Em meio à maior crise dos últimos tempos, de contornos ainda indefinidos, 800 praticantes lean, de 180 empresas, se reuniram para trocar experiências no Lean Summit 2016. Isso mostra a força da comunidade lean e sua convicção de que, nesses momentos, devemos intensificar, e não reduzir, os esforços para agregar cada vez mais valor aos clientes com menos desperdício.

O Summit deste ano teve como tema: colocando em prática o Lean Tranformation Framework (LTF), com sessões organizadas em torno das dimensões da transformação lean: propósito, processos, capacitação, sistema de gestão, estilo de liderança e pensamento básico.

Seria impossível resumir todos os inúmeros aprendizados; destaco abaixo algumas discussões marcantes em cada uma dessas dimensões, que nos desafiam à reflexão.

Propósito

Na dimensão propósito, percebemos como é difícil para as empresas responderem claramente, em cada iniciativa lean, qual problema queremos resolver e por quê.

No Summit foi destacado a importância da conexão entre os objetivos e as formas para alcançá-los, desde a visão e a missão da empresa como um todo até as de cada pessoa da organização, através do Hoshin Kanri.

O desdobramento detalhado da estratégia, com alinhamento horizontal e vertical, obtido com o Hoshin, é fundamental para garantir que os problemas que serão tratados sejam realmente os prioritários, evitando desperdícios de esforço.

Os exemplos apresentados ilustram a jornada típica da maioria das empresas, que levam o lean a esse nível estratégico após resultados iniciais de aplicações localizadas que mostram para a companhia e para a alta direção o potencial do lean. Se sua organização já avançou em áreas ou processos específicos, pode ser a hora de evoluir para a aplicação mais ampla dos conceitos lean, desde a estratégia.

Processos

As mudanças necessárias nos processos de trabalho, puxadas pelo propósito definido, são a parte mais visível da transformação lean.

A cada Summit, fica evidente a contínua evolução do grau de maturidade da comunidade lean no Brasil. Os casos apresentados trouxeram diversos elementos novos, em relação aos mostrados em eventos anteriores, seja aprofundando as formas de aplicação dos conceitos lean, seja ampliando sua abrangência em todas as áreas das empresas e setores.

Coisas que seriam inimagináveis há alguns anos foram apresentadas, tais como:

• Jidoka em organizações de saúde.
• Processos administrativos com ganhos de produtividade e qualidade de dar inveja a qualquer manufatura.
• Desenvolvimento lean de produtos e processos em empresas de diferentes portes, reduzindo drasticamente a complexidade e o lead time e maximizando a inovação.
• Aplicações na cadeia de suprimentos, integrando todos os departamentos internos e os fornecedores.
• Empresas de serviço com aplicações avançadas, e aplicações iniciais em serviços públicos.
• Processos de venda totalmente redesenhados através do lean, obtendo maior conexão com o cliente e operando com gerenciamento diário e trabalho padronizado, obtendo aumentos de vendas extraordinários.

Em setores onde o lean já é aplicado há mais tempo, como manufatura e logística, também foram apresentados casos que aprofundam os fundamentos e trazem novas formas de expansão para diversos fluxos. Se antes todos os setores e funções das empresas buscavam aprender o lean a partir dos exemplos da manufatura e produção, hoje o fluxo de trocas de aprendizados se dá em todos os sentidos e nos mostra quantas fronteiras temos ainda a explorar.

Capacitação

A dimensão de capacitação das pessoas é uma das mais difíceis na transformação lean. Destaco dois aspectos fundamentais que foram abordados nesse Summit.

O primeiro é a forma como essa capacitação é cascateada, de forma a chegar a toda a organização. Alguns casos ilustraram o sucesso de mecanismos que podem ajudar muito nessa tarefa: o coaching que cada líder deve fazer, desenvolvendo cada membro de sua equipe, e a formação de multiplicadores que aprendem o lean de forma prática através de implantações com resultados, e continuam disseminando a formação e a aplicação em suas áreas.

O segundo aspecto que foi bastante discutido é o papel da área de Recursos Humanos, atuando como o propagador dos valores e da cultura lean, visando desenvolver cada colaborador como um solucionador de problemas.

Por um lado, a viabilidade dessa integração do RH na jornada lean ficou evidente através de casos de empresas com práticas extremamente avançadas nessa área, que deram um salto adicional incorporando os conceitos lean em seus processos de gestão de pessoas. Por outro, percebe-se que aplicações nesse sentido são pouco disseminadas, estando a função de RH ainda distante da transformação lean em muitas empresas.

Sistema de gestão e estilo de liderança

O sistema de gestão e o estilo de liderança suportam todas as dimensões anteriores, e, sobre esses assuntos, destaco alguns aspectos que marcaram as discussões.

Sobre o sistema de gestão, foram mostradas experiências de empresas que estão procurando conectar o hoshin kanri, os processos de liderança, o gerenciamento diário e a gestão por fluxos de valor em um sistema coerente que incorpore a filosofia lean. Podemos dizer que são experiências pioneiras, pois a maioria das empresas ainda mantém seu sistema de gestão intacto, mesmo após diversas mudanças em seus processos.

Quanto ao estilo de liderança, causou grande impacto a sessão onde CEOs contaram como ocorreu sua transformação pessoal, ao mesmo tempo em que a empresa se transformava, e como eles perceberam, em diferentes momentos, que, se essa mudança não ocorresse, eles mesmos acabariam se transformando em obstáculos ao avanço.

Pensamento básico

Na dimensão do pensamento básico, foi reforçada a ideia de que as mudanças necessárias de modelos mentais, em direção à cultura lean, não ocorrem de maneira independente, mas sim combinando as mudanças de processos e comportamentos. A comparação entre os estilos de gestão tradicional, moderna e lean, discutida em uma sessão, trouxe uma provocação à reflexão sobre toda a herança cultural de modelos de gestão que trazemos e em que sentido desejamos seguir na transformação lean.

Outro aspecto que merece destaque é o objetivo que temos em todo Summit, que é o de desenvolver o espírito da comunidade lean, que aprende coletivamente. Esse espírito foi reforçado pela inovação no formato do evento, que adotou, neste ano, sessões paralelas em um grande espaço comum, bem como pela grande adesão às atividades de interação fora das sessões, como a exposição “Compartilhe seu A3”.

Essas são algumas reflexões pessoais a partir do que vi no Lean Summit 2016. Continuaremos discutindo e aprofundando todos os temas tratados através de artigos, fóruns, eventos etc.

Esperamos que os aprendizados desse Summit cheguem a toda a comunidade lean e estimulem aplicações práticas que gerem avanços e transformações cada vez mais sustentáveis.