Cooperativa agrícola suma 1,2 millones al evitar pérdidas en la cosecha con gestión lean

Como resultado de una asociación entre Copasul y el Lean Institute Brasil en propiedades de la región de Naviraí, las haciendas de Mato Grosso do Sul están obteniendo ganancias expresivas con la adopción del pensamiento lean en la cosecha de granos. Los resultados alentadores pueden ejemplificarse cuando comparamos las pérdidas de una hacienda que utiliza esta metodología desde hace tres años con las pérdidas promedio encontradas en los demás productores de la región.

Las cifras son expresivas y aportan al productor un aumento de margen que lo fortalece en el negocio y posibilita otras inversiones importantes en la propiedad. Los resultados financieros de soja y maíz suman ganancias de aproximadamente R$1,2 millones en tres años solo en pérdidas en la cosecha.

Además, el pensamiento lean trajo otras ganancias a las haciendas que adoptaron esta práctica. Entre ellas, se pueden destacar:

• Mayor concienciación de operadores y gestores sobre la necesidad de mediciones regulares de pérdidas, con un método estructurado.
• Mayor compromiso del equipo para reconocer y señalar otras oportunidades de mejora en áreas de soporte de la Hacienda, como el taller de mantenimiento, silos, inventarios, entre otros.
• Transparencia sobre el desempeño de la cosecha, con avances en el pensamiento crítico sobre la importancia de tener indicadores y darles seguimiento con frecuencia, lo que ayuda en la toma de decisiones.
• Yokoten, o despliegue lateral de los aprendizajes. Con el proyecto piloto en la Hacienda Lean, la cooperativa empezó a expandir el enfoque a otras cuatro haciendas bajo su orientación, con el apoyo de la consultoría.

Este proyecto iniciado en 2018 pasa ahora por una fase de consolidación del método y expansión a otros productores interesados. Pero ¿cómo fue posible todo esto?

Cómo empezar…

La cosecha es un momento fundamental en el proceso agrícola que realiza todo productor, independientemente del cultivo que produzca. Es el momento de “cosechar los frutos” de todo el arduo trabajo que comienza en la  preparación del suelo, pasa por la siembra y las aplicaciones para, finalmente, cosechar y comercializar. Sin embargo, esta etapa final del proceso exige que se establezcan previamente algunos requisitos y estándares, atendiendo a las necesidades de mano de obra capacitada y de una planificación bien hecha que apoye la ejecución.

La cosecha es una etapa clave del proceso de producción, y hacerla de la mejor manera, agregando una gestión fuerte y activa, así como métricas e indicadores en el proceso, puede traer ganancias año tras año.

Partiendo de una perspectiva lean sobre la planificación, el trabajo en la cosecha comienza mucho antes de que la actividad se ejecute de hecho. Planificar de manera eficiente es crucial para alinear expectativas, definir metas e indicadores y asignar recursos para, así, tener un plan de acción claro de cómo alcanzar cada uno de estos objetivos. Para ello, también necesitamos personas responsables y plazos bien definidos para todas las acciones propuestas.

Cómo planificar…

Una de las formas de orientar esta planificación es un cuestionario estructurado que puede ayudar en la aplicación del método. Mediante algunas preguntas, se identifican las necesidades de la cosecha, mostrando también las eventuales brechas que el productor pueda tener en su planificación de capacidad. Vea a continuación un ejemplo de parte de la planificación utilizada en la cosecha de granos de los cooperados de Copasul.

Una vez hecha esta planificación, pasa a tener un seguimiento periódico, lo que ayudará a garantizar que todo esté listo para iniciar la cosecha con el menor número posible de imprevistos. También se recomienda que esta planificación, hecha hasta entonces en un nivel más gerencial, se presente a todos los involucrados en el proceso de cosecha (imagen abajo), lo que  evita ruidos de comunicación, permite aclarar dudas y es un paso decisivo para que todos entiendan el objetivo mayor de la propiedad, involucrándose y comprometiéndose aún más con la actividad.

