As estratégias frequentemente falham porque não são efetivamente comunicadas, desdobradas e monitoradas em todos os níveis da organização. Sem alinhamento e comprometimento claros em todas as camadas e funções, até o plano estratégico mais bem elaborado enfrenta dificuldades para gerar os resultados esperados.
O Gerenciamento Diário (GD) ajuda a fechar essa lacuna, garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos estratégicos, que o desempenho seja acompanhado em tempo real e que as ações corretivas sejam tomadas de forma precisa e rápida, no menor tempo possível, quando ocorrem desvios. O GD dá ritmo para a execução e gera responsabilização e visibilidade em relação aos problemas, o que mantém todos focados no que é mais importante.
Como um componente-chave do sistema de gestão, o gerenciamento diário é essencial para o sucesso do hoshin kanri, permitindo a execução consistente da estratégia ao conectar metas de longo prazo com as operações diárias.
O que distingue uma abordagem de gerenciamento diário bem estruturada que garante a conquista dos objetivos estratégicos?
- Precisamos de definições de propósito específicas implementadas em cada área da empresa.
A visão corporativa é frequentemente genérica demais e de certa forma desconectada do gemba, onde o valor real é criado. A visão deve ser traduzida em propósitos significativos que envolvam todas as áreas da empresa, especialmente as pessoas que realizam o trabalho real.
- Precisamos de metas diárias específicas para cada área, claramente ligadas aos objetivos do hoshin kanri.
As metas corporativas genéricas devem ser divididas em metas diárias específicas. Ao entender e definir os fatores-chave de sucesso (key success factors - KSFs) que realmente impulsionam o desempenho esperado, garantimos que os objetivos do hoshin kanri sejam traduzidos em ações diárias concretas e significativas para cada área. Essas metas criam alinhamento, mantêm o foco e permitem o acompanhamento diário do progresso, conectando a estratégia com a execução e garantindo que as ações de cada equipe apoiem os objetivos gerais.
- Precisamos cultivar um ambiente que incentive o aprendizado diário e a solução de problemas.
O gerenciamento diário gera a força e os "músculos" necessários para uma execução bem-sucedida do hoshin kanri. Seu exercício diário permite que gestores e líderes se tornem capazes e habilidosos, assim como um atleta profissional pratica todos os dias para ser um verdadeiro campeão.
- Precisamos fornecer as circunstâncias certas para permitir que os gestores se concentrem nos objetivos do hoshin.
O gerenciamento diário libera tempo para que os gestores foquem nos principais objetivos do hoshin e desenvolvam suas equipes, em vez de reagir constantemente a problemas que podem ser resolvidos diretamente no gemba. Também permite uma melhor identificação e eliminação de causas raízes, pois o processo de solução de problemas acontece mais perto da fonte, promovendo uma abordagem científica mais robusta e orientada pelo gemba.
- Precisamos construir capacidades em todos os níveis para que as pessoas possam atuar também de baixo para cima no hoshin kanri.
O gerenciamento diário permite que o PDCA seja praticado no nível operacional, em alinhamento com os objetivos estratégicos. Executá-lo diariamente cria uma base mais forte para o aprendizado e para contribuir com a definição e implementação dos objetivos do hoshin, em vez de depender de ciclos mensais ou anuais, que frequentemente falham em gerar conclusões oportunas.
- Precisamos evitar situações de "tarde demais", abordando os problemas à medida que surgem.
O gerenciamento diário permite que as equipes identifiquem e corrijam os problemas à medida que ocorrem — ou até mesmo antes que aconteçam —, evitando que cresçam. Agir em tempo real ajuda a conter a deterioração do desempenho e evita complicações maiores que surgem quando pequenos problemas são deixados sem solução.
- Precisamos desenvolver líderes e pessoas através da solução prática de problemas.
