Gestión Diaria y Experimentación en una Crisis

En estos tiempos de crisis, todo parece estar en un estado constante de cambio. En pequeños negocios y en enormes corporaciones, en procesos individuales, en estaciones de trabajo y entre las operaciones, todas nuestras suposiciones y hábitos están siendo desafiados. Lo único que sabemos con certeza es que nada es seguro. 

En este contexto, es natural concentrar inicialmente nuestros recursos y esfuerzos en sobrevivir — la reacción más humana. Para muchos, esto significa detener nuestras actividades de planificación, postergar decisiones, detener las operaciones, cancelar las órdenes de compra, despedir personas de forma masiva, etc. Para algunos (probablemente pocos) de ustedes, la “nueva normalidad” está trayendo la oportunidad de acelerar el crecimiento, contratar personas y comprar más o nuevos materiales o servicios. 

Independientemente del grupo al que usted pertenezca, es obvio que ajustarse a esta situación completamente nueva es algo que todos necesitan hacer y están haciendo ahora. Con esto en mente, creo que todos deberíamos hacernos algunas preguntas: 

• ¿Cuáles son las herramientas y técnicas más importantes que necesitamos ahora? 
• ¿Cuál es el mindset correcto para enfrentar esta crisis? 

En mi opinión, la Gestión Diaria es, de lejos, el proceso más importante en el que usted necesita concentrarse, ya que brinda la claridad que necesita para tomar las decisiones más importantes del negocio con base en hechos y datos — en lugar de suposiciones y emociones. Dependiendo de en qué punto esté de su jornada lean, su sistema de Gestión Diaria podrá necesitar ajustes y fortalecimiento, o ser repensado si lo que usted tiene no es lo suficientemente robusto, o incluso implantarse desde cero.

En cuanto al mindset, sugiero poner la experimentación en el corazón de su trabajo — como forma de transformar cada día en un nuevo experimento. 

Pero ¿qué significa esto en términos prácticos? ¿Qué necesitamos hacer ahora? 

La mayoría de las organizaciones probablemente ya creó un proceso de gestión de crisis en diferentes niveles de la organización (algunas pueden incluso estar usando una “sala de guerra” — u obeya, un término que parece más apropiado que nunca en este momento). Ese proceso posiblemente funciona a diario y ha demostrado ser, como era de esperar, muy caótico a veces. Esto es completamente normal, especialmente considerando las circunstancias excepcionales. 

Si su empresa ya tiene un sistema estructurado de Gestión Diaria, es muy probable que la estrategia conectada a él tenga que revisarse sustancialmente, ya que el mes actual (y probablemente los próximos) será muy diferente de lo que imaginábamos hace algún tiempo, cuando se hicieron los planes. A la luz de estos nuevos acontecimientos, puede ser necesario revisar sus rutinas de Gestión Diaria. 

En un proceso típico de Gestión Diaria, cuando observamos el ciclo de aprendizaje PDCA, las fases de planificar y hacer están definidas principalmente por la estrategia y los objetivos estratégicos. Y lo que se hace cada día para llegar allí está representado por la C (verificar) y la A (actuar). En este momento, debido a la incertidumbre y la inestabilidad actuales, puede ser necesario revisar nuestros objetivos estratégicos a diario (es decir, un nuevo P-D cada día), lo que, claro, exigiría una respuesta diferente (un nuevo C-A cada día). Es posible que tenga que hacer un ciclo PDCA completo cada día — a veces más de uno por día, incluso cada hora. 

Mientras trabaja en su fase de planificación, debe saber que tendrá que tomar decisiones con información disponible limitada, en circunstancias que cambian continuamente y, con frecuencia, en un contexto muy estresante. Necesitará responder a la pregunta “¿qué problema estamos intentando resolver?” más rápido que nunca, porque mañana puede surgir un problema completamente nuevo. 

Otra condición previa para poder atender eficazmente las necesidades del negocio en este momento crítico es alinear lo más posible los tres principales niveles de la Gestión Diaria — estratégico, gerencial y operativo — implementando una estrategia sólida de complementación. 

Otro desafío — especialmente para las organizaciones que todavía no dominan el uso de la Gestión Diaria — es hacer todo esto de forma remota, ya que los confinamientos en todo el mundo obligan a la mayoría de nosotros a quedarnos en casa y trabajar desde allí. Esas empresas tendrán que aprender rápidamente, quizás apoyándose en un software amigable que simule la misma dinámica de una reunión presencial de Gestión Diaria usando herramientas sencillas de gestión visual. Usted necesitará adaptar la solución digital a sus necesidades para permitir el flujo de información crítica en toda la empresa y seguir eficazmente las acciones y los resultados esperados (real vs. esperado). 

Las organizaciones — principalmente aquellas que todavía no han adoptado el pensamiento lean — tendrán que cambiar necesariamente su mindset, independientemente de que su personal acepte o no el cambio y tenga o no la capacidad de hacer ajustes rápidos. Necesitamos entender que, ante una emergencia como la pandemia de Covid-19, necesitamos ciclos de aprendizaje mucho más cortos, por lo menos diarios. Hasta hace poco, esto podía dar a una empresa una ventaja competitiva; ahora, es una cuestión de supervivencia. Claro, hay una buena probabilidad de que usted también cometa errores todos los días; sin embargo, el propio hecho de que al día siguiente estará de vuelta le permitirá ajustar, aprender y pasar al próximo experimento. Al fin y al cabo, ese es el tipo de velocidad de aprendizaje que toda organización debería buscar. 

Claro, cuando finalmente se asiente el polvo y surja la nueva normalidad, también será necesaria una gran reevaluación de su estrategia general. Puede ser muy diferente de lo que ha sido hasta ahora, para reflejar los cambios en las condiciones del mercado. La demanda probablemente fluctuará durante algún tiempo, lo que lo obligará a definir un nuevo tiempo takt y posiblemente a revisar también su presupuesto. Mientras ese momento no llega, cuide a su personal — es esencial para su futuro — y apoye su salud física y mental — al, respectivamente, ofrecer un ambiente de trabajo seguro y proteger sus empleos. 

Recuerde: lo que hacemos hoy hará que su empresa sea mejor mañana, independientemente de la situación en que nos encontremos. Es nuestra obligación hacer todo lo que podamos para que sea mejor que nunca.