La Gestión Diaria sistematiza la cultura de resolución de problemas
La GD orienta a las personas hacia algunas prácticas fundamentales
Toda empresa sueña con tener un sistema en el que todos, desde el portero hasta el CEO, identifiquen y resuelvan problemas todos los días, haciendo que la compañía sea cada vez más productiva, económica y con mayor agregación de valor para los clientes.
Ese es, de hecho, uno de los propósitos de la gestión lean. Claro que no se trata de algo fácil de hacer.
Muchas organizaciones intentan promover capacitaciones y prácticas con el objetivo de estimular la mejora continua con la participación de todos. Sin embargo, en varios casos esto se pierde y logra poco compromiso, principalmente si se trata de iniciativas desconectadas del día a día y de las rutinas de los equipos.
Las personas se acostumbran a las imperfecciones y a los problemas en los procesos cotidianos. Y de vez en cuando participan en grupos para resolver problemas esporádicos. Esto hace que la mejora se vea como algo ocasional.
En el sistema lean, la identificación y solución de problemas adquieren una dimensión muy diferente de la tradicional. El primer objetivo es mantener la estabilidad, es decir, mantener los procesos funcionando según lo planificado, alcanzando las metas establecidas. El segundo, buscar constantemente mejorar esos procesos, todos los días.
Esto se sistematiza por medio de la Gestión Diaria, también conocida por la sigla GD, una serie de conceptos y prácticas lean que, en resumen, tiene como propósito hacer que todos en la empresa trabajen para identificar problemas y, lo que es más importante, busquen soluciones tan pronto como estos se identifiquen – generando soluciones rápidas, efectivas y definitivas (inscríbase en la transmisión en vivo gratuita sobre GD, el 11 de noviembre, a las 18 h, https://bit.ly/3AiINai).
Para ello, la GD orienta a las personas hacia algunas prácticas fundamentales.
Para identificar problemas, el primer paso es tener muy claro cuál es el estándar, con definiciones de cómo debe hacerse el trabajo de forma segura, productiva y con calidad. El segundo paso es tener metas bien definidas, desplegadas para cada área a partir de las metas generales de la compañía.
Cualquier desvío, identificado mediante controles visuales, debe ser corregido inmediatamente por el propio equipo, contando con una cadena de ayuda formada por el superior inmediato y las áreas de apoyo.
Este es el primer nivel de tratamiento de problemas, llamado contención, porque actúa rápidamente y evita que el desvío siga ocurriendo. Los problemas recurrentes de incumplimiento del estándar deben analizarse en un segundo nivel de la GD, mediante la identificación de causas raíz y la mejora de los procesos.
Con mecanismos simples, como los que se practican por medio de la GD, la identificación y solución de problemas se incorporan al día a día de las personas. Mejorar pasa a ser parte integral del trabajo de todos y no algo aparte.
Existen otros formatos y nombres para rutinas que tienen los mismos objetivos que buscamos en el sistema lean con la GD, lo que, en el fondo, se resume en: estabilizar procesos, alcanzar las metas definidas y mejorar. Lo difícil es mantener la disciplina y la participación de todos, lo que depende de cómo se diseñan, implementan y mantienen estas prácticas.
Acaba de publicarse una guía importante sobre cómo hacerlo. Se trata del libro “Gestión Diaria para ejecutar la estrategia”, de José Roberto y Robson Gouveia, especialistas con décadas de experiencia en el tema en diversas empresas. El libro detalla todo el proceso necesario para implementar de forma eficiente una GD y muestra, con casos de diversos sectores, cómo la GD puede utilizarse y sostenerse bien, aportando beneficios relevantes (ya en preventa, con entregas a partir del 25 de octubre, https://bit.ly/3lmiITk).
En el contexto actual, cada día más inestable, los problemas se vuelven aún mayores, más diversos y complejos. La Gestión Diaria es fundamental en este escenario, pues sistematiza la cultura de resolver problemas rápidamente.
Es algo simple, pero difícil de aplicar bien, porque exige disciplina. Y por eso merece toda la atención de los gestores, que necesitan involucrarse personalmente en la promoción y el sostenimiento de este proceso.
