La TI Lean debería ser el centro de una transformación digital

La empresa de investigación en tecnología de la información Gartner llama a la TI “bimodal”. En otras palabras, divide la entrega de la TI en dos categorías: un tipo de TI es convencional, lento, y su principal propósito es dar soporte a las operaciones actuales; mientras que el otro es disruptivo, ágil y enfocado en encontrar nuevos negocios digitales.

Algunos entusiastas de la Era Digital consideran erróneamente que el lean es un enfoque dedicado únicamente a la eficiencia y rápidamente lo caracterizan como algo obsoleto que solo es relevante para la TI convencional (el primer modo, si usamos la categorización de Gartner).

En mi opinión, esta visión es muy limitada y muestra una falta de comprensión sobre la forma en que ha evolucionado la gestión moderna. Uno de los primeros consultores de gestión, Frederick W. Taylor, creía firmemente que se podía crear una empresa efectiva dividiendo un empleo en tareas separadas e identificando la mejor forma de realizar cada una de ellas.

Las funciones especializadas tal como las conocemos hoy (y la TI es sin duda una de ellas) son el resultado de este tipo de pensamiento gerencial. Sin embargo, la digitalización está proliferando, y la información ahora puede compartirse mucho más rápidamente (muchas veces en cuestión de segundos), lo que hace que el entorno de trabajo sea más complejo que nunca.

Como resultado, los enfoques de mando y control que alguna vez fueron tan poderosos en los negocios empiezan a desmoronarse. Lo que se ha fortalecido, en cambio, es la idea de que el pensamiento lean es más útil en una transformación digital del negocio que los principios de la gestión tradicional, gracias a conceptos como la conciencia sistémica y la organización que aprende, y a su enfoque en el análisis de datos estadísticos y en el intercambio transparente de información (lo que trae a la mente el principio jidoka de Toyota).

Como dice el general Stanley McChrystal en “Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World”:

“La eficiencia sigue siendo importante, pero la capacidad de adaptarse a la complejidad y al cambio continuo se ha vuelto imperativa”.

Es por eso que el lean es la metodología ideal para garantizar que la TI tenga la función que merece en una transformación digital. Y esto se aplica a los dos “modos” de la TI: para el legado, los sistemas convencionales, el lean puede mejorar la eficiencia, la velocidad, los niveles de costo y la estabilidad, mientras que para los nuevos esfuerzos digitales puede permitir el aprendizaje experimental, la capacidad de transformación, la cooperación y el desbloqueo de oportunidades de negocio.

EL DESAFÍO DEL APRENDIZAJE

Hoy las organizaciones enfrentan el desafío urgente de tener que descubrir nuevos caminos para la innovación y encontrar nuevas oportunidades de negocio basadas en la TI (estoy pensando en negocios revolucionarios, como Uber).

Para transformar ideas innovadoras y transformadoras en negocios exitosos, usted necesita integrar por completo la función de TI con el resto de su organización y garantizar que ambas cooperen. E incluso eso puede no ser suficiente: también necesita involucrar a sus clientes potenciales.

Al diseñar servicios digitales, el PDCA es el que rige el juego: así es como podemos probar ideas de negocio con los clientes y aprender a fracasar de forma rápida y barata (la naturaleza iterativa de la mejora y del aprendizaje que caracteriza las transformaciones digitales de hoy reduce el riesgo inherente a realizar una inversión) cuando las ideas no cumplen su promesa.

CÓMO TRANSFORMAR LOS SILOS EN UNA PERCEPCIÓN COMPARTIDA

El punto fuerte de la TI convencional reside en que sus profesionales conocen todas las etapas y partes del sistema, lo que es crítico para cualquier transformación lean.

El propósito general de una transformación así es crear un flujo de punta a punta que atraviese los silos. Sin embargo, en las organizaciones de hoy, el producto que fluye no es físico: es información (que, por ejemplo, se transfiere y manipula en aplicaciones o se almacena en bases de datos).

La TI tiene todo el conocimiento necesario para ayudar a simplificar ese flujo, recopilar datos sobre los tiempos de ciclo y revelar el inventario en proceso digital antes invisible.

Es su responsabilidad como líder garantizar que exista una comprensión amplia del flujo de información y del propósito de la organización en su conjunto. Por eso, creo que las salas obeya físicas y digitales son cruciales para proporcionar información transparente y hacer posible la toma de decisiones descentralizada. De forma un tanto paradójica, las notas en Post-its, las pizarras blancas y las reuniones diarias siguen siendo más eficaces para crear una comprensión común y una cultura de colaboración que las descripciones de funciones estrictamente definidas, los organigramas o las aplicaciones para compartir datos.

Es muy probable que su departamento de TI ya utilice métodos populares, como scrum, ágil, devops o kanban, lo que significa que ya hay personas allí que conocen los conceptos de flujo, reducción del inventario en proceso y visualización. Estoy seguro de que la TI estará encantada de compartir sus ideas sobre los desafíos actuales del negocio - ¡y usted debería escucharla!

El pensamiento lean es una base sólida para sus esfuerzos de digitalización. Puede y debe usarse como una estrategia disruptiva para transformar la TI, no en términos de tecnología (que ya está disponible), sino en términos de mentalidad de gestión.