Gerenciar e acompanhar cada tarefa a ser realizada por todos os responsáveis dentro de uma equipe não é tarefa apenas para um líder, apesar de ele ter um papel fundamental nessa atividade. Isso é tarefa de todos os colaboradores de um processo que cria valor para seu cliente ou, no caso da AACD, para seu paciente.

A AACD é uma organização privada sem fins lucrativos que atende pessoas de todas as idades, via Sistema Único de Saúde (SUS), convênios e tratamentos particulares e tem como propósito trabalhar nas frentes necessárias para que as pessoas com deficiência possam atingir seu máximo potencial evoluindo além de suas limitações e contribuindo para uma sociedade que acolhe melhor a diversidade.

A AACD é formada pelo Centro de Reabilitação com 9 Unidades, sendo 5 delas no estado de São Paulo, 5 oficinas ortopédicas e 1 hospital, todos com uma equipe multiprofissional altamente especializada.

Buscando sempre melhorias em seus tratamentos e uma jornada de excelência a seu paciente, o Hospital Ortopédico AACD, que fica na Unidade Ibirapuera, tem experimentado, há aproximadamente 8 meses, conceitos Lean para que possam aperfeiçoar seus os processos e o modelo de gestão em diversos setores da organização.

O Hospital AACD é um centro ortopédico de excelência que realiza cirurgias de baixa, média e alta complexidade e atende pacientes do Brasil todo.

O centro cirúrgico possui equipamentos modernos alinhados à alta tecnologia e se destaca pela expertise em procedimentos complexos, como a cirurgia de escoliose.

Dados sobre o hospital da AACD

Tipos de cirurgia no hospital da AACD

Alinhado ao Programa de Melhoria Contínua da AACD, a equipe de Gestão de Pessoas elegeu a implementação do GD como estratégia de desenvolver as equipes para melhorar o desempenho na resolução de problemas, em tempo real. Para fortalecer o projeto, a equipe da Qualidade participou da capacitação na ferramenta e assumiu a expansão do projeto e o suporte às áreas.

Começaram pela área de Engenharia Clínica em agosto de 2018 com foco na gestão dos equipamentos e inovação do parque tecnológico.  Em novembro de 2018 levaram o conceito do GD para a UTI e já obtiveram excelentes resultados.

O planejamento do GD

A equipe da AACD, durante o processo de certificação Qmentum International, conquistada em 2018, percebeu a necessidade de ressaltar os papéis e responsabilidades da equipe multiprofissional, desenvolvendo as pessoas e fortalecendo a autonomia de todos na resolução de problemas.

Além disso a AACD percebeu que havia um desafio pela frente: era necessário monitorar no menor espaço de tempo cada problema e cada tarefa a ser executada pela equipe para agir rapidamente e evitar resultados inesperados no final do mês.

A AACD entendeu que a UTI era uma das áreas assistenciais do hospital que se beneficiaria com a implementação do GD, como uma ferramenta diária de discussão e resolução de problemas pela equipe.

Com relação às demandas de UTI, 97% correspondem aos pacientes provenientes do centro cirúrgico, com critério de cuidados pós-operatório em Unidade de Terapia Intensiva. 

Para que todos os pacientes tenham acesso à UTI, no momento certo, é importante que a unidade faça um gerenciamento de leito adequado para garantir a liberação dos leitos na hora certa aliada ao cuidado seguro e humanizado.

Uma equipe formada por médicos, fisioterapeuta, fonoaudiólogo, enfermeiro, técnico de enfermagem, farmacêutico, nutricionista, auxiliar administrativo, com o forte suporte dos coordenadores da UTI, mapeou o fluxo de alta da unidade devido a recorrência dos atrasos nas altas discutidas no GD.

Mapa do estado atual da UTI

Com uma média de permanência na Unidade de Terapia Intensiva de apenas 1,7 dias e taxa média de ocupação de 85% era fundamental um cuidado coordenado e com sinergia entre as equipes para atingir a meta de alta em até 2 horas após a prescrição da alta médica.

