Pequeños negocios, gran impacto

Las pequeñas empresas representan alrededor del 90% de la economía global y son responsables de una enorme proporción del empleo. Sin embargo, cuando se trata de lean, a menudo se las pasa por alto. La mayoría de las transformaciones lean de las que oímos y leemos se refieren a organizaciones medianas y (con más frecuencia) grandes – muchas de ellas con miles de empleados y dependientes de cadenas de suministro que atraviesan distintos continentes.

Pero la experiencia del Lean Institute Brasil (LIB) y del SEBRAE en los últimos tres años demuestra que lean también puede tener un impacto muy positivo en las pymes.

El SEBRAE es una agencia financiada por el gobierno, presente en todos los estados brasileños, que se dedica a apoyar a las pequeñas y medianas empresas. Históricamente, su enfoque para desarrollar las capacidades de estas organizaciones se ha basado en capacitaciones e intervenciones presenciales. Cuando llegó la pandemia, este modelo rápidamente se mostró problemático y el SEBRAE buscó una manera de transformar una dificultad en una oportunidad.

Fue en esa época cuando se pusieron en contacto con el LIB y nos pidieron que desarrolláramos un programa de consultoría – llamado Quick Wins – para sus miembros en el estado de São Paulo. La iniciativa tenía como objetivo ofrecer a las pymes soluciones inmediatas y de impacto para los desafíos que estaban enfrentando. A diferencia de los programas tradicionales, Quick Wins fue diseñado para ser 100% online, ofreciendo capacitación pregrabada junto con sesiones de coaching online en tiempo real (usamos diferentes plataformas – Zoom, Meet, videollamada de WhatsApp – para garantizar que cada empresa tenga acceso continuo a nosotros, independientemente de su infraestructura tecnológica).

Las empresas miembros del SEBRAE que necesitaban ayuda – que iban desde iglesias hasta peluquerías y tiendas – fueron animadas a participar en el programa Quick Wins. Los resultados han sido impresionantes y desafían nuestros prejuicios sobre la escalabilidad de los principios lean.

El conocimiento adecuado para las personas adecuadas en el momento adecuado

Al no poder visitar las empresas debido a las restricciones de la Covid, nuestros consultores tuvieron que encontrar una manera diferente de evaluar el estado actual de las empresas del SEBRAE para luego ofrecerles una propuesta de mejora. Por eso, en la fase de diagnóstico, piden a las empresas que graben un video que muestre el proceso con el mayor detalle posible. Esta es nuestra manera de "ir al gemba".

Con solo dos a cuatro semanas disponibles para completar nuestras intervenciones y garantizar mejoras tangibles y rápidas, sabíamos que un enfoque tradicional no sería suficiente. Por lo tanto, para ayudarlos a desarrollar una comprensión básica de lean, nuestros instructores piden a los aprendices que vean el contenido en video desarrollado por el LIB - parte de él obligatorio, parte bajo demanda. Las sesiones de coaching se utilizan luego para desafiar a las empresas clientes a ejecutar las mejoras identificadas junto con los consultores.

Debido al tiempo limitado disponible para ayudar a las organizaciones a lograr estas victorias rápidas, el LIB decidió limitar el alcance de lo que se enseñaba en el programa a un pequeño número de herramientas y técnicas lean fundamentales. El curso de capacitación online que desarrollaron es completo sin ser excesivo e incluye las herramientas de mayor impacto del conjunto de herramientas lean: mapas de proceso, hojas de instrucción de trabajo, Ishikawa, 5 porqués, matriz esfuerzo-impacto, 5S y diagramas de espagueti. Algunas de estas herramientas - como las 5S - se añadieron en una etapa posterior, en respuesta a solicitudes de las empresas clientes.

La naturaleza de los problemas presentados a nuestros consultores ha evolucionado con el tiempo. Inicialmente dominados por incertidumbres relacionadas con la pandemia, los casos presentados pasaron a desafíos más centrados en las operaciones a medida que las empresas se adaptaban al cambio de escenario.

Ejemplos

Como se mencionó, todo tipo de organizaciones participaron en el programa Quick Wins. Estos son algunos ejemplos breves de los problemas que enfrentaron y de las contramedidas que se implementaron.

• Yonamine & Hito Alimentos es una productora de dulces y algodón de azúcar. Descubrieron que estaban desperdiciando mucha azúcar en los procesos de producción y embalaje. Las causas raíz del problema se encontraron en la ausencia de un medidor de cantidad de azúcar para la turbina y en la falta de estándares de trabajo, así como de gestión visual. El equipo implementó varias contramedidas para hacer frente a la situación: comenzaron a usar un medidor una vez que se determinó la cantidad correcta de azúcar; se estableció un POE (procedimiento operativo estándar) para el proceso; se reforzó la gestión visual en la instalación y se capacitó al equipo. Estos cambios dieron como resultado una reducción aproximada del 12% en el tiempo total del proceso, con las actividades sin valor agregado reducidas a la mitad y las actividades necesarias pero sin valor agregado reducidas en un 33%. Además, el tiempo de espera se redujo a la mitad.

