Os avanços do uso da tecnologia na experiência de compra dos clientes trouxe ganhos significativos a todos, como mostrado na figura abaixo, porém existe uma barreira a ser quebrada: a barreira da entrega, que ainda hoje é um desafio para a logística, pois o cliente está exigindo entregas mais rápidas e eficientes para que ele possa usufruir da sua compra o quanto antes.
Figura 1: Desafio da logística
A Logística Lean Digital é uma metodologia que visa agregar valor ao cliente final através da eliminação de desperdícios com técnicas lean de melhoria contínua e técnicas digitais, que devem ser usadas no momento certo de forma a otimizar processos já aprimorados e estáveis, possibilitando criar inovação e ter desempenhos superiores.
Introdução conceitual – O que é a Logística Lean?
O conceito lean teve sua origem na Toyota e foi exposto ao mundo na década de 90 com o livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, que, através de uma pesquisa do MIT, apontou a empresa como uma das mais lucrativas no mundo em tempos de crise do petróleo. A partir daí, muitas empresas aplicaram os cinco princípios lean:
- Identificação de valor, a partir do ponto de vista do cliente.
- Definição e mapeamento do Fluxo de Valor.
- Criação do fluxo contínuo.
- Implementação da Produção Puxada a partir da demanda do cliente.
- A busca pela Perfeição, com o foco principal na produção, trazendo resultados impactantes.
Essas empresas perceberam, com o passar do tempo, que melhorar apenas a produção não era suficiente para a melhoria do negócio. A partir daí, esses conceitos evoluíram e foram aplicados na logística, criando o que chamamos de logística lean, que tem a seguinte definição: entregar ou receber um produto na quantidade certa, no tempo certo, no local certo, com a qualidade certa e no acondicionamento certo sem desperdícios.
Esse conceito tem o objetivo principal de eliminar desperdícios na logística, que podem ser identificados como:
- Excesso de estoque – excesso de material no armazém.
- Espera – caminhões esperando para serem carregados e pessoas esperando material ou informação.
- Movimentação humana – excesso de caminhada na separação ou na armazenagem.
- Transporte – rotas de abastecimento não otimizadas e empilhadeiras com movimentação desnecessária.
- Defeito – material danificado pela movimentação ou transporte.
- Excesso de produção – separar mais ou antes do necessário.
- Processamento desnecessário – embalar e desembalar produtos e realocá-los no armazém.
- Não uso da criatividade humana – não ouvir as opiniões e ideias dos operadores.
Para eliminar esses desperdícios, devemos utilizar os conceitos lean adaptados à realidade da logística. Em primeiro lugar, definir o que é valor para o cliente da Logística, que pode ser um cliente externo ou interno. Isso pode ser feito através de pesquisa direta com o cliente ou através de indicadores de entrega no tempo certo e na quantidade certa, o OTIF (On Time in Full).
Em segundo lugar, devemos mapear o Fluxo de Valor Logístico, desde a fabricação do produto, recebimento no CD, armazenagem, separação e entrega ao cliente. Nesse ponto, é importante mapear o fluxo de informação e o fluxo de material. Muitas vezes, o maior desperdício de tempo está no fluxo de informação, e não no fluxo de material, havendo casos em que a informação de um pedido pode demorar até dois dias desde sua colocação pelo cliente até chegar na operação logística, o que gera sobrecarga e atrasos na entrega.
Figura 2: Exemplo de mapa de fluxo de valor logístico
Após identificar os desperdícios com o mapa de fluxo de valor logístico, deve-se aplicar o conceito de fluxo contínuo, que significa fazer um, mover um. Esse conceito se contrapõe ao conceito de trabalhar em lote, muito comum na logística. Um exemplo de aplicação na logística seria o processo de descarregar, conferir e armazenar paletes. Esse conceito também pode ser aplicado no fluxo administrativo de informação, onde, ao receber um pedido, a pessoa já o processa e envia para a próxima etapa, em vez de aguardar acumular uma certa quantidade de pedidos para só depois processá-los.
Figura 2: Exemplo de Fluxo Contínuo
Reduzir estoque e manter o nível de serviço é um dos grandes desafios das empresas, e, para que isso seja possível, aplicamos o conceito de sistema puxado, também conhecido como kanban, o qual sinaliza a necessidade de compra para reposição de certo produto assim que o cliente consome determinada quantidade. Para atingir esse objetivo, pode-se utilizar cartões físicos ou sistemas eletrônicos para sinalizar a necessidade (falaremos disso mais adiante na transformação digital).
