Gestión visual para apoyar el trabajo estándar de los líderes
El papel del liderazgo es fundamental para sostener la transformación lean. Pero ¿cómo debe comportarse el liderazgo lean? ¿Qué cambios deben hacerse en la forma de trabajar de los líderes? ¿Cómo pasar del modo actual de apagar incendios a una situación en la que los líderes estén efectivamente involucrados en la mejora del desempeño del negocio y en el desarrollo de las personas?
Una de las herramientas más importantes de apoyo al trabajo del liderazgo lean es la Gestión Visual. La Gestión Visual permite que todos sepan cómo van las cosas, sin necesidad de preguntar a nadie ni de encender una sola computadora.
Podemos definir la Gestión Visual como un sistema de planificación, control y mejora continua que integra herramientas visuales sencillas que permiten entender, con un rápido “vistazo”, la situación actual, y que apoya el trabajo estándar del liderazgo para garantizar la adherencia de los procesos a los estándares y hacer posibles las mejoras permanentes.
La Gestión Visual debe permitir que todos puedan ver y entender lo mismo, haciendo transparente la situación, ayudando a centrarse en los procesos y no en las personas, además de priorizar lo que realmente es necesario. Debe proporcionar información que genere acciones en el punto de comunicación. Además, debe ser mantenida por quienes realmente realizan el trabajo, que deben ser los primeros en percibir las anomalías. Y, por último, debe estar conectada con los objetivos del negocio.
Mucha gente confunde la Gestión Visual con la “contaminación visual”, es decir, la disposición de una diversidad de información histórica en cuadros y paneles expuestos como papel tapiz. Eso es totalmente diferente de lo que definimos como Gestión Visual, que debe permitir entender y ver las anomalías lo más cerca posible del lugar y del momento en que ocurren, y saber qué se está haciendo para corregirlas.
Cuando hablamos de Gestión Visual, nos referimos también a los métodos y prácticas que permiten realizar el “genchi genbutsu”, el “vaya a ver directamente, con sus propios ojos, el lugar donde las cosas realmente suceden”. Recordamos la diferencia esencial entre hechos (el mundo real) y datos (información proveniente de la realidad). La Gestión Visual ayuda a entender los hechos.
Pero ¿qué va a ver el liderazgo en el “gemba”, el lugar donde las cosas realmente suceden? El trabajo estándar del liderazgo consiste en participar en actividades repetitivas diseñadas para identificar situaciones anormales, como trabajo fuera del estándar, inventarios fuera del estándar, niveles de entrega fuera del estándar, costos fuera del estándar, nivel de accidentes fuera del estándar, etc. Y, con ello, identificar las “brechas” y desviaciones y establecer las acciones correctivas.
Pero ¿cómo deben hacerlo los líderes? Mediante caminatas por el “gemba”, cuidadosamente diseñadas para revisar las herramientas fundamentales de la Gestión Visual.
En cada uno de estos niveles, desde los líderes de equipo y supervisores hasta los gerentes y directores, hay herramientas específicas de gestión visual que deben observarse en estas caminatas.
Por ejemplo, en una fábrica se puede seguir el tablero horario de producción (QAP) para saber si hay retrasos y cuáles son los problemas. El líder del equipo cada hora, el supervisor cada medio día, el gerente diariamente y el director semanalmente. Se puede tener un tablero general que muestre los principales indicadores, como calidad, 5S, costos, etc., básico para todos, en un lugar de fácil acceso para todos. O bien pueden existir Andon para activar la cadena de ayuda, fundamental para los líderes de equipo y supervisores.
En las áreas administrativas, la Gestión Visual es igualmente importante. Por ejemplo, el área de Compras puede exponer la llegada de materiales, la colocación de pedidos, la existencia de retrasos, inventarios de materias primas por encima o por debajo del estándar establecido, una evaluación semanal del desempeño de entrega de los proveedores, colocada en un lugar adecuado, etc.
Pero no debemos olvidar el estilo diferente que requiere el liderazgo lean. La Gestión Visual no es la forma en que el liderazgo ejerce un control más cercano y fuerte o gestiona a nivel micro. El “vaya a ver” permite al líder lean desempeñar su papel en la cadena de ayuda, es decir, contribuir a que las personas entiendan y resuelvan los problemas reales.
Una caminata por el “gemba” sin una Gestión Visual adecuada se convierte en un evento festivo con las palmaditas en la espalda de los “líderes populistas”, o bien en un evento para señalar con el dedo a los “culpables” y buscar responsables, realizado por “líderes autoritarios tradicionales”. La caminata por el “gemba” se vuelve así puro teatro, a veces una comedia en la que las personas se divierten, a veces una película de terror en la que las personas quedan atemorizadas e intimidadas.
¿Cómo puede el líder lean ayudar efectivamente, más allá del discurso muchas veces vacío del “líder servidor”? Si el líder no sabe qué mirar y ver, qué concluir de la situación, y no ayuda a las personas en la búsqueda de las causas raíz, no es capaz de ayudar. Los líderes deben desarrollar a las personas y a las organizaciones para mejorar continuamente. Lo que ellos o ellas dicen o hacen orienta los comportamientos, por ejemplo, hacia ocultar o exponer los problemas. La caminata por el “gemba” se convierte así en un elemento esencial para que el líder lean ejerza su papel.
El papel del líder lean, en su trabajo diario de resolver problemas, planificar, implementar mejoras y desarrollar personas, debe estar apoyado por una Gestión Visual adecuada. La Gestión Visual debe ayudar a cambiar comportamientos y contribuir a transformar el papel y el estilo del liderazgo.
PD. El 17 de agosto ofreceremos el nuevo workshop Cadena de Ayuda, fundamental para establecer una estructura de apoyo y de resolución de problemas de forma sistemática y estandarizada, en el que estarán presentes algunos elementos de la Gestión Visual.
