Quando me aventurei no mundo lean, há mais de uma década, lembro-me de como a adoção do lean no governo estava em ascensão. Houve aplicações bem-sucedidas da metodologia em todo o setor e em muitos países, principalmente – até onde eu sei – no mundo de língua inglesa, do Canadá ao Reino Unido, da Austrália aos Estados Unidos. Então, depois de alguns anos, as coisas pareceram ficar quietas. As experiências continuaram, é claro, mas talvez não na mesma escala de antes.
É por isso que fiquei tão feliz quando, há algumas semanas, meu colega Oriol Cuatrecasas me convidou para um Lean Day que foi realizado no Departamento de Território aqui em Barcelona. Este departamento supervisiona obras públicas e infraestrutura para a Catalunha, no nordeste da Espanha.
O Lean Day é um evento que conheço muito bem. Organizações que já trabalharam com o Instituto Lean Management o utilizam regularmente para reunir pessoas para conhecer os projetos de melhoria de seus colegas e comemorar suas vitórias. É uma forma fantástica de disseminar conhecimento sobre o pensamento lean e potencializar o aprendizado.
Entrei em uma sala cheia de atividades, com cerca de 50 outras pessoas presentes (mais 27 conectadas pela web). Após uma breve saudação de David Prat, Diretor Geral de Infraestrutura de Mobilidade da Catalunha, a Diretora de Projetos Anna Bullich, que supervisiona a implementação lean no departamento, compartilhou uma breve explicação estruturada em torno do modelo 3P (que é uma excelente forma de saber que uma pessoa é uma pensadora lean sem ela precisar dizer que é uma pensadora lean…). O objetivo da equipe com a transformação lean é “crescer e se transformar” (o propósito) por meio da melhoria contínua (o processo) e desenvolver as capacidades de seu pessoal. Até agora, seis equipes receberam treinamento lean e, como parte disso, foram convidadas a concluir um projeto de melhoria.
O Lean Day foi uma oportunidade de compartilhar essa experiência com outras pessoas. Não preciso nem dizer que eles fizeram isso usando o A3! A abordagem do instituto é baseada em ensinar as pessoas a usar algumas ferramentas lean importantes, em vez de todo o conjunto. Isso ficou claro nas apresentações, que mostraram muitos mapas de fluxo de valor, diagramas de espaguete e os 5 porquês, por exemplo.
Um após o outro, a equipe teve a chance de explicar no que havia trabalhado e quais aprendizados puderam obter com os experimentos. Cada um estava em diferentes estágios de progresso, mas todos usaram a mesma disciplina para compilar as informações, mapear seus processos e pensar nas causas dos problemas e contramedidas relativas.
Os seis projetos apresentados variam muito em escopo:
- Simplificar a avaliação das propostas para garantir que um contrato seja adjudicado no prazo de dois meses, para obter serviços aos cidadãos mais rapidamente.
- Economizar tempo para revisar propostas de projetos, criando uma prática padrão para a revisão e estabelecendo prioridades para quais propostas devem ser revisadas primeiro.
- Reduzir o tempo de tramitação do processo de incorporação do bem público ao regime de bens, visando a sua conclusão e elaboração de relatório ao requerente no prazo de três meses (15 dias se o processo não for prerrogativa da Generalitat).
- Em contratos menores, otimizar três processos com pouco valor agregado e custos elevados (pela duração). Aqui o objetivo é também reduzir os custos pela metade.
- Atender mais rapidamente, em 21 dias (abaixo dos 49 anteriores), os pedidos de autorização para construir na beira da estrada, onde normalmente existem limitações de construção.
- Acelerar o processo de colocação de placas de trânsito, alertando os motoristas de que estão em uma área onde os animais atravessam com frequência, de 10,4 meses para 6 meses.
Após cada apresentação, Oriol Cuatrecasas compartilhava algumas palavras refletindo sobre o projeto. A cada vez, ele extrapolava um aprendizado da experiência da equipe que poderia orientar experimentos futuros. Acompanhando os projetos de licitação, por exemplo, ele explicou como o sucesso foi resultado do foco da equipe em pequenas melhorias, e não em um grande problema ou em muitos problemas ao mesmo tempo. Uma lição valiosa para todos!
Antes de começar a votação do melhor projeto lean, o público teve a chance de ouvir sobre a transformação lean das padarias 365, uma das melhores organizações lean que já conheci. Com sede aqui na Catalunha, a 365 está em uma jornada lean há mais de 15 anos, mudando constantemente sua abordagem para fazer pão e pastelaria para melhorar o serviço que oferece aos seus clientes. Agus Tena, Gerente de Melhoria Contínua da 365, expressou melhor quando disse aos participantes do Lean Day que “todos os dias, temos uma nova oportunidade de mudar as coisas para melhor”.
Eu estava curioso para saber o que as pessoas que trabalhavam em um ambiente governamental pensavam sobre um exemplo lean da indústria alimentícia. Ramon Calabuig, Técnico de Uso e Defesa da equipe do projeto de sinalização viária me disse que “ao ver o que a 365 conseguiu, é natural pensar que, se eles conseguiram com dezenas de padarias, por que não podemos com apenas documentos? Que exemplo inspirador!”.
Outro membro da equipe e chefe da seção de exploração, Marian Fernandez, acrescentou que “muitos no governo se sentem sobrecarregados com a quantidade de trabalho e pensam que simplesmente não há pessoas suficientes para fazer tudo. Mas é como na 365; a única diferença é que não dizemos que precisamos de um freezer maior – apenas de mais colaboradores. O que realmente precisamos é encontrar melhores formas de trabalhar com os recursos que temos disponíveis”.
Ao final das apresentações, todos foram convidados a pegar seus celulares e votar em seus projetos favoritos por meio de um aplicativo online. À medida que os votos chegavam, as barras projetadas na tela ficavam cada vez mais altas – entre os aplausos dos participantes que torciam por sua melhoria favorita. No final, houve um empate entre a equipe do projeto de autorizações e a equipe do projeto de sinalização animal. Eles levaram para casa uma sacola com alguns dos melhores livros lean existentes – Gerenciando para o Aprendizado, Toyota Kata, A Padaria Lean e Tudo o que sei sobre lean aprendi no primeiro ano da escola.
Solicitado a comentar sobre o evento, o Gerente de Negociação de Conservação Jesús Uclés (da equipe vencedora do projeto de sinais de trânsito) disse que “ver outros projetos me ensinou que os problemas são comuns em toda a organização, mas também me deu soluções inspiradoras que podem informar meu trabalho de melhoria em andamento. Para mim, está claro que todos estamos trabalhando para um objetivo comum”.
Raquel Griñó, da outra equipa vencedora (autorizações), veio de Tarragona para participar do Lean Day. Ela ecoou o sentimento de Jesús sobre isso ao dizer que “eventos como este facilitam a interação e incentivam cada vez mais pessoas a conversar e aprender umas com as outras, o que realmente nos ajuda a continuar melhorando o serviço que prestamos ao povo catalão”.
Toda organização precisa melhorar, e todos nós sabemos – não importa onde vivamos no mundo – o quanto o governo poderia usar um pouco mais de pensamento lean. É por isso que foi tão bom participar deste Lean Day e ver como o lean no governo está vivo e funcionando; esperamos que essa tendência esteja em ascensão novamente. Jesus colocou da melhor forma ao dizer que “o lean parece ser feito para a administração pública! O setor é feito de processos e pessoas e é conhecido por ter poucos recursos. Aprender a fazer mais com o que temos traduz-se em mais e melhores serviços aos cidadãos, e esse é o nosso objetivo”.