Figura 3: Exemplo de kanban físico e eletrônico
A busca pela perfeição é sinônimo de aplicação de kaizen nos processos logísticos. O kaizen requer a formação de equipes de trabalho que devem aplicar metodologias de solução de problemas de maneira contínua na busca por melhorias pontuais e de processo, envolvendo os operadores para estimular sua participação e seu aprendizado. Também devem ser aplicados conceitos como os 5s, trabalho padronizado, gerenciamento diário, processo A3, entre outros.
Agora que explicamos conceitualmente o que é uma logística lean, vamos explorar o que é uma transformação digital.
O que é a Transformação Digital?
Tradicionalmente, a Tecnologia da Informação servia às empresas como uma solucionadora de problemas desintegrada dos negócios. Os departamentos utilizavam a TI quando precisavam para apagar incêndios, e não utilizava todo o potencial tecnológico que possuía. Recentemente, essa tendência vem mudando, com os departamentos de Digital, dedicados ao aproveitamento das tecnologias, sendo cada vez mais integrados e unidos aos outros setores da empresa, trazendo consigo a transformação digital.
Pode-se conceitualizar a transformação digital como a utilização das melhores tecnologias disponíveis para aumentar a eficiência e a eficácia das companhias. Entretanto, para que isso ocorra, é necessário que elas sejam utilizadas para efetivamente agregar valor ao cliente, e não somente para digitalizar as operações por digitalizar.
Qualquer processo e qualquer produto pode ser digitalizado. A questão a ser feita é se eles precisam, em determinado momento, ser digitalizados ou se outras ações são necessárias para preparar o terreno para a digitalização. Essa é a única forma de se garantir que a transformação digital seja ponderada e melhore os resultados da companhia. Caso contrário, teremos empresas cada vez mais “tecnológicas” que geram cada vez menos resultados.
De fato, a transformação digital tem o potencial para revolucionar as empresas, mas seus impactos não serão positivos a menos que todo o esforço dedicado pelas tecnologias seja focado primordialmente em aumentar o valor a ser agregado ao cliente. É isso que esse fenômeno busca garantir para caminhar na direção de um futuro mais tecnologicamente eficiente e sustentável.
Logística Lean Digital
Como você pode perceber nas definições acima, ambos os conceitos visam agregar valor ao cliente e eliminar desperdícios. A Logística Lean Digital é a integração dos dois conceitos de forma a melhorar mais ainda os resultados das empresas. Como definição da Logística Lean Digital, temos “entregar o material ao cliente no local certo, na hora certa e na quantidade certa otimizando os recursos e eliminando desperdícios com ferramentas digitais e conceitos lean”.
Para que isso aconteça, recomendamos que os conceitos da logística lean, citados anteriormente, sejam aplicados antes de qualquer intervenção digital, para evitar que digitalizemos os desperdícios. Como exemplo, em determinado caso, havia uma fila enorme de caminhões esperando para serem carregados em um terminal de combustíveis. Como iniciativa digital, a equipe de TI queria criar um aplicativo para controlar e gerenciar a fila de caminhões, ou seja, digitalizar o desperdício.
De maneira oposta, o que fizemos foi desenhar o mapa de fluxo de valor, e descobrimos que a fila ocorria pela maneira tradicional que o terminal funcionava: quem chegava primeiro carregava primeiro. A partir daí, aplicamos o conceito de fluxo contínuo, onde identificamos o tempo que se levava para carregar cada caminhão e criamos ritmo, através de uma agenda com horários rigorosos para a carga de cada caminhão. Dessa forma, eliminamos a fila, pois os caminhões vinham ao terminal no horário determinado. E, para avançarmos no sentido da digitalização, criamos um sistema de agendamento conectado com o celular do caminhoneiro, o que permitiu uma comunicação mais eficiente e otimizada. Como resultado, o tempo de espera dos caminhões caiu de 4 horas para apenas 15 minutos.
Um dos pontos principais da logística lean digital é a identificação do que agrega valor para o cliente. Nesse caso, a utilização das tecnologias digitais conecta em tempo real o que o cliente deseja com as operações logísticas, possibilitando tomar ações mais rapidamente que a maneira tradicional, pois o feedback do cliente é imediato após o atendimento da logística. Há softwares que permitem que o cliente dê um feedback imediato e não tenha que aguardar uma pesquisa de satisfação após alguns dias, onde o cliente já nem se lembra do que aconteceu durante a entrega. Uma empresa de chocolates que atende lojas de varejo tem um aplicativo que permite ao cliente dar um feedback imediato quando recebe a mercadoria, podendo inclusive enviar fotos do material que está recebendo e registrar o recebimento direto no aplicativo, sem a necessidade de canhoto de recebimento.