O gerenciamento diário cria as condições para que os líderes cresçam, trabalhando lado a lado com suas equipes para resolver problemas no gemba. Essa prática diária fortalece as capacidades de liderança, constrói confiança e promove uma cultura de aprendizado, responsabilização e melhoria contínua em toda a organização. Essa capacidade de liderança é essencial para o sucesso do hoshin kanri.
Estrutura para um Gerenciamento Diário sólido
Nossa abordagem é construída com base em três blocos principais: compromisso, variáveis de controle e solução de problemas.
O primeiro bloco, compromisso, conecta cada área às prioridades estratégicas da organização. Aqui, a conexão entre o gerenciamento diário e a estratégia se torna clara e explícita. É um verdadeiro desdobramento da estratégia para cada área específica. Ele define o propósito de cada área, as métricas-chave e as metas de desempenho correspondentes. O compromisso também deve esclarecer os recursos disponíveis, incluindo as pessoas envolvidas e suas respectivas responsabilidades.
As variáveis de controle formam o segundo bloco. Aqui, a equipe define o que deve ser medido e controlado a partir de objetivos diários — o "coração" da operação. Esses objetivos diários representam o valor a ser entregue a cada dia, conforme definido no bloco de compromisso. Durante reuniões diárias, a equipe deve comparar as metas planejadas com os resultados reais. Qualquer lacuna entre eles indica um problema que a equipe deve resolver.
O terceiro bloco é completamente voltado para a solução de problemas. É aqui que a equipe visualiza os problemas que estão em processo de solução, aqueles com tarefas pendentes ou aqueles que precisam ser escaladas para obter suporte adicional.
A solução de problemas é o motor que impulsiona o gerenciamento diário. Após definir o compromisso no primeiro bloco e definir as variáveis de controle no segundo bloco, é hora de garantir que o desempenho esperado seja alcançado e que quaisquer obstáculos sejam rapidamente eliminados.
As lacunas entre os resultados reais e os esperados devem ser visíveis, de forma transparente e visual, em um quadro de GD. Sempre que um resultado estiver fora do padrão definido, a cadeia de ajuda é ativada, desencadeando ações imediatas para conter o problema e restaurar o desempenho esperado.
A presença de indicadores em vermelho, que sinalizam problemas ou lacunas, não representa uma falha; ela marca o ponto de partida para o processo de solução de problemas que transforma o indicador em verde.
Tudo isso ganha vida por meio da interação de uma equipe diversa, atuando em um ambiente psicologicamente seguro. Esse ambiente não é fruto do acaso, ele é intencionalmente construído pelas atitudes da liderança.
É papel do líder promover o diálogo aberto, encorajar a iniciativa e construir confiança mútua, criando um ambiente onde os problemas reais possam ser expostos e enfrentados sem medo de represálias. Essa presença diária no gemba substitui o modelo de comando e controle por uma mentoria colaborativa. Quando as equipes se sentem seguras para se expressar, assumir responsabilidades e resolver problemas em conjunto, a transformação cultural se torna possível.
Conclusão
Você pode iniciar ou fortalecer seu sistema de gerenciamento diário em paralelo com a implementação do hoshin kanri. Comece pequeno, experimente com a estrutura que propomos e adapte-a ao seu contexto específico.
O gerenciamento diário incentiva cada pessoa a conectar seu trabalho diário aos objetivos do hoshin, não de forma pontual, mas de maneira consistente. Enquanto o hoshin kanri define o direcionamento de toda a organização, o GD garante que o progresso aconteça todos os dias. Ele traz clareza sobre como deve ser um bom dia e permite que as equipes vejam, em tempo real, se estão ganhando ou perdendo.
Em última instância, precisamos tornar o hoshin uma responsabilidade de todos, todos os dias. O gerenciamento diário transforma a estratégia em ação e a ação em resultados, tornando cada dia um bom dia!
José Ferro e Robson Gouveia são coautores de "Gerenciamento Diário para Executar a Estratégia: Resolvendo problemas e desenvolvendo pessoas todos os dias".