Se você está em uma posição de liderança, aqui estão algumas dicas que usei e que me ajudaram nos últimos anos a criar um sistema efetivo de sugestões:
1. Torne público: se você tiver uma caixa lacrada para as sugestões do pessoal, por favor, esqueça isso. A caixa é um símbolo de um sistema falho do passado e representa muito do que está errado com os sistemas americanos de sugestões. Por que lacrada? Para esconder a participação, para esconder ideias, para encorajar o pessoal a mandar ideias em segredo, para não compartilhar ideias… torne seu sistema de ideias público para que a participação (ou falta de) seja visível a todos. E, então, as próprias ideias estarão visíveis a todos.
2. Mantenha local: elimine a pompa e o processo burocrático de aprovação. Desenvolva um sistema para aprovação local. Treine os gerentes quanto à proposta do programa – envolvimento e reconhecimento do pessoal e foco nas ideias – qualidade, custo, entrega, satisfação do paciente, satisfação dos colaboradores, produtividade etc.
3. Torne simples: desenvolva um folheto simples para descrever o programa e um formulário de autoavaliação que inclua o problema, a ideia e a possibilidade de o colaborador implementar sua própria ideia. Um simples quadro de avisos deve ser desenvolvido para indicar o andamento da ideia, incluindo colunas para ideias “Novas”, “Para fazer”, “Em processo” e “Completadas”.
4. Foque em ideias simples, não em revolucionárias: encoraje os membros das equipes a enviar pequenas ideias que possam ser implementadas rapidamente pelo colaborador, em vez de ideias enormes que requeiram recursos externos, como engenharia, TI e instalações. Embora algumas ideias desses tipos sejam inevitáveis, elas precisam ser balanceadas com muitas que possam ser completadas na própria unidade.
5. Avalie o processo, não o resultado: lembre-se que a proposta do programa é, em primeiro lugar, o envolvimento e reconhecimento do pessoal. Avalie a efetividade do processo, não das ideias individuais. A sabedoria dessa decisão logo se tornará aparente. Avalie a porcentagem e o nível da participação. Mais importante, avalie o tempo usado para avaliar e implementar as ideias.
Considere as seguintes metas para cada avaliação:
-
100% de participação.
-
12 ideias por colaborador por ano.
-
48 horas para avaliar.
-
5 dias para implementar.
Teste por um mês ou dois e conte-me o que achou. Eu adoraria escutar os resultados do experimento.
As visões expressadas neste artigo não representam, necessariamente, as visões ou políticas do Lean Enterprise Institute.