Entienda cómo el “heijunka” aporta consistencia y productividad a las empresas

Seguramente usted ya ha notado, en muchas situaciones, que la falta de regularidad genera problemas. La vida nos lo muestra en ejemplos sencillos del día a día de los que deberíamos sacar una lección.

Si usted necesita ingerir dos litros de agua por día, seguramente se sentirá mal si toma 10 litros de una sola vez y luego pasa cinco días sin agua.

O si, para mantenerse en forma, necesita hacer 150 minutos de ejercicio por semana, probablemente concluirá que lo mejor es dividirlos en cinco sesiones de 30 minutos cada una, una por día, y no querer hacerlo todo en un único día, lo que incluso puede causar lesiones.

Esa mentalidad debería guiar también a las empresas, pero muchas veces no es así. No es raro encontrar compañías que, en diversos procesos, sufren un verdadero arranque y parada. Tienen actividades muy intensas en algunos momentos, lo que genera un estrés tremendo, y en otros presentan ociosidad, con desperdicio de recursos.

Lo más sorprendente es que buena parte de esas variaciones no proviene de factores externos, sino de la propia organización, simplemente por desconocer la importancia y los beneficios de buscar al máximo estabilidad y un ritmo constante en las actividades, incluso creando mecanismos que atenúen las oscilaciones externas.

En el sistema lean, hay un concepto y una práctica que lleva esa idea necesaria del “equilibrio” al universo organizacional.

Se trata del heijunka, palabra japonesa para “nivelación”, que significa, en términos de gestión, nivelar el tipo y la cantidad de producción durante un período, para que no haya momentos de sobrecarga ni de ociosidad, sino equilibrio.

Tomemos el caso típico de los picos de ventas a fin de mes, que ocurre en muchas empresas.

He visto muchos casos en los que el 50% de las entregas del mes se concentra en los dos últimos días del período. Eso genera una serie de problemas, como errores, horas extras y riesgos para la seguridad. Ocurre en varias áreas de las compañías, como logística, facturación y despacho. La producción acumula inventarios enormes a lo largo del mes, intentando prepararse para ese tsunami, pero nunca da abasto, y se terminan perdiendo ventas por la falta de determinados productos.

Cuando se saca a la luz este problema, las personas tienden a justificarlo: “los clientes piden de esa manera; no podemos cambiarlo”.

Sin embargo, todas las veces que me sumergí en esta cuestión, junto con los equipos involucrados, terminamos percibiendo que las políticas de la propia organización, como descuentos, promociones, formas de premiar a la fuerza de ventas, etc., son las grandes causas de este desnivel. Con algunas acciones relativamente sencillas, ese pico podría reducirse drásticamente.

Esto es lo que llamamos nivelación de volumen. Cuanto más regular, más productiva será la operación, trabajando a un ritmo controlado y alineado con la demanda de los clientes.

En el heijunka, también existe el concepto de nivelación de mix. Esto significa, idealmente, producir cada producto todos los días, y no en grandes lotes una vez al mes.

Claro que, para ello, es necesario reducir el tiempo de cambio de herramientas, o setup, cada vez que se cambia de producto. Y utilizar un sistema just-in-time, produciendo rápidamente lo que efectivamente se vendió.

¿Pero qué pasa con las variaciones del mercado, algunas estacionales, como las de productos que se venden más en verano que en invierno? Incluso en esos casos, la empresa puede adoptar estrategias, como tener líneas flexibles con productos de demanda complementaria.

En los procesos administrativos la nivelación también es importante.

Por ejemplo, siempre que un gestor establece días específicos para determinadas actividades, termina generando inventarios, esperas y equipos con una demanda variable en volumen y complejidad.

El trabajo en flujo continuo, procesando cada pedido que llega, uno a uno, en células de trabajo multifuncionales, es una posible solución lean para ello (y puede utilizarse también en oficinas).

Los beneficios del heijunka están ampliamente comprobados por la aplicación de los conceptos lean en los más diversos tipos de empresas.

Actuar de forma proactiva para nivelar las actividades, realizándolas al ritmo más constante posible y alineándolas con la demanda, aporta previsibilidad y termina impactando positivamente en la calidad del trabajo y en la satisfacción de las personas involucradas.

Esa regularidad, que aporta el heijunka, es la mejor forma de obtener una elevada productividad y consistencia en las entregas a los clientes.

Para que eso ocurra, el primer paso es que los gestores perciban la importancia de esta nivelación, buscando formas de atenuar las variaciones en lugar de aceptarlas como naturales.