En cuanto al seguimiento de las variables de control en la cosecha, normalmente se evalúan 2 puntos básicos: hectáreas cosechadas por día (ha/día) y pérdida de granos en la cosecha (en sacos/ha). Esta información se coloca en tableros de Gestión Diaria (GD) para que todos la conozcan, según el ejemplo que se muestra a continuación:

Cómo gestionar diariamente…

Diariamente, el equipo de cosecha se reúne de 10 a 15 minutos para discutir el cumplimiento de la meta estipulada para el día anterior, así como  los problemas encontrados en la operación y qué medidas se tomarán para resolverlos. Mediante la GD, recopilamos información importante para entender los problemas más recurrentes en la cosecha de esa zafra, además de informar sobre las prioridades y eventuales replanificaciones del día.

La gestión diaria, como herramienta de gestión, permite tomar decisiones a partir de las mediciones mientras todavía “hay tiempo”, es decir, cuando no es demasiado tarde para ejecutar la estrategia previamente definida.

Cómo medir…

En el caso de las mediciones de pérdidas en la cosecha, se utiliza una metodología de muestreo sugerida por Embrapa. Este seguimiento lo realiza un colaborador dedicado a tiempo completo, que evalúa las pérdidas de cada una de las máquinas que realizan la cosecha. El “monitor de cosecha” desempeña un papel fundamental en el proceso, y su capacitación debe garantizar que tenga un sentido crítico agudo, junto con autonomía para detener el proceso de cosecha en caso de pérdidas superiores a lo deseado. Se sugiere que comience a ser capacitado en el método al menos 15 días antes del inicio de la cosecha.

Una vez iniciada la cosecha de granos, el monitor sigue en el campo los indicadores del proceso para esa zafra. Las mediciones se realizan diariamente, evaluando y registrando el desempeño de todas las máquinas individualmente. La actividad de monitoreo y registro de las pérdidas puede documentarse en video para que otros colaboradores puedan realizarla fácilmente.

En caso de pérdidas superiores a la meta definida por la propiedad o de patrones que se salen de la normalidad, el evaluador llama al operador de la máquina para que realice los ajustes necesarios, tras lo cual se hace una nueva evaluación. En caso de ciclos sucesivos de medición-regulación sin éxito o de negativa del operador a realizar ajustes, se activa la cadena de ayuda y otra persona, de un nivel superior en la jerarquía de la propiedad, viene a ayudarlo a resolver el problema, si es necesario.

Para el registro y la tabulación de datos, Copasul desarrolló un sistema propio de recopilación, una aplicación utilizada por el evaluador de pérdidas en la cosecha y una plataforma de datos en línea, como se muestra en las imágenes siguientes.

Con el uso de este sistema, el productor dispone de datos más rápidos para realizar la gestión y la toma de decisiones junto con el equipo, de forma visual y de fácil acceso.

Siga mejorando

Una vez finalizada la cosecha, y con los datos y la información recopilados a lo largo de la etapa, promovemos un momento de hansei – o reflexión – con todo el equipo de la propiedad, en el que se discuten puntos importantes sobre el logro o no de las metas, las conquistas, la productividad promedio de la zafra, así como los principales problemas encontrados y, si es posible, se sale ya con un plan de acción. Hemos visto que el hansei se convierte en un momento de democratización del conocimiento y de consolidación de los aprendizajes, generando iniciativas importantes para el ajuste de rumbo de la próxima zafra y una mayor alineación entre gestión y operación.

Lo que nos enseñaron los hansei que realizamos es que existen algunos elementos esenciales para el éxito del proyecto:

• Participación directa y apoyo total del propietario.
• Empeño del gerente de la hacienda para hacer que las cosas sucedan junto con el equipo.
• Compromiso de los operadores y terceros con la mejora del desempeño.
• Apoyo externo de la cooperativa y de la consultoría lean, trabajando en la parte técnica de los equipos y en los demás elementos de gestión.
• Buena planificación de las actividades y difusión del propósito a todo el equipo.

A través de conceptos simples, el pensamiento lean puede contribuir a elevar potencialmente las ganancias y aportar un mejor desempeño a la hacienda, mediante una mayor productividad y menos desperdicios, generando además una mayor participación de los colaboradores y de la gestión en el monitoreo y la mejora de los procesos en general.

Con la gestión lean, las empresas agrícolas pueden dar un salto en su desempeño, creando ventajas competitivas a largo plazo y fortaleciendo aún más el sector, al proporcionar a los colaboradores de primera línea y a los líderes una nueva manera de pensar y de hacer, quedando mejor preparadas para atender las necesidades actuales y las demandas futuras en la producción de alimentos y de ingresos en el mundo rural.