Sou engenheiro lean no centro médico Maine General em Augusta, Maine. Por dezessete anos, tenho trabalhado no atendimento e em pesquisas sobre saúde pública e, nos últimos nove, tenho trabalhado como um especialista lean. Orgulho-me de dizer que liderei trinta e nove projetos lean e participei de cento e cinquenta eventos kaizen, muitos dos quais levaram a melhorias sustentáveis.

Claramente, sou um apaixonado pelo pensamento e pela prática lean, mas sei também que pode ser difícil. Gosto, portanto, de voltar aos principais conceitos. Muitas pessoas pensam que o lean é um conjunto de ferramentas e tentam utilizá-las onde não são necessariamente aplicáveis. Gosto sempre de dizer: “Se eu lhe desse as mesmas ferramentas que seu mecânico utiliza, você seria capaz de consertar seu carro da mesma forma que ele faz?”. É claro que não. Portanto, se o lean não é um conjunto de ferramentas que você pode aplicar em qualquer lugar, o que ele é? Como aplicá-lo na área da saúde?

Em minha experiência, lean é uma filosofia de gestão, uma metodologia para a melhoria de processos que inclui técnicas e ferramentas específicas, um conjunto de princípios e, mais importante, uma mudança total na mentalidade. É uma forma que permite aos líderes trocarem a maneira como pensam sobre melhoria contínua. É uma forma de os praticantes não desistirem quando as coisas não saem como o planejado. E é algo que nós todos devemos aprender, sendo líderes seniores ou colaboradores da linha de frente nas trincheiras. O lean é um lembrete que oitenta por cento ou mais de qualquer fluxo de trabalho e problemas de desempenho são, na verdade, problemas relacionados ao sistema e ao processo, e não às pessoas. É uma chamada para parar de culpar o jogo e começar a olhar para os processos e sistemas. É uma forma de ajudar as pessoas a virem ao trabalho e perguntarem-se: “Como eu posso tornar as coisas melhores?”. Se estivermos pensando lean, os problemas não são uma coisa ruim; eles são uma oportunidade para a melhoria.

O lean é difícil porque é diferente das coisas que nos ensinaram à maioria de nós. Com qual frequência você ouve a afirmação “pense diferente”? O lean nos diz para movermos em direção ao óbvio, e não para afastar-nos, e olhar para ele. Como pensadores lean, nós dividimos o óbvio em partes e passos utilizando ferramentas de mapeamento de processo, identificamos as atividades de agregam e as que não agregam valor, calculamos o tempo de não agregação de valor, criamos um fluxo e implementamos um sistema puxado e, então, buscamos a perfeição utilizando o PDCA.

Então, se você é novo no lean e está apenas começando, aqui estão algumas coisas que deve ter em mente:

1) O lean é uma forma completamente nova de pensar sobre melhoria contínua, criatividade e inovação, e NÃO um complemento a sua forma atual de pensar. Se considerarmos o lean um complemento a outras abordagens (por exemplo, relações humanas, Taylorismo), acabaremos tendo muitas abordagens. O que realmente queremos é que o pensamento lean substitua os velhos e ultrapassados modelos de gestão.

2) Não é possível substituir o pensamento velho com o novo (lean) logo de cara. Sempre há um estado transicional entre o velho e o novo. Quando estamos no ponto de inflexão entre os dois, precisamos continuar fazendo o que fazemos normalmente até termos certeza de que as práticas e os princípios lean estejam funcionandoplenamente.

Por exemplo, no caso da comunicação: em um ambiente lean ideal, a comunicação entre uma parte da organização e outra é vinculada nos processos de um sistema maior (por exemplo, kanbans, andons, painéis de controle do processo, scorecards etc.). O lean diz que os problemas de comunicação é o resultado de um sistema mal projetado, e não a causa. Um bom sistema institucionaliza os processos de comunicação no fluxo de trabalho. A ideia é que não devemos nunca estar esperando alguém nos dar a informação. Bons processos devem lidar com todas as necessidades de informação, e ferramentas visuais de gestão podem ser utilizadas para apoiar todos os processos. Mas, quando o lean é uma nova forma de pensar e fazer negócios, como, na maioria das vezes, é o caso, precisamos enxergar os problemas de comunicação de diversos ângulos. Devemos comunicar,comunicar, comunicar até sabermos que a informação que precisa ser compartilhada está compartilhada.

3) O lean é sobre tentar algo novo, então não fique com medo de falhar! A ênfase é em aprender fazendo. Muitos de nós são bons em brainstorming, mas não tão bons em arriscar-se. PrecisamosTemos que ter coragem para tentar novas formas de fazermos nossos trabalhos. Desde que façamos o PDCA, não temos nada a temer. O pensamento lean requer humildade e confiança e é, de verdade, um quadro que nos ajuda a desenvolver essas qualidades em nós mesmos e nos membros de nossa equipe.

O que você acha mais desafiador quando começamos com o lean?

Palavras-chave: aplicar lean, começar, lean na área da saúde, reflexões lean