Um de nossos aprendizados recentes mais relevantes foi a importância da estabilidade básica ao longo das várias fases da implementação. Sabemos que é necessário tratar deste tema logo no início.

Há muitos casos em que é fundamental começar estabilizando os 4 Ms (Mão-de-Obra, Máquina, Método e Material). As condições de uma planta podem ser tão difíceis que qualquer iniciativa para implementar fluxo e sistemas puxados esbarra em dificuldades de tal ordem, que inviabilizam estas iniciativas e o potencial de ganho.

As máquinas podem não funcionar quando necessário; há falta sistemática de material correto no momento necessário; a mão-de-obra e os métodos de trabalho não garantem a qualidade nem a quantidade esperadas. Como resultado, os volumes planejados nunca são atingidos; acumulam-se estoques para tentar alguma proteção, mas os níveis de serviço caem. A contramedida é aumentar os volumes solicitados, pois não se confia na capacidade do sistema, o que gera um círculo vicioso de crescente instabilidade.

Assim, as ações iniciais da implementação devem estar focalizadas na utilização de ferramentas para estabilização. Quando for atingida uma "estabilidade suficiente", definida caso a caso, pode-se efetivamente começar a implementação dos princípios lean básicos.

O que muitas vezes é negligenciado é a importância da continuidade desse esforço para a estabilização nas etapas seguintes da jornada lean. Sempre sugerimos o esforço inicial em uma família de produtos piloto onde os elementos básicos como fluxo de acordo com o tempo takt, puxar e padronização são implementados, além de melhorias nos processos suporte como qualidade, manutenção, trocas rápidas etc.

Com isso, em pouco tempo, os resultados podem ser dramáticos, como ganhos de produtividade e qualidade, redução de "lead time", melhoria do atendimento aos clientes, redução de espaço físico, liberação de capacidade produtiva etc.

A excitação inicial provocada pelo piloto leva freqüentemente a um desejo forte de espalhar rapidamente os mesmos métodos e ferramentas para outras famílias da planta. Quem não quer ter resultados impressionantes em um período de tempo curto com um investimento baixíssimo?

Mas nesta etapa é que muitos fracassam. Porquê? Como sair de um piloto bem sucedido para uma implementação bem sucedida? E nesta fase que devemos continuar olhando cuidadosamente para a estabilidade.

Uma implementação piloto, em geral, é feita com muito esforço e dedicação de uma equipe da planta. Por se tratar de um piloto, as coisas são feitas de um jeito diferente a título de experimentação. A resposta inevitavelmente é positiva. Então, o que ocorre é que este grupo, que teve sucesso inicialmente, dedica-se a levar os métodos para o resto da planta. A direção da empresa, satisfeita com os resultados do piloto, até pressiona para que isso ocorra rapidamente. Fazem contas rápidas e ansiosamente aguardam resultados semelhantes.

O grupo de liderança, que coordenou a implementação do piloto, fica responsável pelo desdobramento para outras famílias de produtos, o que concentra esforços e energia. O piloto acaba, de certa forma sendo esquecido. Como o trabalho específico de estabilização não foi feito no piloto, na medida em que se expande o escopo, é freqüente ocorrer um retrocesso de seu desempenho exatamente porque ele ainda não está estável. (As estratégias de "roll out" são discutidas em nossa publicação "Criando o Sistema Puxado Nivelado" de Art Smalley).

Ter um piloto estável é condição fundamental, pois ele serve como um "show case" que deve acelerar a curva de aprendizado para as outras famílias. Tempo takt definido, padronização do trabalho e dos processos suporte (movimentação de materiais, qualidade, manutenção etc), além da solução rápida de problemas, são pré-requisitos para um piloto estável. Deve ser possível também saber claramente e rapidamente se há atrasos ou se a produção está adiantada. E, mais importante, que os problemas e suas causas sejam identificados e resolvidos. Um piloto estável todavia não significa um piloto perfeito.

Considerando que sua planta tenha passado com sucesso por esta fase, ou seja, que o "roll out" foi bem sucedido, ela encontra-se em estágio mais avançado de implementação, em que o sistema está consolidado e as mudanças culturais começam a ocorrer. Assim, uma preocupação constante com a estabilidade deve estar presente a fim de garantir que esteja efetivamente enraizada a prática da melhoria permanente.

José Roberto Ferro
Presidente
Lean Institute Brasil

PS. A sustentação da implementação será um dos temas centrais do Lean Summit 2006.