Malika Mir sobre o uso da obeya na empresa farmacêutica Ipsen
Malika Mir: Sou a diretora de informações e digital da empresa farmacêutica Ipsen. Meu foco é facilitar a transformação dos negócios através da inovação e atenção ao cliente. A Ipsen é uma empresa farmacêutica global que emprega 3.500 pessoas em todo o mundo e é especializada em neurologia, endocrinologia e uro-oncologia. Em 2012, nossas vendas ultrapassaram € 1,2 bilhão.
PL: Há quanto tempo a empresa usa princípios e técnicas lean?
MM: Começamos há cerca de um ano no departamento de TI, com foco em duas funções principais (para um total de cerca de 60 pessoas envolvidas): gestão de projetos e gestão de mudanças e incidentes.
PL: Como era a situação do departamento antes da introdução do pensamento lean?
MM: Nossos clientes internos (os usuários finais) não estavam satisfeitos com o serviço que estávamos fornecendo a eles. Também era muito difícil obter clareza sobre a maneira como gerenciávamos o volume de atividades: todos reclamavam que não tinham tempo ou recursos suficientes. Eu estava convencida de que tínhamos pessoas suficientes para fazer o trabalho, mas precisava de dados para “ligar os pontos” e, eventualmente, decidir se realmente precisávamos recrutar mais pessoas ou não. Quando o lean veio, tudo mudou.
PL: Sua apresentação no Lean IT Summit de 2015 em Paris se concentrou no uso da obeya na Ipsen. Você começou a usar uma sala obeya imediatamente ou a introduziu mais tarde na jornada?
MM: A obeya foi uma parte crítica do nosso plano desde o início. Nós a introduzimos imediatamente para implementar uma nova maneira de rastrear atividades, mas também para tornar os novos padrões alternativos de trabalho visíveis para toda a equipe. A reunião diária de 10 minutos na obeya, durante a qual as pessoas estão alinhadas e focadas no mesmo assunto e podem compartilhar seus problemas e desafios com outras pessoas, tem sido particularmente útil.
A carga de trabalho do departamento está agora sob controle, e esse é o maior benefício de que estamos desfrutando. A obeya é uma ferramenta versátil, e nós a usamos de várias maneiras: para trabalhar com unidades de negócios, para a transformação digital geral da empresa e para treinar gerentes de linha de frente. Sua força reside no fato de fornecer uma linguagem simples e comum, que é entendida por todos dentro e fora do departamento de TI.
Começamos agora a convidar outras áreas para a sala obeya para revisar os projetos juntos. Embora o lean ainda não tenha se espalhado para esses outros departamentos, começamos a criar conscientização.
PL: O que você pode nos dizer sobre sua palestra no Summit?
MM: Minha palestra focou em mostrar aos participantes como estamos gerenciando o portfólio de projetos, com o objetivo de alcançar excelência de ponta a ponta na execução para nossos clientes internos.
PL: Em sua opinião, qual é o papel de um departamento de TI em uma organização?
MM: Vejo o departamento de TI como o principal agente de mudança em uma organização. Somos os que estão sempre implementando novas soluções tecnológicas e digitais, que acabarão impactando todo o negócio.
Temos uma visão multifuncional por natureza e a capacidade de influenciar mudanças positivas em toda a organização. Com cada nova tecnologia que entra, mesmo quando é adotada apenas em um departamento, temos a oportunidade de trazer mudanças completas ao negócio.
PL: Em uma frase, o que os participantes puderam aprender com a sua apresentação no Lean IT Summit?
MM: Como liderar uma equipe de quase 100 gerentes de projeto e torná-los todos focados no mesmo objetivo: a alta satisfação do cliente.
