Como você provavelmente sabe, eu tento caminhar por tantos processos quanto posso porque eu sempre aprendo algo novo. Recentemente estava caminhando por uma operação de manufatura e quando percebi, estava refletindo sobre os princípios de Gerenciamento Lean de Informações, em especial no que diz respeito ao controle de produção e cumprimento de prazos.

A empresa em questão representava um caso típico de utilização de um cérebro central - seu sistema computadorizado de planejamento das necessidades de materiais (MRP) - dizendo a cada operação o que deve ser feito em seguida. É o que eu chamo de um sistema cognitivo, no qual todo o "feedback" entra na unidade central de processamento, que "pensa" na próxima etapa ótima para todos, utilizando algoritmos complexos.

Mas como também é típico, as instruções que estavam sendo enviadas pelo cérebro central freqüentemente pareciam não fazer sentido aos gerentes e aos operadores no chão de fábrica. Quando o sistema lhes dizia para fazer alguma peça para a qual estava faltando matéria prima, eles simplesmente passavam por cima do sistema e faziam alguma peça que utilizava a matéria prima disponível. Não é necessário dizer que esta prática confunde ainda mais o cérebro central. Na época da minha visita pareceu-me que havia a programação oficial vinda do sistema MRP e a programação real sendo conduzida manualmente pelos gerentes no chão de fábrica. Os resultados não eram positivos. O que poderia ser feito ao invés disso? Aqui estão seis princípios simples:

1. Simplifique cada processo para minimizar a necessidade de gerenciamento de informações. Por exemplo, o simples ato de mudar de lugar as atividades dispostas em departamentos para um layout em fluxo contínuo - no qual uma peça vai automaticamente de uma etapa à seguinte - elimina toda a informação necessária para dizer o que cada departamento e as etapas devem fazer em seguida. Comprimindo o fluxo de valor e reposicionando as etapas da seqüência do processo, ao invés do outro lado do mundo para no máximo no outro lado do corredor, elimina-se a necessidade de um mundo de informações.

2. Faça com que cada etapa no processo tenha capacidade e disponibilidade. Quebras, retrocessos e falta de materiais causam aos gerentes a necessidade de administrarem ainda mais informações. Em vez de automatizar esta tarefa, tente eliminar sua necessidade. (Em uma outra caminhada recente, recebi uma explicação completa sobre sistemas de gerenciamento de informações em uma companhia de logística. A gerência explicou orgulhosamente que seu sistema permite determinar exatamente onde um pacote foi perdido, e na verdade são milhares a cada noite. Minha pergunta era, "Por que vocês continuam perdendo pacotes? Se você tiver um processo verdadeiramente capaz não haveria necessidade de possuir esta rede cara de segurança. Pior ainda, a existência da rede de segurança remove a pressão de tornar seu processo capaz. Pense no seu sistema de TI como um tipo diferente de inventário "just in case".")

3. Programe cada fluxo de valor a partir de somente um ponto. Realizando essa simples tarefa tornará o gerenciamento de informações mais fácil por toda operação.

4. Use um controle de produção reflexivo fluxo acima partindo do ponto de programação. Os pensadores Lean chamam esta aproximação "reflexiva" porque é como os seus reflexos. Quando o processo fluxo abaixo utilizar o material, uma ordem automática é colocada para reabastecer a mesma quantidade do processo seguinte fluxo acima. Como seus reflexos, quando você põe sua mão no fogo, nenhuma ação de pensar é requerida do cérebro central.

5. Envie a informação em pequenos lotes. Surpreendentemente, muitos MRPs ainda são rodados no fim de semana com o intuito de produzir uma programação semanal. Muitos sistemas de gerenciamento de pedidos e vendas ainda trabalham com lotes semanais ou até de dez em dez dias, ao mesmo tempo que muitas organizações parecem mover-se para funcionar inclusive a noite com o intuito de produzir uma programação diária. O que os gerentes realmente necessitam saber é o que fazer nos próximos 15 minutos baseados em o que aconteceu nos últimos 15 minutos. Empilhar informações em um grande lote é muito ruim - talvez pior - do que a empilhar grandes lotes de produtos.

6. Faça seu gerenciamento de informações transparente e intuitivo. Talvez a coisa mais triste de se ver é bons gerentes que trabalham arduamente para passar por cima de sistemas de TI com algoritmos opacos, tornando a situação ainda pior por causa de seus esforços frenéticos. Métodos simples de gerenciamento de informações como cartões de kanban e kanban eletrônico via Web, e mais algoritmos simples de heijunka, parecem demasiadamente simples a muitos gerentes. Contudo são intuitivos, tornando anomalias rapidamente óbvias. Porque gastar enormes somas de dinheiro para se manter no escuro?

Eu não sou ingênuo em relação ao mundo adotando o Gerenciamento Lean de Informações. Nós ainda não estamos completamente no fim do pensamento que mais informação é sempre melhor e que se nós tivéssemos toda a informação possível, algoritmos perfeitos e unidades centrais de processamento trabalhando na velocidade da luz, a vida seria mais fácil. Por exemplo, apesar de 50 anos de evidência apontarem que isto não é uma verdade, nós estamos embarcando agora em uma experiência nova com a Identificação por Rádio Freqüência (RFID) na qual cada peça em cada processo pode ser acompanhado individualmente. Os gerentes de um varejista gigantesco que eu visitei recentemente - cujas lojas atingem quatro giros de estoque por ano, sem posições definidas de armazenamento para qualquer peça, pontos múltiplos de armazenamento para cada peça e um elevado nível de falta-de-estoque - disseram-me que uma etiqueta RFID em cada caixa eliminaria a atual "caça ao tesouro" e garantiria um nível elevado de atendimento ao cliente.

Minha pergunta era, "Porque você necessita de tanto inventário com todas essas posições de armazenamento? Se você tiver somente uma posição de armazenamento para cada peça - na prateleira de onde o cliente pega a peça e põe no carrinho - e reabastece cada peça, a cada noite, de uma central de distribuição que serve a muitas lojas, a informação que você já recolhe dos códigos de barra no momento que o cliente retira a peça da loja, dirá tudo que você necessita saber."

Minha previsão é que quando a quantidade de informação disponível vinda de RFID sobrecarregar nossa habilidade, como gerentes, de resolver o que fazer com ela (mesmo enquanto nossos processos fundamentais de criação de valor estão se deteriorando), muitos gerentes irão finalmente perceber que quanto mais simples melhor.