O hábito é uma tendência ou comportamento, geralmente inconsciente, que resulta
da repetição frequente de certos atos, também podemos dizer que é uma modalidade
motriz da memória que se manifesta na forma de atividades facilitadas pela sua repetição.
O processo de criação da cultura da melhoria contínua está diretamente ligado a
criação de um hábito dentro da organização. Esse “hábito” segue os princípios da
filosofia Lean e é a chave do sucesso e desenvolvimento da Toyota.
Nosso cérebro cria hábitos para economizar energia e tempo, pois os pensamentos
inconscientes são muito mais rápidos e instintivos, fazemos de forma automática
e praticamente sem pensar. O subconsciente pode processar bilhões de bits por segundo,
enquanto o pensamento deliberado, ou consciente, processa apenas alguns milhares
por segundo.
Criamos hábitos diariamente através da repetição de comportamentos, ações e atividades
que executamos. Ao fazê-las desenvolvemos caminhos neurais dentro do cérebro que
se tornam um padrão para próxima vez que necessitarmos executar aquela atividade
novamente, facilitando assim a sua execução.Alguns exemplos do nosso dia a dia:
Dirigir o carro, escovar o dente, fazer o caminho do trabalho, tomar banho, entre
outros. Não é necessário pensar em cada passo para executar essas atividades do
dia a dia, isso porque já praticamos incansavelmente e fazemos de forma automática.
A Toyota desenvolve internamente um hábito, o qual eles denominam de Kata, que
cada um dentro da organização segue diariamente. A tradução literal desse termo
em japonês é “maneira de se fazer”.Na filosofia Lean, o Kata significa: forma, rotina
ou padrão de comportamento que é praticado até se tornar natural. A prática é realizada
para desenvolver um modo de pensar ou uma habilidade.
Assim como dirigir, aprender um instrumento, praticar um esporte, etc são ações
que podemos tornar automáticas através da prática diária, a maneira com que fazemos
melhorias e resolvemos problemas também pode ser sistematizado e automatizado, pois
nós seres humanos temos a habilidade de desenvolver novos hábitos através da prática.
O objetivo é desenvolver circuitos mentais bem treinados, não para soluções, mas
para maneiras sistemáticas e científicas de desenvolver soluções em situações dinâmicas
e incertas. A prática do Kata está fundamentada em dois conceitos: O Kata de melhoria
e o Kata de coaching.
O Kata de melhoria é um modelo de como fazer a melhoria contínua ser uma capacidade
sistemática. Esse modelo deve ser aprendido pela liderança para que elas treinem
e ensinem toda a organização. Temos basicamente quatro passos para a aplicação do
Kata de melhoria: Entender a direção, compreender a condição atual, estabelecer
a próxima condição alvo e PDCA até a condição alvo.
Entender a direção é mostrar a todos dentro da empresa qual é a visão do negócio
através do HoshinKanri (Desdobramento estratégico na visão Lean), o desafio deve
estar alinhado com a visão e geralmente é um objetivo no nível do fluxo de valor,
a próxima condição alvo é “a” atividade de melhoria contínua, são os passos / etapas
para se chegar no desafio.
Compreender a situação atual não tem o propósito de encontrar os problemas, desperdícios
e oportunidades de melhoria, o objetivo é entender o padrão de trabalho atual da
operação que existe nesse momento. Para isso existem várias ferramentas da filosofia
Lean como: Mapeamento do Fluxo de Valor da manufatura e administrativo, descrição
dos elementos de trabalho com os tempos e observações, entre outras.
Estabelecer a próxima condição alvo é criar um objetivo para o aprendizado, é
a maneira com que vamos atingir um objetivo de desempenho. A próxima condição alvo
tem que motivar o processo de aprendizado e melhoria, não pode ser de longo prazo
pois o objetivo do Kata de melhoria é fazer diariamente pequenas melhorias
rumo ao desafio.
PDCA até a condição alvo é o processo de teste de hipóteses para o aprendizado.
Sempre que testamos uma hipótese e o resultado é diferente do que esperávamos, nesse
momento estamos aprendendo algo novo. Se a hipótese apenas se confirmar não aprendemos
nada, então a maneira com que aprendemos é quando nossas expectativas não são confirmadas.
Exemplo: quando misturamos uma tinta de cor vermelha com uma amarela a resultante
é uma tinta de cor laranja, se por algum motivo o resultado for diferente disso,
aí sim estaremos aprendendo algo novo, pois teremos que descobrir o porquê do resultado
diferente do esperado.
O Kata de coaching é maneira com a qual ensinamos o Kata de melhoria. O coach
(mentor) é o responsável por guiar o aprendiz (mentorado) pelo corredor do aprendizado.
Ele deve garantir que o aprendiz está seguindo e aplicando todos os passos do Kata
de melhoria. É ele que deve ajudar o aprendiz a estabelecer condições alvo que irão
ser motivadoras e que trarão resultados para a empresa e aprendizado da equipe.
O coach deve passar por três estágios para poder ensinar, o primeiro é ter o conhecimento
do Kata de melhoria, o segundo é conseguir aplicar o Kata de melhoria através da
prática diária e o terceiro é estar habilitado a ensinar praticando a maneira como
ensinar.
Existe cinco perguntas para se fazer o coaching e ensinar o padrão científico
de agir e pensar:
- Qual é a condição alvo?
- Qual é a situação atual agora?
- Quais obstáculos que estão te impedindo de atingir a Condição Alvo?
Qual obstáculo você está trabalhando agora?
- Qual é o seu próximo passo? (próximo PDCA/experimento)
O que você espera?
- Quando podemos ir ver o que aprendemos com esse passo?
A cada passo devemos fazer as cinco perguntas para criar um padrão de coaching
e de aplicação do Kata de melhoria. Essas perguntas garantem que o aprendiz reflita
sobre o que está desenvolvendo.
Para desempenhar o Kata de coaching existem basicamente três papéis: O aprendiz,
o coach e o segundo coach. O aprendiz pratica o Kata de melhoria e trabalha para
atingir a condição alvo. O coach deve ensinar o Kata de melhoria ao aprendiz e praticar
o Kata de coaching. O segundo coach deve avaliar e ensinar o coach a criar a habilidade
de ensinar.
Resumindo, o Kata é uma maneira de sistematizar a cultura da melhoria contínua
dentro da organização. Ele utiliza de dois fundamentos, o primeiro é o Kata de melhoria
que ensina um método científico para a melhoria contínua e aprendizado, o segundo
é o Kata de coaching que é a maneira com que a Toyota treina seus gerentes e líderes
para ensinar. A aplicação diária e contínua do Kata dentro das organizações faz
com que elas sigam se desenvolvendo, inovando, crescendo e aprendendo.
*Especialista Lean,
Diogo Kosaka trabalha com a filosofia Lean há 8 anos atuando na difusão e implementação
lean em diversas empresas no Brasil como Instrutor do Lean Institute Brasil. Atualmente,
nas áreas de bens de consumo, equipamentos médicos, indústria têxtil, áreas administrativas
e serviços, autopeças, entre outras. Engenheiro Mecânico Automobilístico formado
pela FEI.