La planificación y el despliegue estratégicos necesitan el soporte de la Gestión Diaria

Quien actúa en el mundo corporativo sabe que muchas empresas dedican buena parte del tiempo disponible a elaborar planes. Especialmente en el último trimestre del año, muchas reuniones consumen recursos y energía de diversos equipos de trabajo, absorbidos en sus ciclos anuales de planificación.

Arman estrategias detalladas que exigen discusiones largas, a veces agotadoras, además de horas y horas de trabajo para que las ideas, análisis, objetivos, metas y acciones se formateen y se plasmen en papel, en las hojas de cálculo, en los contratos de expectativas, en los sistemas de control…

El gran problema, sin embargo, es que cuando se intenta poner esos planes en ejecución, muchas veces no generan los resultados esperados. Esto, evidentemente, trae frustraciones e innumerables problemas.

¿Por qué sucede esto?

En buena parte de los casos, no es porque las directrices estratégicas se hayan elaborado mal, sino porque, después de su elaboración, no hubo un adecuado despliegue de la estrategia ni una conexión con el día a día de la empresa, adecuándola a la nueva realidad deseada.

Muchas empresas diseñan una reorientación significativa de su negocio, posicionamiento, propuesta de valor, etc., sin ocuparse, no obstante, de preparar las rutinas básicas en las unidades de trabajo para que presenten el desempeño esperado en ese nuevo contexto.

En el sistema lean, la Gestión Diaria – también conocida por la sigla GD – desempeña un papel fundamental para mantener la rutina según lo planificado, alcanzando las metas establecidas y realizando la mejora continua. Cuando, mediante acciones estratégicas, los objetivos, procesos y formas de trabajar cambian significativamente, la GD necesita actualizarse, conectando a las personas de cada puesto de trabajo con los nuevos objetivos.

Sin esto, se corre el riesgo de generar un “gigante con pies de barro” y comprometer el logro de los cambios planificados por problemas básicos. En muchas empresas con gestión tradicional, basada en el mando y control, la Gestión Diaria es una especie de “eslabón perdido” que casi nunca se pone en práctica para conectar la estrategia ideada con su puesta en operación en el día a día de las compañías.

Son diversas las prácticas de la GD que pueden adoptarse en el día a día de una organización para que se concrete lo que se ideó en el plan estratégico.

Por ejemplo, la práctica de hacer reuniones rápidas, de 20 a 30 minutos, realizadas diariamente en el gemba, con la presencia de los líderes y el apoyo de la información de los tableros de gestión visual. Esta práctica debe mostrar, de forma simple, clara, didáctica y actualizada, cómo está funcionando la operación – lo que se planificó frente a lo que realmente está ocurriendo. Y lo planificado, en el nivel de trabajo más elemental, debe estar totalmente conectado con las prioridades establecidas y desplegadas, dejando clara la contribución de cada uno a la dirección establecida.

De esta forma, la GD permite comprobar si se está haciendo el trabajo correcto, en el momento correcto, mirando los números adecuados, de acuerdo con lo que se había planificado. Así, la GD tiene la capacidad de vincular el propósito ideado con las variables de control y con la cadena de ayuda, generando una resolución de problemas cotidiana realizada de forma estructurada.

En este contexto, los problemas, cuando surjan, siempre serán identificados y tratados de forma rápida y eficaz por todos en la organización. Sin la GD, en cambio, las fallas o no se descubrirán o aparecerán solo al final de los ciclos. Para entonces ya serán mayores, a veces “incontrolables”, y más difíciles de erradicar. Y esto acaba, obviamente, comprometiendo los resultados.

Es importante reforzar que el papel de los líderes es fundamental para que la GD sea eficiente. Deben involucrar a las personas mediante su comportamiento, su presencia y su disposición a apoyar en la resolución de los problemas que no puedan resolverse en el primer nivel, tan pronto como surjan.

Así, en reuniones rápidas y objetivas, líderes y colaboradores deben discutir cuáles son los problemas que impidieron alcanzar las metas, las “causas raíz” de esos problemas y las formas de eliminarlas, para acabar definitivamente con las fallas y alcanzar los objetivos.

Se trata de una visión de gestión diferente, que presupone un liderazgo participativo y presente en el lugar donde ocurren las cosas, sumado a una cultura de resolución rápida de problemas, en el lugar donde ocurren y por las personas involucradas.

La GD permite rapidez en la toma de decisiones. Genera una alineación constante con lo que se trazó en la estrategia. Garantiza el compromiso y el enfoque en los distintos niveles de la organización. Alienta y empodera a todos para ejecutar las actividades con el fin de mantener los parámetros establecidos en el despliegue de la estrategia. Y, así, invariablemente aporta resultados consistentes, mientras prepara bases sólidas para la empresa en el futuro.

Por lo tanto, haga esta reflexión: en su organización, ¿los saltos de desempeño planificados muchas veces no se concretan debido a desviaciones que ocurren en la ejecución de las acciones y en el día a día operativo, de acuerdo con los nuevos procesos establecidos?

El establecimiento, o la profundización, de la Gestión Diaria puede ser una forma de dar mayor solidez al logro y al mantenimiento de los objetivos establecidos. Por lo tanto, no olvide mejorar también este aspecto como forma de sostener la planificación del próximo año y de los siguientes.