Em um Centro de Distribuição, cada vez mais trabalhamos para que a separação, a conferência e o embarque sejam em fluxo contínuo, a partir da chegada do caminhão, eliminando, dessa forma, a espera entre os processos. Para que isso seja possível, temos que sincronizar as etapas do processo e, na logística lean digital, temos que agilizar a conferência. Para isso, podemos utilizar sistemas de inspeção visual de precisão com softwares inteligentes que fazem inspeção por imagem, como as desenvolvidas pela 4Vants, uma das startups que participou do Seminário de Logística Lean. Na sua apresentação, foi apresentado um software que substitui a inspeção humana, utilizando um sistema de câmeras integrado que pode identificar diferenças que o olho humano não consegue perceber. Dessa forma, é possível fazer conferências e até inventários de maneira mais rápida e eficiente, inclusive usando drones nos armazéns.
O fluxo contínuo deve ser utilizado também em atividades administrativas, que fazem parte do processo de logística da empresa. Após mapear esses processos, normalmente identificamos esperas por todos os lados, e, para que essas esperas sejam eliminadas, pode-se criar células temporárias, onde as pessoas trabalham juntas para realizar um processo de maneira contínua, como, por exemplo, o processo de análise de crédito (que não foi aprovado pelo sistema automático) e faturamento. Nesses casos, pode-se usar a inteligência artificial para a tomada de decisão de maneira mais rápida e sem intervenção humana. Já há softwares que conseguem apoiar essa transformação digital em processos administrativos; a startup Fhinck apresentou no seminário de Logística Lean Digital um software que é instalado em computadores pessoais com capacidade para identificar quais são os tempos de cada atividade que está sendo realizada e fazer uma análise através da inteligência artificial, propondo a automatização de algumas tarefas do dia a dia.
O sistema puxado é um conceito que pode e deve ser utilizado de forma digital, principalmente por empresas que tenham muitos itens de produto acabado ou matéria prima. Na Logística Lean Digital, o uso de kanban eletrônico é essencial para que exista agilidade e não tenhamos falhas no processo, pela falta de cartão kanban ou esquecimento do operador da logística. Nesse caso, é necessário que a lógica do sistema esteja alinhada com a lógica do kanban: “o processo fornecedor só fabrica se houver o consumo do processo cliente”. Essa lógica é bem diferente da do MRP, que se baseia na previsão para estabelecer a compra. Hoje já há vários sistemas de kanban eletrônico no mercado que podem apoiar a transformação lean na logística.
A busca pela perfeição é um conceito que possibilita a aplicação de soluções inovadoras, que podem ser gradativas com kaizens, como a que ocorreu com o telefone (vide figura), ou disruptivas, conhecidas no lean como kaikaku, que são formas radicais de melhoria, como a aplicação de robôs para realizar a separação de itens ou entregas via drone para o cliente final. Na Logística Lean Digital, essa busca pela melhoria é constante e sempre feita de forma sistemática através do estímulo dos colaboradores para que gerem novas ideias de melhoria diariamente, evoluindo de acordo com as possibilidades tecnológicas que evoluem diariamente.
Figura 4: Exemplo de melhoria contínua – evolução do telefone
Como iniciar a aplicação da Logística Lean Digital?
Para iniciar sua transformação digital na logística, recomendamos que você reflita sobre os seguintes pontos para ter sucesso:
- Defina um propósito: O que você quer melhorar? Como isso está conectado com a estratégia do negócio?
- Identifique o que agrega valor para seu cliente: O que o cliente espera de nós? Como podemos identificar e traduzir isso para nossa operação? Existe algum meio digital que possamos utilizar para obter o que é valor diretamente do cliente de forma imediata?
- Mapeie os fluxos de valor desde o pedido do cliente até a entrega: Quais são os processos que afetam esses valores dos clientes? Como podemos identificar os desperdícios? Use o Mapeamento do Fluxo de Valor como meio para enxergar os desperdícios, podendo-se usar meios digitais para obter os tempos de cada atividade, mas sem deixar de ir ver no gemba; nada substitui a percepção humana dos problemas. Fale com quem realiza a atividade para obter os melhores feedbacks.