Atrasos nas altas da UTI para as Unidades de Internação podem gerar gargalos e impactos negativos na experiência dos pacientes, dos familiares e principalmente dos nosso cliente interno: o Centro Cirúrgico. Entre maio e outubro de 2018, a UTI da AACD possuía uma taxa de atraso nas altas da UTI de 36%, gerando atraso nas admissões do centro cirúrgico e em algumas circunstâncias cancelamento de cirurgia eletivas por falta de vaga na unidade.

A partir daí, sob a liderança dos coordenadores médicos da UTI, com o engajamento da equipe e o suporte da Qualidade começaram a desenvolver duas ferramentas que os ajudariam: o A3, que utilizariam para analisar o real problema, suas causas e propor contramedidas, e o quadro GD para o acompanhamento diário em relação ao cumprimento das metas.

A3 da UTI

Quadro de GD da UTI.

A execução do GD

Todos os dias pontualmente às 9:30, a equipe multiprofissional da UTI se reúne na frente do quadro do GD para realizar um momento de reflexão e discussão, o coração do gerenciamento diário. Com um foco no Norte Verdadeiro do setor, que é oferecer uma assistência segura e humanizada ao paciente crítico, proporcionando estabilidade clínica de acordo com o plano terapêutico definido para o paciente, a equipe busca entender de que forma as necessidades serão atendidas de acordo com as metas estabelecidas na área.

Equipe realizando a reunião diária em frente ao quadro GD.

Nas reuniões diárias, a equipe também analisa a ocorrência de eventos adversos, as reinternações em menos de 24h e monitoram a gestão de equipamentos da unidade. A equipe tem a oportunidade de expressar as suas preocupações, dar sugestões que são registradas no campo Chuva de Ideias, há um momento para recados e compartilhamento de elogios.

A reunião conta com a participação de uma auxiliar administrativa que possui o importante papel de cuidar da pontualidade e também do envolvimento de todos. Mesmo quando o líder não pode estar presente, o GD acontece diariamente, sem exceções.

Inicialmente, a equipe assistencial ficavam muito preocupada em dar uma pausa nas suas atividades e esse tempo impactar na execução das tarefas planejadas. Para os funcionários era uma grande novidade, mas com o passar do tempo e com os resultados alcançados, esse comportamento mudou, e a equipe já se prepara para estar disponível no horário planejado.

Resultados alcançados

O GD tornou-se um importante canal de comunicação na UTI, com quadro de gestão visual, com a autonomia dos membros da equipe e como uma ferramenta eficaz na antecipação e resolução de problemas.

Em 6 meses de implementação do GD, a UTI diminuiu o atraso no indicador de alta em até 2 horas de 36% para 8%. O tempo médio de atraso que antes era 92 min diminuiu para 50 minutos. Houve redução de 53% no tempo de atraso.

Esses dados refletiram positivamente na gestão do leito da unidade, diminuição do desperdício de mão de obra especializada em terapia intensiva, maior conexão entre os funcionários para o atingimento das metas e diminuição de espera do centro cirúrgico por vagas na UTI.

E a jornada continua...

Daqui em diante, o trabalho da AACD deve continuar a todo vapor. O próximo desafio é o monitoramento dos processos de refrigeração do ambiente, fundamental para a qualidade e segurança do paciente e equipe.

O setor da Qualidade continuará dando suporte às áreas tanto para a implementação do GD quanto para a progressão dos GDs já iniciados.

 “Ansiosamente, esperamos pelos resultados de mais esse projeto da AACD. Enquanto esperamos para conhecer os efeitos desse esforço, ficamos com algumas dicas que a AACD nos fornece: Entenda bem o gerenciamento diário, visite instituições que já o executam, explique para os gestores das áreas a proposta e implemente somente com o apoio da liderança, pois tudo isso precisa fazer sentido para o líder. Além disso, tangibilize os resultados e os divulgue como forma de reconhecer e valorizar os esforços da equipe e quem sabe até inspirar outros setores. Se fizermos isso, teremos o potencial para replicar ou até superar os resultados que tivemos o prazer de conhecer neste artigo”.

Edição e revisão: Tamiris Masetto Manzano.