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Obeya para comunicação, integração e tomada de decisões

José Roberto Ferro, Ricardo Itikawa
Obeya para comunicação, integração e tomada de decisões
Entenda neste artigo o que é a obeya e como ela pode ser uma verdadeira aliada à sua organização.

A prática da obeya (“grande sala” ou “sala de guerra”) vem ganhando cada vez mais destaque em todos os tipos de negócio e nas mais diferentes áreas de qualquer organização.

Suas origens vinculam-se à necessidade de melhorar a comunicação e aumentar a velocidade e transparência aos processos de decisão em projetos de desenvolvimento de produtos.

Esse tipo de projeto envolve normalmente várias áreas da empresa, requerendo grande esforço de integração e conexão.

A partir dos aprendizados do uso da obeya no desenvolvimento de produtos que resultou em menores lead time, menores custos e novos produtos de sucesso, sua utilização se disseminou.

Possibilita uma comunicação e uma integração mais efetiva entre todos os envolvidos em qualquer processo e uma tomada de decisão muito mais rápida seja qual for a área da empresa.  

Vamos aqui entender como essa prática surgiu, como funciona, onde pode ser aplicada, como construir e quais os benefícios e diferenciais de competitividade ela pode trazer à organização. 

Definindo a obeya

Como muitos conceitos lean, obeya tem sua origem no Japão, mais especificamente na Toyota. Inicialmente, a empresa começou criar suas obeyas (grandes salas)  para desenvolver produtos, um processo extremamente complexo e que geralmente leva muito tempo — às vezes anos — para ser completado. 

Desenvolver um produto é uma atividade que envolve a empresa toda: desde a área comercial, passando pela engenharia, manufatura, supply chain, finanças, pessoas. Usando o exemplo da Toyota, o processo para desenvolver um automóvel é muito complexo, levando anos para se completar e envolvendo elevados custos — mesmo que esse desenvolvimento se trate de uma continuação de uma família de produtos já existente.

Há milhares de subsistemas, peças e componentes em um veículo que são fornecidos por centenas de empresas. Imagine a complexidade que é gerenciar todos os fornecedores e cada área da empresa que trabalhará neste desenvolvimento. Adicione a isso as metas ambiciosas que a Toyota sempre teve de competir pelo melhor lugar no mercado em relação ao desempenho. 

Tudo isso trouxe a ela uma “grande sacada”: criar um espaço comum em que todas as informações importantes sobre algum projeto fossem colocadas para que todos os envolvidos pudessem se reunir ali, tratar dos problemas, enxergar o processo todo e tomar decisões juntos naquele momento, sem procrastinações ou dependência de marcar reuniões com as áreas X ou Y. 

A obeya é um local no qual as informações fundamentais de um projeto estarão reunidas de forma visual e transparente a todos os envolvidos nesse processo para que todos saibam o que está acontecendo em cada parte do processo, permitir resolver problemas e tomar decisões na hora, com todos os envolvidos.

Nessas situações, uma decisão pode frequentemente impactar as outras áreas do projeto. Tendo todos juntos entendendo os desvios e tomando as medidas corretivas aumenta a velocidade e foco do desenvolvimento evitando infindáveis trocas de mensagens, reuniões paralelas, telefonemas etc.

A prática da obeya pode ser usada em todas as áreas

Com o passar do tempo, muitas organizações começaram a enxergar a utilidade e os benefícios que poderiam ter ao utilizar o conceito em diversos setores e para diferentes propósitos — como desdobramento e acompanhamento da estratégia, gerenciamento diário, acompanhamento semanal, gestão da mudança sistêmica de um fluxo completo e multifuncional, gerenciamento de grandes projetos de transformação digital etc. — estejam eles no nível gerencial ou operacional.

Mas temos algumas recomendações para você usar na sua obeya.

1.   Definir claramente o propósito

No webinar sobre o assunto (ocorrido no dia 09 de julho), uma das organizações participantes, a unidade manufatureira de Dunfermline, na Escócia, da TechnipFMC, empresa da área de petróleo e gás, relatou que tem implementado várias obeyas  ao longo dos anos.

Foi destacada uma nova obeya recentemente criada que tem trazido resultados relevantes, o do início da produção. Como os lead times são muito longos e a empresa trabalha com o conceito de “Engineering to Order”, no qual cada projeto é único do ponto de vista da engenharia, a unidade precisava garantir que todos os materiais e os desenhos de engenharia estivessem prontos na hora certa.

Assim, essa obeya funciona como uma visualização dos principais parâmetros do fluxo produtivo com meses de antecedência para que os eventuais atrasos sejam equacionados.

Esse deve ser o ponto de partida de qualquer obeya: definir o problema específico que você quer resolver com sua obeya. Por que você está construindo essa obeya

No caso desta fábrica, eles tinham um problema de entrega há 18 meses, e isso se dava, dentre outros motivos, pelas inúmeras paradas que ocorriam na linha de produção por conta de falta de materiais ou falta de informações. Enfim, não havia tempo de reação.

Apesar da longa jornada lean da empresa, ela não conseguia resolver esses problemas de forma efetiva. 

