Una transformación impulsada por una exitosa semana kaizen

La fabricante brasileña de cuadernos y agendas Tilibra logró en solo cinco días mejoras superiores al 50% en importantes indicadores del negocio, como reducción de fallas, cumplimiento del plan de producción, reducción de pérdidas y mejora del OEE, al realizar su segunda edición de la semana kaizen, un concepto proveniente del pensamiento lean. Vea a continuación los principales resultados que lograron en solo una semana:

Principales resultados

Todos estos resultados impactaron directamente en la fluidez de la producción, disminuyendo el número de interrupciones en las máquinas y para los operadores, en la seguridad y en la mejora de la calidad de sus productos. Todo esto fue posible gracias al compromiso de todos los involucrados en la construcción del MFV (Mapeo del Flujo de Valor), identificando los principales obstáculos y oportunidades de mejora alineados a una matriz de resultados y con foco en la ejecución de esas acciones durante la Semana Kaizen. Durante esta semana se sugirieron 71 acciones, y 52 se implementaron de inmediato. Las acciones buscaban mejoras en equipos, en el proceso, en la calidad, en seguridad, en las 5S y en la planificación.

La empresa está inserta en un nicho de mercado extremadamente estacional – los cuadernos y agendas se compran poco durante los meses de marzo a noviembre, pero sus ventas suben de forma astronómica a finales y a comienzos del año, cuando estamos en la transición de un año escolar al siguiente. Así, Tilibra necesita estar preparada para esa estacionalidad del mercado para poder atender la demanda pico. Por eso, buscaban alternativas conceptuales y técnicas para superar su producción empujada y pasar a atender mejor a sus clientes. El lean surgió como opción para esta gestión más asertiva.

En su primer contacto con la filosofía, a Tilibra se le presentó el concepto de lean office, es decir, la aplicación del lean en entornos administrativos. La perspectiva de utilizar el lean en la oficina le hizo brillar los ojos al presidente de la empresa. Sin embargo, decidieron comenzar con un piloto en la manufactura para, solo después, aplicar esa mentalidad a la oficina. Uno de los focos iniciales de su camino está en el kaizen (más específicamente, en la realización de una semana kaizen, en busca de mejoras para la empresa).

Antes de pasar a la oficina, buscaron madurez en la manufactura, realizando dos semanas kaizen en momentos distintos: la primera fue un kaizen piloto, cuyos buenos resultados levantaron el ánimo de todos para seguir a la segunda etapa. La segunda mostró la madurez que la empresa desarrolló después de algunos meses trabajando con lean, con una semana aún más fluida que dio como resultado los impresionantes logros mencionados al comienzo de este artículo. Así, reunimos algunos consejos y lecciones aprendidas que Tilibra quisiera compartir con la comunidad lean sobre cómo realizar una semana kaizen exitosa.

Consejo #1: La semana kaizen exige disciplina

Participar en una semana kaizen requiere que todos los involucrados estén completamente dedicados y comprometidos. Es vital que todos estén enfocados en alcanzar los objetivos y las metas definidos en los A3, involucrándose siempre y totalmente en las discusiones y en las posibles soluciones que se implementarán. Para ello, es necesario que todos estén disponibles y, sobre todo, abiertos a los cambios (Lean Thinking) que ocurrirán en el trabajo tras la implementación de las mejoras. Un buen termómetro del compromiso del personal en la semana kaizen es el cumplimiento de la agenda: ¿cómo estamos realizando las acciones en relación con lo programado? ¿Se están cumpliendo los horarios? Preste atención a estos detalles para aprovechar el potencial de la semana kaizen.

Consejo #2: Todo comienza por el Liderazgo

Antes de esperar que todos estén comprometidos con la semana kaizen, es imprescindible que el liderazgo esté al frente de todo el proyecto. Sin un liderazgo activo y participativo, que suba a todos a bordo, el compromiso se verá muy afectado. Los líderes son los responsables de la planificación y, más importante aún, de compartir los resultados y difundir la semana. Todos necesitan saber que estamos en una semana kaizen.

Consejo #3: El secreto está en la objetividad

La esencia de la filosofía lean y, sobre todo, de una semana kaizen está en la simplicidad. Muchas veces nos quedamos atrapados en acciones complejas y frenados por cuestiones burocráticas para realizar mejoras. Esto entorpece todo el trabajo e impide que logremos los objetivos que buscamos. Lo que hace que la semana kaizen sea tan eficiente es su objetividad. Cuando vaya a presentar mejoras o cambios que deban realizarse, procure siempre ser lo más directo posible, dejando claro para todos qué debe hacerse y cuándo. El uso de imágenes y pocas palabras hace que todo sea más fácil de entender e implementar.

Consejo #4: La semana kaizen es un reflejo de la cultura lean

No se puede pensar en la semana kaizen simplemente como una semana de mejoras. Va mucho más allá. Trabajar una semana entera con foco en el kaizen debe ser una experiencia única que promueva una inmersión total en la cultura lean. De esta forma, es posible garantizar que todas las posibles réplicas y extensiones de los proyectos se realicen en el futuro y lo más rápido posible, el corazón del yokoten. No lo olvide: la base del lean está en pensar antes de invertir y en ir y ver. La semana kaizen debe contar con el mínimo de inversión y gastos y con el máximo de manos a la obra. Practique el “Trystorming”, es decir, sudar pensando y poner manos a la obra.

Consejo #5: Diviértase

Al final de cuentas, la semana kaizen debe ser divertida para los involucrados. Pueden olvidarse de los problemas personales, dejando de lado celulares, correos electrónicos, WhatsApp y similares, y conectarse realmente con el trabajo y con sus colegas. Si la semana kaizen está siendo una carga para las personas, y estas se quejan de tener que realizarla, algo está mal. Cree un ambiente positivo para que puedan disfrutar durante la semana, celebre cada resultado alcanzado y esperen con entusiasmo la próxima.

Siga aprendiendo siempre

Tilibra ya realizó dos ediciones de la semana kaizen en sus iniciativas. Aunque la primera semana ya había sido un gran éxito, fue notoria la evolución que tuvieron de la primera a la segunda. Aprendieron la importancia del trabajo en equipo: juntos, reunieron 71 problemas con acciones para solucionarlos, algo que ningún ser humano podría hacer solo. De las acciones enumeradas, el 73% ya se implementó, con el 94% de las de menor esfuerzo (tras un análisis mediante la matriz de Impacto vs. Esfuerzo) en vigor.

También aprendieron la importancia de planificar, difundir y comprometer a las personas durante la semana. Dividieron la semana en tres etapas: el primer día, el foco estuvo en capacitar a las personas e iniciar el proceso de búsqueda de mejoras; el segundo, el tercer y el cuarto día realizaron las mejoras en el Gemba (término japonés que significa donde suceden las cosas, donde se realiza el trabajo); por último, el quinto día se destinó a la celebración, un momento importante para reconocer todos los logros obtenidos. Así, integraron todos los departamentos (producción, mantenimiento, eficiencia operacional, almacén y PCP) y garantizaron la dedicación de todos, todo con una baja inversión de capital.

Convivir con los problemas y verlos a través del MFV (Mapa del Flujo de Valor) les dio una visión clara de los procesos y facilitó el señalamiento de más problemas, garantizando una alineación entre la producción y la planificación de paradas. Por último, lograron implementar las acciones sin burocracia, adoptando el verdadero espíritu del kaizen. Hacer una semana kaizen no es sinónimo de hacer simplemente una semana de mejoras; es sinónimo de sumergirse a fondo en una nueva cultura, una cultura de mejora continua: la cultura lean.