• Redora Serviços e Produtos de Mobiliário fabrica y repara muebles en la ciudad de São Paulo. Para diagnosticar el problema, el equipo examinó los requisitos de los clientes y se dio cuenta de que en su proceso piloto – sillas – había una cantidad excesiva de inventario y un desequilibrio significativo entre las operaciones, lo que generaba un cuello de botella. Los colaboradores trabajaban en grandes lotes y a menudo quedaban ociosos. Para cambiar las operaciones, se introdujeron células de producción (Separación, Selección, Sellado, Pintura y Montaje) y se definieron niveles mínimos y máximos de inventario para los insumos. Se desarrollaron procedimientos claros para las células de producción, se implantó el control de inventario y se elaboró un plan de mantenimiento preventivo. La empresa también cambió el layout para permitir un mejor flujo de producción. Los operadores fueron capacitados en los nuevos procedimientos. Entre los beneficios obtenidos se encuentran: el equilibrio del trabajo y una reducción de los tiempos de operación; una reducción del lead time desde la separación hasta el despacho de 8 horas y 13 minutos a poco menos de 7 horas; un aumento de la productividad; y una reducción de costos mediante un mejor aprovechamiento del capital humano de la empresa.

• En la empresa de alimentos Lorenzzo Comércio e Distribuição de Produtos Alimentícios, especializada en la producción de masa para pizza y pastelería, la aplicación de lean también trajo grandes beneficios. La empresa enfrentaba retrasos y baja eficiencia, especialmente en el proceso de secado y durante la descarga y liberación de los carritos de la instalación de secado y del horno. Por ello, las metas de producción establecidas rara vez se alcanzaban. Se analizó el proceso para equilibrar mejor la producción entre las dos líneas. Además, se realizó el mantenimiento de la cámara de secado y se redujo el tiempo de ventilación para el enfriamiento de la masa de 15 a 10 minutos, liberando así carritos muy necesarios. Gracias a estas mejoras, el consumo de energía se redujo en un 10% (ahorro de R$ 800/mes) y la productividad diaria mejoró en un 50%. Además, la empresa ahorró R$ 60.000, que estaba a punto de invertir en la compra de nuevos carritos.

• Una agencia de marketing que también participó en el programa Quick Wins buscaba una manera de reducir el tiempo para cerrar nuevos contratos y, así, aumentar los ingresos. El análisis del problema, realizado por el equipo y su consultor del LIB, reveló que las principales causas eran la centralización de las actividades, el trabajo de las personas que se desviaba de sus descripciones de cargo, un proceso de briefing desactualizado y la falta de información proporcionada a los prospects. Para hacer frente a la situación, el equipo comenzó a priorizar a los clientes. Se esforzaron por definir mejor las funciones y responsabilidades y por hacer que los trabajadores fueran más autónomos en su trabajo. La creación de paquetes de productos también resultó ser una propuesta atractiva para los clientes de la agencia. Tras la intervención, el proceso de cierre de nuevos contratos llevó un 61% menos de tiempo que antes (pasando de 16 a seis horas – y ahora están intentando reducirlo a dos horas).

• Starcookies vende galletas artesanales, pero tenía muchos problemas para controlar su inventario de productos terminados y con el espacio limitado disponible para almacenar sus productos. Tampoco tenían un proceso para planificar la producción. El único inventario controlado era el que estaba disponible para la venta (lote listo). Poniendo en práctica los conocimientos adquiridos durante el programa Quick Wins, la empresa comenzó a controlar el inventario por lotes, el inventario congelado, así como las ventas esperadas. Como resultado, el tiempo total necesario para completar el proceso de gestión de inventario disminuyó en un 26%. También realizaron un análisis ABC de sus productos para entender cuáles son los que más contribuyen a sus ingresos. También se implementó un gran cambio en la forma en que se almacenan los productos. Antes del programa, las galletas se guardaban en bolsas zip y solo se utilizaba la mitad de la capacidad del freezer. Ahora, cajas de 50 unidades cada una se apilan unas sobre otras, lo que facilita el control de inventario y aumenta la capacidad del freezer en un 86% - 1.200 unidades adicionales.
  
  

Sembrando semillas

Como cambio respecto de la forma tradicional de trabajo del instituto, el programa Quick Wins no tiene como objetivo lograr transformaciones lean a gran escala, sino ofrecer intervenciones dirigidas que aborden problemas empresariales específicos. Sin embargo, esto no significa que la introducción del conocimiento lean básico en estas organizaciones no esté sembrando semillas que algún día puedan crecer y llevar a transformaciones más amplias.

En 2023, el tercer año del programa, hubo una transición a un modelo basado en tarifas. Se adhirieron menos empresas, pero el LIB observó un mayor compromiso, con organizaciones participantes que mostraban un interés creciente en el desarrollo de habilidades de gestión a largo plazo.

El programa es una forma completamente nueva de difundir el pensamiento y la práctica lean por parte del Lean Institute Brasil. La colaboración con el SEBRAE permitió llegar a un número significativo de pymes (bastante más de 3.000), demostrando la aplicabilidad universal de los principios lean. El éxito del programa (reflejado en un Net Promoter Score del 97%) plantea la pregunta: ¿qué pasaría si el programa se implementara en todo el país? Y, de hecho, ¿qué pasaría si otros países adoptaran un enfoque similar de apoyo a las pymes?

Creemos que el modelo que el LIB y el SEBRAE vienen explorando y perfeccionando en los últimos tres años puede servir de inspiración para gobiernos y agencias financiadas por el gobierno de todo el mundo encargados de mejorar la tasa de éxito de las pequeñas y medianas empresas. Lean es una filosofía de gestión comprobada para ayudar a generar ganancias, y para nosotros está claro que una mayor rentabilidad para las pymes, que representan la columna vertebral de nuestra economía, llevará a la mejora de las condiciones de vida de millones de personas.