COVID-19

Gerenciamento Diário e Experimentação em uma Crise


Conforme os negócios lutam para superar as mudanças e um futuro incerto no meio da crise do Covid-19, o autor sugere que eles utilizem o gerenciamento diário lean e criem um mindset de experimentação.

José Roberto Ferro

Nestes tempos de crise, tudo parece estar num estado constante de mudança. Em pequenos negócios e em enormes corporações, em processos individuais, em estações de trabalho e entre as operações, todas as nossas suposições e hábitos estão sendo desafiados. A única coisa que sabem com certeza é que nada é certo. 

Neste contexto, é natural focar inicialmente nossos recursos e esforços em sobreviver — a reação mais humana. Para muitos, isso significa parar nossas atividades de planejamento, adiar decisões, parar as operações, cancelar os pedidos de compra, demitir pessoas em massa e assim por diante. Para alguns (provavelmente poucos) de vocês, o “novo normal” está trazendo a oportunidade de acelerar o crescimento, contratar pessoas, comprar mais ou novos materiais ou serviços. 

Independentemente do grupo ao qual você pertença, é óbvio que ajustar-se a esta situação completamente nova é algo que todos precisam fazer e estão fazendo agora. Com isso em mente, acredito que todos nós deveríamos nos fazer algumas perguntas: 

  • Quais são as ferramentas e técnicas mais importantes de que precisamos agora? 
  • Qual é o mindset correto para enfrentar esta crise? 

Na minha opinião, o gerenciamento diário é de longe o processo mais importante no qual você precisa focar, pois ele fornece a clareza de que você precisa para tomar as decisões mais importantes do negócio com base em fatos e dados — em vez de suposições e emoções. Dependendo de onde você estiver em sua jornada lean, seu sistema de gerenciamento diário poderá precisar ser ajustado e fortalecido ou repensado, caso o que você tem não seja suficientemente robusto, ou até mesmo introduzido do zero.

Quanto ao mindset, sugiro colocar a experimentação no coração do seu trabalho — como forma de transformar cada dia num novo experimento. 

Mas o que isso significa em termos práticos? O que precisamos fazer agora? 

A maioria das organizações provavelmente já criaram um processo de gerenciamento de crise em diferentes níveis da organização (algumas podem até estar usando uma “sala de guerra” — ou obeya, um termo que parece mais apropriado do nunca neste momento). Esse processo possivelmente funciona diariamente e tem se provado ser, não surpreendentemente, muito caótico às vezes. Isso é completamente normal, especialmente considerando as circunstâncias excepcionais. 

Se sua empresa já tem um sistema estruturado de gerenciamento diário, é muito provável que a estratégia conectada a ela terá de ser substancialmente revista já que o mês atual (e provavelmente os próximos) será muito diferente do que imaginávamos há algum tempo, quando os planos foram feitos. À luz desses novos desenvolvimentos, pode ser necessário revisitar suas rotinas de gerenciamento diário. 

Em um processo típico de gerenciamento diário, quando olhamos para o ciclo de aprendizagem PDCA, as fases de planejar e fazer são definidas principalmente pela estratégia e pelos objetivos estratégicos. E o que é feito todo dia para chegar lá é representado pelo C (checar) e o A (agir). No momento, por causa da atual incerteza e instabilidade, pode ser necessário revisar nossos objetivos estratégicos em uma base diária (isso é, um novo P-D todo dia), o que, claro, pediria uma resposta diferente (um novo C-A todo dia). Você pode ter que fazer um ciclo completo de PDCA todo dia — às vezes mais de um por dia, até mesmo de forma horária. 

Conforme você trabalha na sua fase de planejamento, você deve saber que terá que tomar decisões com informações disponíveis limitadas, sob circunstâncias que estão continuamente mudando e frequentemente em um contexto muito estressante. Você precisará responder a pergunta “que problema estamos tentando resolver?” mais rapidamente do que nunca, pois amanhã um problema completamente novo pode surgir. 

Outra pré-condição para ser capaz de efetivamente atender as necessidades do negócio neste momento crítico é alinhar o máximo possível os três principais níveis de gerenciamento diário — estratégico, gerencial e operacional — implementando uma estratégia sólida de complementação. 

Outro desafio — especialmente para as organizações que ainda não dominaram o uso do gerenciamento diário — é fazer tudo isso remotamente, já que os confinamentos ao redor do mundo forçam a maioria de nós a ficar em casa e trabalhar de lá. Essas empresas terão de aprender rapidamente, talvez confiando em um software amigável que simule as mesmas dinâmicas de uma reunião face a face de gerenciamento diário usando ferramentas simples de gestão visual. Você precisará adaptar a solução digital às suas necessidades a fim de permitir o fluxo de informação crítica por toda a empresa e efetivamente rastrear as ações e os resultados esperados (real vs. esperado). 

As organizações — principalmente aquelas que ainda não abraçaram o pensamento lean — terão de necessariamente mudar seu mindset, independentemente de seu pessoal aceitar ou não a mudança e ter ou não a capacidade de fazer ajustes rápidos. Precisamos entender que, frente a uma emergência como a pandemia da Covid-19, precisamos de ciclos de aprendizagem muito mais curtos, pelo menos diariamente. Até recentemente, isso podia dar a uma empresa uma vantagem competitiva; agora, é uma questão de sobrevivência. Claro, há uma boa chance de que você cometerá erros todos os dias também; entretanto, o próprio fato de que no próximo dia você estará de volta permitirá que você ajuste, aprenda e siga para o próximo experimento. Afinal, esse é o tipo de velocidade de aprendizagem que toda organização deveria buscar. 

Claro, quando a poeira finalmente baixar e o novo normal emergir, uma grande reavaliação de sua estratégia geral também será necessária. Ela pode ser muito diferente do que tem sido até então, para refletir as mudanças nas condições de mercado. A demanda provavelmente flutuará por algum tempo, o que o forçará a definir um novo tempo takt e possivelmente revisar seu orçamento também. Enquanto esse momento não chega, tome conta de seu pessoal — eles são essenciais para seu futuro — e apoie sua saúde física e mental — ao, respectivamente, fornecer um ambiente de trabalho seguro e proteger seus empregos. 

Lembre-se: o que fazemos hoje tornará sua empresa melhor amanhã, independentemente da situação em que nos encontremos. É nossa obrigação fazer tudo que pudermos para torná-la melhor do que nunca. 

Fonte: Planet Lean

Sobre o autor

José Roberto Ferro é o fundador do Lean Institute Brasil.


Publicado em 07/04/2020

Clique aqui para baixar este artigo em PDF.

Faça seu comentário abaixo.
Eventos
02 03 SET
Lean Summit 2020                                 
Transamérica Expo Cente...
São Paulo - SP
Artigos
 
– Cristina Adalid Fontc...
Publicações
 
– Judy Worth, Tom Shuke...
Lançamento