La Gestión Diaria es un factor de “supervivencia” en estos tiempos complejos, y funciona incluso a distancia

Los actuales tiempos de crisis nos han enseñado – a veces de forma repentina y dolorosa – algunas lecciones que ya son, y serán cada vez más, importantes para la supervivencia de las empresas. Una de ellas trata, ciertamente, de una de las esencias del sistema lean, que es la Gestión Diaria (GD).

Hablando de forma muy simple y directa, la GD nunca fue tan importante para las compañías como en el día a día actual, cada vez más permeado de volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad – el ya famoso, y por qué no recordarlo, “mundo VUCA”.

En este contexto delicado, en el que los “planes estratégicos anuales” y las decisiones tomadas a “largo plazo” ya fueron (o todavía irán) a parar al cesto de la basura, nunca fue tan necesario tomar decisiones rápidas y corregir el rumbo en los diversos niveles de la organización. Y hacerlo de forma consciente, científica, con calidad y sabiduría, entendiendo con precisión las causas y las consecuencias de lo que se hace.

Todo esto puede ocurrir si la gestión cotidiana tiene como base la Gestión Diaria. Por eso, es fundamental reforzar el conocimiento sobre este concepto esencial, que en el día a día de las empresas se transforma en prácticas básicas de gestión lean y que, incluso en este contexto de aislamiento social y trabajo a distancia, necesita mantenerse.

La base de la Gestión Diaria puede resumirse en una única frase muy pragmática, aunque no tan simple de poner en práctica: en el día a día de las compañías, la GD significa identificar problemas, encontrar las causas raíz, definir las contramedidas y, así, resolver “ahora” o “hoy mismo” las desviaciones que ocurren en las organizaciones.

La idea implícita es simple, pero no tan fácil de implementar. Se trata de crear condiciones, cambiando mentalidades, comportamientos y estructuras, para que las personas busquen resolver inmediatamente los problemas, en cuanto ocurren. Así, los problemas no se perpetúan ni crecen ni se multiplican, causando retrabajos y perjuicios a todos.

Para que esto suceda, es necesario promover cambios a veces profundos en las empresas.

Por ejemplo, todos los equipos de trabajo necesitan crear “controles visuales” precisos y claros sobre las actividades y entregas que realizan cotidianamente. Esta “gestión visual”, como la llamamos en el sistema lean, debe mostrar si el trabajo realizado está ocurriendo tal como fue concebido. De lo contrario, debe mostrar cuáles son los problemas y cómo pueden solucionarse. Solo así será posible identificar fallas de inmediato y buscar la adopción de soluciones.

Para que esto ocurra en la práctica, es necesario un elemento esencial de la Gestión Diaria: la “cadena de ayuda”.

En términos prácticos, significa que, cuando una persona identifica en su trabajo cotidiano un problema que ella sola, con esfuerzo y autonomía, no logra resolver, tendrá que activar su “cadena de ayuda”.

Es decir, alguien o algún “sistema” que podrá ayudarla a buscar e implementar la solución necesaria: su líder más cercano, alguna área de apoyo o el gestor del proceso, por ejemplo. Esta “cadena” necesita estar estructurada, nombrada y definida para actuar rápidamente en esos casos.

Si el problema es demasiado complejo para solucionarse a lo largo del día por medio de esta “cadena”, aparecerá como una desviación ocurrida en ese turno y deberá discutirse por el equipo de esa área de trabajo en la GD.

Estas reuniones, que son la base de la “Gestión Diaria”, deben ser rápidas, de entre 10 y 15 minutos, siempre a la misma hora. Y ese será el encuentro “estándar” cotidiano para discutir las fallas y las soluciones que deben implementarse.

Es importante reforzar, como ya se dijo, que en todos estos procesos y estructuras la esencia de la mentalidad que debe guiar a los involucrados tiene que ser la misma: resolver “ahora” o, como máximo, “hoy mismo” los problemas que afligen a las organizaciones.

