Uma empresa simplificou seu complexo e sofisticado sistema de controle de projetos, que ficava escondido nos computadores dos colaboradores, tornando-o, assim, fácil de ser mostrado. Os principais objetivos de cada etapa dos projetos eram mostrados, e os atrasos, destacados, assim como a área que os provocaria. E isso tudo foi colocado em local à vista de todos.

Nas primeiras semanas, haviam muitas áreas em vermelho. Porém, aos poucos, os atrasos foram sendo atacados e, assim, os problemas foram sendo enfrentados e resolvidos. Pouco a pouco, os amarelos foram surgindo, e, em pouco tempo, a cor verde predominava, significando que as atividades estavam ocorrendo no prazo.

Os atrasos que ainda surgem são, agora, mais rapidamente resolvidos. Há maior comprometimento da equipe e um maior senso de urgência. Tudo pelo simples fato de que a gestão foi exposta, tornada visual para que todos pudessem enxergar.

Já reparou a quantidade de tempo e energia que os gestores gastam gerando informações que inundam as pastas dos computadores e, muitas vezes, só servem pra ficar lá, dentro das máquinas, escondido, sem muito sentido prático?

Considerando que uma imagem vale mais do que mil palavras é que se desenvolveu a ideia de uma das ferramentas mais eficazes que se tem para administrar uma empresa: a “gestão visual”.

Ela permite a todos saberem como estão as coisas, seja num departamento, num setor, numa célula de produção ou na empresa inteira. Isso sem precisar ligar um único computador ou falar com ninguém, mas, apenas, “olhando”.

A “gestão visual” é qualquer tipo de método ou “ferramenta” simples que permite entender, por uma rápida “olhada”, instantaneamente, e sem precisar de “tradução”, a situação real de um setor ou atividade da empresa.

Nessa rápida olhada, é possível entender como estão as coisas, como elas deveriam estar, quais os problemas que estão atrapalhando e o que está sendo feito para resolvê-los. Ou seja, é uma forma de acabar de vez, dentro das empresas, com brincadeiras de “esconde-esconde” ou práticas do tipo “coloque a sujeira debaixo do tapete”.

Enfim, o importante é que gere entendimento rápido e instantâneo. Vai permitir que se evite o famoso “efeito telefone”, a deturpação da informação quando ela é passada de pessoa a pessoa. Se precisar gastar muito tempo “decifrando” ou “chamar o especialista que entende disso para explicar…”, já não se tem mais o propósito essencial da gestão visual. Deve permitir a todos poder ver e entender a mesma situação, sem precisar de “manual de instruções”, tornando tudo transparente.

Não é para ser confundido com murais com informações do passado em que nada se pode fazer no momento. A gestão visual serve para ajudar a gestão a expor, identificar e pressionar os envolvidos para resolver. E não contribuir para aumentar a “poluição visual” em que se “lotam” os quadros de avisos com informações pouco úteis ou defasadas.

Para isso, a gestão visual precisa ser feita pelas e para as pessoas que fazem o trabalho, que estão “botando a mão na massa”. E acompanhada pelos líderes.

A gestão visual apoia o conceito do “genchi genbutsu”, que significa algo como “vá diretamente ao local ver tudo com os seus próprios olhos”, possibilitando que as “caminhadas pelo gemba (local onde as coisas acontecem)” sejam eficazes.

Ir ao ”gemba” sem uma “gestão visual” adequada pode se tornar mais um “evento festivo”, com tapinhas nas costas, risadas aqui e ali, recheadas de números manipulados e impressões falsas. Ou pior ainda, em um evento para apontar os dedos para os “culpados”, num sistema feito por líderes tradicionais que só tem o objetivo de intimidar e amedrontar pessoas, pois não sabem que, na maioria das vezes, os problemas estão nos processos e não nas pessoas.

Uma “gestão visual” simples, direta, honesta e transparente pode ajudar a mudar isso. Se ela for bem-feita, ajuda a mostrar o que realmente está acontecendo, sem maquiagens, e o que se pode ou se deve fazer.

Todo o trabalho e tudo o que importa precisa ser tornado visual. O setor financeiro de uma empresa tem um quadro próximo de cada colaborador com a agenda de cada dia da semana, o trabalho a ser realizado, como, por exemplo, o número de contas a pagar ou a receber. E, mais importante, o estágio em que o trabalho se encontra em intervalos de duas horas.

A gestão visual tem uma enorme simplicidade e, ao mesmo tempo, traz uma significativa contribuição para aumentar dramaticamente o desempenho das empresas.

Fonte: Revista Época NEGÓCIOS