mente es que siempre debemos evolucionar, y necesitamos humildad para reconocer que nuestro proceso de gestión todavía puede mejorar mucho, así que vamos a trabajar en ello. Estamos muy entusiasmados con el rumbo que llevamos, pero somos conscientes de que un pequeño descuido puede sacarnos del camino; por eso siempre estamos buscando formas de mejorar nuestra GD, como hicimos recientemente con el libro del LIB.