Quien ya pone estos conceptos, prácticas y estructuras de la GD “en acción” sabe cuán poderoso es. Las empresas grandes, medianas e incluso pequeñas que ya lo utilizan perciben, en la práctica, cómo este proceso une y desarrolla equipos y, así, elimina desperdicios, disminuye costos, genera innovación, aumenta la productividad y potencia la calidad, las ganancias y los resultados.

De ahí surge la pregunta pertinente para nuestros tiempos: ¿es posible implementar o incluso mantener la Gestión Diaria en funcionamiento en el actual contexto de trabajo a distancia?

La respuesta es absolutamente “sí”. La GD puede aplicarse y mantenerse perfectamente de forma remota.

¿Cómo puede hacerse, entonces? Por supuesto, algunas adaptaciones son y serán necesarias. Esencialmente, el modelo operativo de la GD está compuesto por siete elementos, que, en resumen, son:

• 1 ¿Cuál es el problema que la GD necesita abordar, su propósito y su conexión con la estrategia?
  
  
• 2 ¿Cuál es el historial de los indicadores que se van a acompañar?
  
  
• 3 ¿Cómo necesitan involucrarse las personas y cuáles son los papeles y responsabilidades en las reuniones?
  
  
• 4 ¿Qué necesitan acompañar y controlar diariamente (el corazón de la GD)?
  
  
• 5 ¿Qué hacen y/o deben hacer cuando ocurre un problema, y qué cadena de ayuda debe involucrarse?
  
  
• 6 ¿Cuáles deben ser los estándares utilizados en estos procesos?
  
  
• 7 ¿Cómo debe funcionar el sistema de resolución de problemas?

Estos siete elementos, después de ser entendidos y asimilados por todos, pueden aplicarse, difundirse y utilizarse en el día a día de las organizaciones, en paneles expuestos en las paredes o disponibles mediante software para compartir. Así, podrán ser consultados, entendidos y utilizados efectivamente por todos en la empresa, dondequiera que estén.

De la misma forma, las reuniones diarias de Gestión Diaria también pueden realizarse de forma remota (por ejemplo, mediante las plataformas de conferencia digital que muchos ya están usando).

Lo más importante, ya sea de forma presencial o a distancia, es mantener la esencia de la GD: con base en la gestión visual, identificar los problemas y buscar su solución de forma estructurada, de la manera más inmediata posible.

Grandes compañías, como bancos, empresas de software y transportistas, con equipos distribuidos en diversas unidades, incluso muy distantes unas de otras, ya utilizan este tipo de Gestión Diaria a distancia desde hace tiempo, incluso antes de la pandemia. Y posiblemente muchas más utilizarán incluso modelos híbridos en un escenario en el que, por ejemplo, parte del equipo esté reunida presencialmente y parte a distancia.

Otro factor fundamental para que la GD cumpla sus objetivos tiene que ver con el comportamiento de las personas, que deben ser estimuladas a tener una actitud mucho más proactiva. El equipo debe tener capacidades para ir en busca de las soluciones a las desviaciones que ocurran en sus procesos de trabajo. Y, por supuesto, será necesario establecer una “nueva cultura” para que las personas no se sientan intimidadas ni con miedo, ya sea de intentar resolver solas o incluso de buscar ayuda cuando se sientan impotentes para resolver.

Para que todo esto funcione en la práctica, el papel de los líderes siempre fue fundamental. Y es aún más fundamental en el actual contexto de crisis.

Así, en la Gestión Diaria, el papel del líder es diferente del tradicional. Consiste en estimular a las personas a revelar y resolver problemas. Lo hace de diversas formas: formulando preguntas de la manera correcta, lanzando desafíos, enseñando y difundiendo lecciones ya aprendidas… pero siempre con base en el respeto a la persona y buscando más “apoyar” que “mandar”.

En el contexto de indefiniciones cotidianas, se ha vuelto indispensable para toda organización entender los problemas y los cambios necesarios de forma ágil y precisa, identificar desviaciones reales en el momento en que ocurren y tomar decisiones rápidas con base en hechos y datos profundizados. En fin, gestionar la empresa en “ciclos cortos”, con la energía de todos en la primera línea, utilizando la Gestión Diaria. Esto es hoy un factor de supervivencia y una preparación fundamental para el futuro.