- Implemente fluxo contínuo – Como podemos fazer os materiais fluírem nos processos? Podemos movimentar em pequenos lotes ou palete a palete? Cronometre os tempos das operações e realize o seu sincronismo para viabilizar o fluxo contínuo: fazer um, mover um. O mesmo conceito deve ser estabelecido nos processos administrativos; verifique se é possível criar células de trabalho em fluxo temporárias ou definitivas; verifique se há necessidade de aplicar algum recurso tecnológico, como reuniões via Skype ou Hangout.
- Busque a perfeição – Como podemos melhorar de forma contínua? Como podemos enxergar novas oportunidades? Nesse ponto é importante criar uma sistemática de realizar uma nova rodada de mapeamento para buscar novas oportunidades, inclusive de aplicação de tecnologias, desde que já se tenha atingido uma estabilidade mínima para não correr o risco de digitalizar o desperdício.
Exemplo de transformação digital na Logística
Durante o Seminário de Logística Lean Digital, realizado em abril, a Patrus, empresa de transportes rodoviários, apresentou sua transformação Lean digital, que iniciou com o mapeamento dos fluxos logísticos em 2016, onde identificaram os desperdícios de espera, movimentação humana, através do diagrama de espaguete, retrabalho e reprocessos. Implementaram os 5S em toda operação, treinaram mais de 1000 pessoas em técnicas lean e realizaram processos kaizen no ano seguinte.
Em 2018, identificaram que o processo já estava estabilizado e padronizado, o que viabilizou avançarem na aplicação de novos recursos tecnológicos para conseguirem resultados mais significativos. Entre essas tecnologias está o sistema de leitura de código de barras, que funciona através de um aplicativo de celular com reconhecimento automático do código de barra do cliente, sem a necessidade de seleção pelo operador. Com essa tecnologia foi possível aplicar o conceito de poka yoke (sistema a prova de erros), onde o aplicativo consegue identificar se o volume lido pelo QRCode pertence à rota selecionada ou não, dando um aviso sonoro caso encontre uma caixa no destino errado.
Outra tecnologia que foi implementada é o registro on-line de ocorrência de produto danificado, onde o operador, ao perceber o produto danificado, tira uma foto e cadastra a ocorrência na hora diretamente para o cliente, resultando em uma redução de 95% no tempo de cadastro de ocorrências.
Implementaram o gerenciamento diário nas operações, inicialmente em um quadro branco com anotação manual do desempenho da área. Após amadurecerem, criaram um quadro digital, similar ao quadro de acompanhamento de voos do aeroporto, onde a operação consegue ver on-line onde estão as cargas no processo, inclusive se estão atrasadas ou adiantadas em relação ao programado. Essa mudança trouxe mais agilidade na obtenção da informação, mas não eliminou a necessidade da reunião para discussão dos problemas diários.
As auditorias de 5S são realizadas pela gestão na operação, e as anormalidades são documentadas através de fotos. Além disso, o plano de ação é elaborado de forma eletrônica, diretamente no tablet, gerando a demanda para as pessoas responsáveis, sem a necessidade de digitar e-mails.
A Patrus é um exemplo de Logística Lean Digital que integrou o Lean e a transformação digital da empresa rumo à excelência no atendimento ao cliente, usando primeiramente o lean para redesenhar seus processos e eliminar os desperdícios através das pessoas e, em seguida, recursos tecnológicos para eliminar mais desperdícios ainda na busca por entregar valor ao cliente.
Considerações finais
A Logística Lean Digital converge as técnicas lean e as tecnologias digitais para que a empresa possa entregar mais valor ao seu cliente final, eliminando desperdícios e criando mais agilidade nos processos logísticos das empresas e nas empresas de logística. A transformação lean permite que os processos sejam melhorados a partir das ideias dos colaboradores da empresa com metodologias de baixo custo e muito eficientes, como fluxo contínuo, trabalho padronizado, gestão visual, gerenciamento diário, entre outras. Como dizia Taichi Ohno, “use a cabeça antes de usar o dinheiro”. As tecnologias disponíveis hoje, no dia a dia das pessoas, permite que inovações sejam criadas e desenvolvidas mais rapidamente e a um custo acessível, gerando experiências para o cliente nunca antes imaginadas; inicie seu processo de transformação lean na logística.
Referências:
CARDOSO, A. Logística Lean em Centros de Distribuição, São Paulo: Lean Institute Brasil, 2017.