Escalar uma empresa de software sem sacrificar a agilidade, a qualidade e uma cultura de aprendizagem é algo raro. A experiência da Theodo representa uma das tentativas mais consistentes de fazer isso por meio do pensamento lean. Ao longo dos últimos 14 anos, a empresa vem aprofundando e estruturando o debate sobre o que significa aplicar lean na indústria de tecnologia, muito além da simples adoção de métodos ágeis.
Em seus primeiros anos, a Theodo operava como a maioria das empresas de tecnologia do mercado: entregava exatamente aquilo que os clientes solicitavam, seguindo planos rígidos e escopos fechados, enquanto absorvia silenciosamente a frustração causada por atrasos e retrabalho. A jornada lean da empresa começou quando um projeto malsucedido os fez perceber algo fundamental: seu papel era ajudar a definir a melhor forma de trabalhar para resolver o problema do cliente, e não apenas executar instruções. A Theodo passou a enxergar a entrega digital não como a execução de soluções predefinidas, mas como um processo de aprendizagem que exige visibilidade, feedback e responsabilidade compartilhada pelos resultados.
O que começou como um movimento em direção aos métodos ágeis rapidamente evoluiu para uma jornada lean, focada em onstruir confiança, tornar os problemas visíveis e desenvolver a capacidade das equipes de aprender, adaptar-se e melhorar continuamente em conjunto.
A Theodo cresceu de uma empresa de duas pessoas para uma organização com 700 colaboradores (e de US$ 1 milhão para US$ 100 milhões em faturamento) ao conectar práticas ágeis ao pensamento lean. Conforme descrito no livro The Lean Tech Manifesto, a empresa entende o lean como a única maneira de transformar a área de TI em um sistema de geração de valor, autonomia, qualidade e aprendizado contínuo. Além disso, a Theodo considera o lean o único caminho para capturar os benefícios do agile em escala.
Segundo Fabrice Bernhard, CTO da Theodo, a abordagem da empresa para o lean tech está estruturada em cinco pilares: valor para o cliente; rede de equipes viabilizada por tecnologia; fazer certo da primeira vez, just-in-time e a construção de uma organização que aprende. Esse tipo de linguagem ainda é pouco comum em empresas de tecnologia, e é justamente isso que torna a trajetória da Theodo tão relevante: a empresa representa uma ponte entre o pensamento lean e a indústria de tecnologia.
À medida que as organizações crescem, as equipes frequentemente perdem a clareza sobre quem realmente são seus clientes. Quando os engenheiros deixam de compreender por que estão construindo algo, a oportunidade de criar soluções criativas e de alto valor desaparece. Segundo Fabrice, parte da resposta está em reduzir a complexidade por meio da definição de fluxos de valor ponta a ponta claros, organizados em uma rede de equipes viabilizada por tecnologia. Além disso, é fundamental tornar o valor para o cliente visível e compartilhado por toda a organização por meio de uma gestão visual forte, utilizando práticas como a obeya (sala de gestão visual colaborativa) para expor e revisar frequentemente indicadores críticos relacionados ao valor entregue ao cliente.
“Ou você pode se apegar à alternativa burocrática que os programas tradicionais de SAFe [Scaled Agile Framework] executam muito bem: criar múltiplas camadas de gestão de produto para traduzir as intenções da liderança em roadmaps de funcionalidades a serem implementadas por engenheiros de software desengajados — e torcer para que seus concorrentes estejam fazendo um trabalho igualmente ruim”, escreveu Fabrice aqui.
Neste artigo do Planet Lean, JR Beaudoin, CTO da Theodo Inc., em Nova York, explica como a equipe foi além do agile ao introduzir ferramentas lean de resolução de problemas, como um sistema simples de andon e o método PISCAR (Problema, Impacto, Situação atual/Padrão, Causas, Ações, Resultados), um framework de resolução estruturada de problemas em sete etapas que combina os 5 Porquês e os 7 Onde.
“A resolução lean de problemas mudou nossa mentalidade: deixamos de tentar maximizar a velocidade da equipe e passamos a buscar a maximização do valor que entregamos ao cliente.”
