Um dos princípios lean essenciais é a busca da simplicidade. Mas isso nem sempre é fácil. Na verdade, parece ir contra a tendência dominante que parece levar, inexoravelmente, as empresas a ampliarem excessivamente sua complexidade sem haver uma necessidade concreta.

Definir uma gestão simples é essencial. Não apenas na escolha de máquinas, equipamentos e instalações da empresa como também em suas linhas de produtos e em seus métodos de gestão. Simplicidade deve ser parte do DNA da empresa lean.

É normal que, no processo de crescimento e expansão, as empresas ampliem a sua linha de produtos, o número de sites produtivos e a utilização de novas tecnologias, contratem mais pessoas, avancem as estruturas organizacionais, entre outros itens.

Porém, muitas vezes, decidem instalar máquinas e equipamentos muito sofisticados, adotam linhas de produtos com variedade acima da capacidade de escolha e da necessidade dos clientes, criam programas de mudança e melhorias muito complexos e estabelecem centenas de metas e indicadores, muitas vezes contraditórias ou redundantes. Ou seja, tornam a gestão exageradamente complexa.

Podemos citar vários exemplos de complexidade excessiva. Uma empresa estava tão envolvida em ações de melhorias que acabou buscando um software para gerenciar os infindáveis e intermináveis planos de ação.

Outra comprou máquinas tão modernas que quebravam com frequência e não tinha capacidade e conhecimento para fazer os reparos necessários. Assim, baixou a disponibilidade operacional. E, ainda, os equipamentos anteriores eram mais confiáveis e baratos.

Uma empresa criou cerca de 287 indicadores e precisava de 3 pessoas apenas para atualizar e publicar esses números nos murais.

E uma que possuía mais de 4.000 funcionários em TI com um budget superior a US$ 1 bilhão, sendo que a empresa produz alimentos. Ampliou-se enormemente a capacidade de gerar informações sem saber exatamente o que de útil extrair delas.

Ou outra, cujos produtos permitiam milhares de configurações sendo que os clientes eram capazes de se sensibilizarem a, talvez, uma variedade de poucas dezenas.

Há vários fatores que induzem a complexidade como, por exemplo, o pensamento fragmentado, enfatizando os silos definidos verticalmente, torna a conexão entre partes dos fluxos horizontais agregadores de valor excessivamente complexa, quebrada e frequentemente gerando duplicações e retrabalhos.

Há, ainda, a gestão via números, que cria artificialidades e distanciamento do gemba.

E as carreiras definidas e estimuladas por pessoas capazes de lidar com elevados budgets. Ou seja, em vez de promover quem reduz custos ou elimina a necessidade de investimentos, promove-se pessoas com os budgets mais gordos como se isso fosse um critério de sucesso profissional.

A complexidade pode, ainda, ser gerada também por uma determinada interpretação das necessidades e desejos dos clientes e do que é valor para eles. Ou porque se acredita que o mais complexo é mais moderno e melhor.

Devemos potencializar o poder do simples. São inúmeras as vantagens da simplicidade. Em primeiro lugar – e o mais óbvio –, custa menos. Fazer as coisas apenas de acordo com a necessidade reduz os custos totais, como, por exemplo, nos investimentos. Mas isso é apenas a ponta do iceberg dos custos.

A mentalidade simplificadora permite identificar o essencial e, assim, facilita a eliminação do que não é fundamental. Permite focalizar os esforços e definir melhor as prioridades, possibilitando que se escolha aquilo que vai trazer o mínimo de esforço e o máximo de resultado. Ajuda a criar padrões e hábitos, com rotinas simples e repetidas que permitem simplificar as operações e melhorar a produtividade e a qualidade. E os custos totais de gestão diminuem.

Achamos que somos mais desafiados e valorizados ao procurar e encontrar soluções mais sofisticadas e complexas, mesmo quando não há necessidade. Precisamos combater o modelo mental implícito em nossas empresas que sugere que “quanto mais complexo, melhor”. O pensamento dominante parece ser: “se é possível complicar, por que simplificar?”.

É evidente que, em alguns casos, podemos necessitar de soluções complexas quando os problemas forem complexos. Mas são raras essas situações.

Não complique na hora de projetar e desenvolver produtos, máquinas e equipamentos, instalações, programas de gestão, processos, indicadores etc. Ou seja, antes de projetar e de iniciar qualquer nova iniciativa, pense simples e decida certo. Se já complicou, ainda há tempo de simplificar.

Parece ser tão complicado e tão difícil ser simples. Simplifique sempre. É possível e necessário. Melhora a vidas das empresas e das pessoas.