2.   Tornar a gestão visual e transparente

A criação de um ambiente para servir de base para a obeya é uma etapa importante, pois as pessoas precisam se sentir confortáveis nele, e ele deve possibilitar a gestão visual com os dados e as informações necessárias para resolver os problemas.

Os problemas naturalmente acontecem; é inevitável. Entretanto, o que define o sucesso da empresa não é a quantidade de problemas que ela tem, mas como ela lida com eles. A TechnipFMC, por exemplo, possui produtos muito complexos, que consequentemente trazem consigo diversos problemas. Através de indicadores visuais (com códigos de cores, vermelhos e verdes), todos na empresa conseguem enxergar melhor as situações e resolver os problemas com maior autoridade e clareza. Na TechnipFMC, está “ok” estar vermelho, mas o importante é não continuar vermelho.

3.   Promova uma liderança estimuladora

A obeya ajuda a promover uma discussão franca e objetiva que só será efetiva se a liderança criar um ambiente que possibilite o engajamento. As pessoas têm visões diferentes sobre os mesmos dados e fatos. Isso é importante, pois enriquece o diálogo. Contudo, é necessário um alinhamento em torno dos objetivos para que todos possam focar em alcançá-los. A obeya serve para alinhar os objetivos, as perspectivas e as percepções dos indivíduos, abrindo o caminho para que eles atinjam as metas propostas.

A Bosch, que também apresentou no webinar, utiliza uma obeya que estimula todos a focarem suas energias através de um ambiente descontraído e envolvente. Uma obeya sem energia não é uma obeya bem-sucedida. As pessoas precisam discutir ativamente e participar de forma efetiva de todo o processo. Para que isso aconteça, é necessário que a liderança estimule todos através da criação de um ambiente que facilite as interações.

4.   Utilize métodos eficazes para tomada de decisões e solução de problemas

Toda vez que algum vermelho surgir em sua obeya, isso significa que um problema precisa ser resolvido. Entretanto, como resolver problemas é a questão aqui. Se a empresa não tiver claro e maduro seus processos de resolução de problemas, ela nunca sairá do vermelho. Uma das grandes potencialidades da obeya está na possibilidade de tomar decisões e resolver problemas de forma mais rápida e eficaz. Entretanto, a obeya apenas possibilita isso; sem métodos eficazes para atingir esses objetivos, nada acontecerá.

A TechnipFMC enfatiza, em suas obeyas, um foco muito grande no que está vermelho para que possa ser convertido em verde. Para isso, os métodos de tomadas de decisões e resolução de problemas estão sendo melhor estruturados. Como exemplo, a empresa foca muito na cadeia de ajuda. Desta forma, quando os problemas não são resolvidos, as pessoas sabem a quem e como pedir ajuda.

5.   Crie uma cultura de respeito

A obeya é um local que deve oferecer um ambiente de respeito, de segurança psicológica e de aprendizagem contínua a todos. Se as pessoas não tiverem a segurança de que sua opinião será respeitada e que não serão punidas por exporem problemas, não há sucesso possível na obeya. A liderança precisa assegurar a todos que os problemas devem ser expostos e que as pessoas não serão culpadas por eles; desta forma, todos se sentirão mais empoderados para focar em resolver os problemas, e não em apontar dedos.

Como a Bosch compartilhou no webinar, o foco na segurança emocional dos participantes é vital para que eles possam trazer seus pontos e exercitar seus talentos. Através desta troca, com perspectivas distintas, é possível alcançar o ótimo, de uma forma colaborativa e aproveitando os muitos pontos fortes diferentes que cada pessoa possui.

Cada obeya é diferente. Dependendo do propósito e das especificidades da empresa e da indústria em que ela está inserida, as necessidades serão diferentes. O importante é que ela seja adaptada para cada situação. A obeya pode ser aplicada em qualquer lugar, e seus benefícios serão marcantes enquanto ela for bem aplicada. É importante saber que a obeya não é simplesmente uma sala. É um espaço de comunicação, de engajamento, em que as pessoas vão alinhar os objetivos e resolver problemas juntas.

Quer saber mais sobre como montar e utilizar sua obeya, entre em nosso site e conheça o novo produto que estamos oferecendo na modalidade virtual e presencial. Neste Workshop, você poderá obter mais informações sobre:

  • Origem da obeya? Propósito? Onde é utilizado?  Elementos chaves? Rotinas?
  • Exemplos de aplicação com diferentes propósitos (Planejamento Estratégico, Desenvolvimento de Produtos, Fluxo Sistêmico, Gestão de Projetos, Gestão da Rotina...).
  • Evolução da obeya e suas tendências.
  • Dinâmica para reforçar os conceitos de maneira iterativa e prática.
  • Problemas comuns, riscos e planos de mitigação.
  • Plano para próximos passos após o treinamento.

 

Fonte:
Publicado em 19/10/2020

Autores

José Roberto Ferro
Fundador e Presidente do conselho do Lean Institute Brasil.
Ricardo Itikawa
Gerente de Projetos do Lean Institute Brasil.