Quando o assunto é a busca pela qualidade, a equipe da Theodo é meticulosa. No início de sua jornada lean, por exemplo, eles aplicaram ao trabalho de desenvolvimento de código o sistema a de "caixas vermelhas" (red bins) — amplamente utilizado no chão de fábrica. "Esse sistema garante que nenhum defeito passe despercebido e deixe de ser corrigido. Nenhum erro pode avançar além da etapa do processo em que foi gerado”, explicou Marek Kalnik, CTO e cofundador da Theodo Apps.
Mais recentemente, após a publicação do livro The Toyota Way of Dantotsu Radical Quality Improvement, a equipe passou inclusive a experimentar essa abordagem muito mais profunda e radical para a qualidade. Woody Rousseau, CTO e cofundador da Theodo Fintech, afirmou:
“Não existe atalho para atingir altos níveis de qualidade. Como CTO, isso me faz querer elevar o padrão de qualidade de toda a indústria de tecnologia, onde os bugs são vistos como perdas de tempo inevitáveis. ‘Zero bugs’ é o verdadeiro caminho a seguir!"
Para se tornar verdadeiramente uma organização que aprende, a Theodo busca incorporar o aprendizado ao próprio trabalho. As equipes são treinadas para tratar problemas reais como material de estudo, utilizando a resolução estruturada de problemas em situações concretas do dia a dia, em vez de depender de treinamentos teóricos em sala de aula ou de boas práticas abstratas. Os dojos criam rituais regulares de aprendizagem compartilhada: as equipes trazem problemas atuais, analisam conjuntamente as causas e são desafiadas por outros colegas. À medida que a organização cresce, o aprendizado deixa de permanecer isolado em cada equipe: grupos que enfrentam desafios semelhantes conectam-se por meio de comunidades de prática (guilds), utilizando o kaizen como uma linguagem comum para refinar suas capacidades, aprimorar práticas e compartilhar soluções entre diferentes áreas e geografias. Mais importante ainda é que, na Theodo, a aprendizagem é considerada uma responsabilidade da liderança. Espera-se que os gestores criem as condições para que os problemas apareçam, apoiem as equipes na resolução desses problemas e garantam que os aprendizados sejam capturados, disseminados e incorporados ao sistema de trabalho.
Neste artigo, Ben Ellerby, sócio da Theodo, afirmou: “As empresas que terão sucesso em um cenário cada vez mais incerto e de rápidas mudanças serão aquelas que investirem em capacitar seus desenvolvedores para trabalhar de forma lean. Aplicar um framework como o scrum e dizer que sua empresa é ágil não é mais suficiente. Trazer o lean para o desenvolvimento de software significa levar a transformação ao gemba, mudando a forma como os desenvolvedores pensam, escrevem código e constroem funcionalidades, além de estabelecer uma cultura de aprendizado que sustente a melhoria contínua.”
Mesmo com o avanço acelerado da IA no mundo, a organização não perdeu de vista aquilo que considera sua verdadeira vantagem competitiva: um sistema para desenvolver pessoas. Na verdade, Fabrice acredita que a inteligência artificial está ampliando a diferença entre as organizações que possuem esse tipo de sistema e aquelas que não possuem.
Um conceito-chave para a Theodo é o jidoka (automação com toque humano). Para a empresa, escalar o uso de IA só funciona quando a qualidade já está incorporada ao processo desde o início. Alcançar 80% de precisão pode levar apenas alguns minutos, mas atingir níveis entre 95% e 97% exige esforço real, disciplina e investimento de tempo — especialmente quando os sistemas escalam para centenas de componentes semelhantes.
Em sua apresentação no Lean Global Connection 2025, Fabrice disse:
“O lean é uma bússola extraordinária para navegar em meio a uma revolução tecnológica. Em vez de pensar na IA como uma forma de eliminar empregos, as organizações deveriam utilizar o lean para identificar e atacar os grandes problemas que podem ser resolvidos com o apoio da inteligência artificial.”
Para a Theodo, o grande problema atual é que o software está presente em toda parte, mas sustentado por sistemas legados de TI cada vez mais frágeis e obsoletos. Nos últimos anos, a empresa passou a se especializar no uso de soluções de Inteligência Artificial para modernizar esses sistemas. Graças à sua abordagem lean aplicada à IA, a Theodo consegue realizar esse trabalho três vezes mais rápido do que antes e com uma arquitetura de melhor qualidade. É assim que a empresa busca cumprir a promessa da tecnologia sem abrir mão de seus princípios lean.