Qual é a estrutura adequada para a empresa lean? O que é diferente em comparação com os tipos e formatos de estruturas predominantes hoje?

Por muito tempo, as empresas vêm lutando para definir uma estrutura organizacional adequada para seus modelos de negócio. Quantos níveis devem ser definidos? Quantos cargos devem existir? Qual a amplitude de controle de cada cargo? Como garantir oportunidades de carreira e ascensão para as pessoas? Como evitar excessos e com isso mais burocracia? E como evitar sobrecarga com gente excessivamente ocupada? Entre outras, essas tem sido tem sido algumas das preocupações correntes de lideranças em busca da estrutura organizacional ideal.

Por trás da definição da melhor estrutura a ser adotada existe uma visão implícita do papel e função desta estrutura, assim como do estilo de liderança e de gestão que deve prevalecer.

Assim, nas empresas tradicionais, a estrutura serve para definir e clarificar o comando e também para manter o controle, em um ambiente onde tende a ser enfatizada a autoridade e como conseqüência, a obediência.

Esta estrutura, ainda dominante na maioria das empresas, tipicamente pressupõe um estilo autoritário de liderança, com suas diversas variações, em que impera o “faça do meu jeito” ou “faça assim”. Ou ainda, “manda quem pode e obedece quem tem juízo”. Em essência, comando e controle são atividades que não agregam valor

Principalmente a partir dos anos 60, uma idéia cultivada foi a redução dos níveis hierárquicos e o aumento da amplitude de controle, dentro de uma visão teoricamente mais “moderna” de administração, quando se procurava dar maior ênfase no envolvimento e motivação das pessoas, contrastando com o modelo alienante e segregador até então predominante. Seria estimulado assim um estilo participativo de liderança. Pretendia-se criar estruturas mais achatadas para contrapor às estruturas alongadas das empresas autoritárias e desse modo, dar maior autonomia às pessoas e aos grupos.

O estilo participativo de liderança pressupõe cada um “fazer do seu jeito”, o que ocasiona perda de foco e controle. E com isso, as estruturas achatadas acabam por tornar-se meras ilusões pois a necessidade real de controle acaba prevalecendo, na maioria das vezes.

O que há de distinto na transformação lean? Qual o papel da estrutura neste caso? A estrutura organizacional na empresa lean deve fortalecer a visão de que mais importante do que a autoridade de uns sobre outros é a responsabilidade de cada um para fazer a coisa certa, sob a ótica dos clientes.

Há uma ênfase no controle mas os focos devem ser definidos com o envolvimento e a participação de todos, nos processos de definição da estratégia e seus desdobramentos, em diálogos de cima para baixo e de baixo para cima, até chegar-se a um acordo ou consenso sobre o que fazer, tendo sempre em vista, e de forma inequívoca, a necessidade de atender as necessidades e anseios dos clientes finais.

Desse modo, a estrutura deve servir para aperfeiçoar os processos de agregação de valor para os clientes e estabelecer os suportes necessários para isso. Então, toda a estrutura organizacional da empresa deve ser vista de modo totalmente distinto, como uma cadeia de ajuda aos processos que efetivamente interessam e dizem respeito ao cliente final.

Os processos de agregação de valor e as pessoas diretamente envolvidas neles devem estar no alto de uma pirâmide invertida na medida em que a estrutura deve ser pensada em níveis de cascateamento das responsabilidades, em que cada nível tem a responsabilidade de apoiar o nível anterior.

A figura abaixo ilustra o formato tradicional de estrutura predominante na maioria das organizações atuais, em que prevalece o comando e controle, e a estrutura sugerida para a empresa lean onde o relevante é a responsabilidade e a iniciativa.

Recentemente, vem se falando cada vez mais em “pirâmides invertidas” como uma nova estrutura para viabilizar um estilo de liderança “servidora” cujo propósito principal seria ajudar as pessoas através de um relacionamento interpessoal baseado na dedicação, amor, sacrifício e benevolência.

Embora na aparência se assemelhe a estrutura na empresa lean que sugerimos, na essência as diferenças são profundas. A estrutura que sugerimos estimula a liderança lean que enfatiza o “siga-me” ou “vem comigo” cujo propósito fundamental é disseminar atitudes e comportamentos que ajudem a desenvolver pessoas que assumam responsabilidades e tomem iniciativas.

Inúmeras empresas avançadas em sua transição lean que achataram suas estruturas, até por achar que isso era lean, têm relutado muito em criar uma nova estrutura de ajuda do no chão da fábrica por acreditar que, ao criar muitos níveis organizacionais estariam aumentando os custos e gerando uma burocracia adicional. E ainda perguntam se o objetivo não seria ter uma estrutura o mais simples e enxuta possível. O artigo “Cadeia de Ajuda”** de Sergio Kamada mostra como a estrutura de “team leaders” e supervisores da Toyota, aparentemente alongada demais, é essencial para resolver problemas rapidamente e para cascatear responsabilidades.

A confusão tende a ser gerada por não se entender e praticar a atitude “gemba” em que os diretores, gerentes e supervisores deveriam estar sempre muito próximos do chão da fábrica ou do local onde as coisas acontecem (“vá ver diretamente com sues próprios olhos”).

Outros elementos importantes na estrutura da empresa lean são evitar os feudos e silos através de uma ênfase nos processos horizontais e em sua gestão, desse modo reforçando assim o essencial trabalho em equipe. E criar uma “hierarquia” baseada nos níveis de responsabilidade e no respeito ao conhecimento. Como o foco está  na eliminação de desperdícios e na geração de valor, não há uma correlação entre níveis hierárquicos e aumento da burocracia (e do desperdício), conforme comumente pensado..

Olhando de longe e com foco nas aparências, a estrutura organizacional de uma empresa tradicional e de uma empresa lean podem parecer semelhantes, com estruturas alongadas e não necessariamente achatadas. Ou ainda, pirâmides invertidas podem parecer exatamente iguais.

Nada mais longe da realidade. São muito diferentes essas estruturas porque servem a propósitos distintos e estimulam comportamentos e atitudes diversos. Isso faz toda a diferença.

[PS] Esse tópico “estrutura organizacional” é um dos assuntos cobertos em nosso novo Workshop “Liderança Lean para a Alta administração” oferecido apenas “in-house” para um grupo de executivos de uma mesma empresa (maiores informações [email protected]). E junto com o Workshop “Cadeia de Ajuda” que focaliza nos níveis mais próximos do “gemba”, apresentam uma visão abrangente da estrutura na empresa lean.

** Há uma versão em Inglês do artigo “Cadeia de Ajuda”