COMPRAS

Inteligência de compras lean para alavancar resultados

Elmar Costa e Gabriel Araujo
Inteligência de compras lean para alavancar resultados
Como a gestão lean pode tornar o setor de compras estratégico, inovativo e otimizado numa organização.

Embora muitas vezes deixada de lado nas transformações lean, a área de compras oferece uma excelente oportunidade de crescimento para as empresas quando o foco dos esforços enxutos também se concentram nela. Em nossa experiência, vimos como o foco nas compras lean já rendeu a diversas empresas ganhos significativos de produtividade, um maior foco estratégico, melhorias no processo de desenvolvimento de pessoas, reduções de custo em até 15% (podendo ultrapassar essa porcentagem dependendo do caso), dentre outros ganhos.

 

Redução de custos OBTIDA — OPEX de 3 a 15%, CAPEX de 10 a 25% e outros ganhos

 

O problema é que muitas vezes esses ganhos não são conquistados, pois por vários anos e por várias razões, a área de compras sempre foi considerada como mera área de back-office ou simplesmente um apêndice administrativo/burocrático. Por outro lado, organizações que têm se dedicado à busca pela excelência operacional em todos os aspectos, principalmente com forte foco na filosofia enxuta / mentalidade lean, têm percebido que a área de compras, na visão mais ampla do supply chain completo (end-to-end), tem papel fundamental e crucial. Nesse sentido, ela faz parte do primeiro elo na cadeia de agregação de valor, ou seja, são as primeiras entradas no sistema integrado da gestão empresarial, tais como matérias primas, componentes, insumos, serviços etc. Dessa forma, muitas empresas lean perceberam que precisam tratá-la com o devido cuidado e respeito, assumindo uma responsabilidade sócio-ambiental e buscando sempre relações sustentáveis.

Com base nesses aspectos e com todo o potencial citado acima, a questão que fica na cabeça das pessoas é “como aplicar o lean em compras?”. Bem, sugerimos um modelo que cunhamos de “Inteligência de Compras em uma Organização Lean ”, configurada através de um estilo mandala.

 

A mandala da Inteligência de Compras em uma Organização Lean

Levando-se em conta os tópicos acima mencionados, configuramos um modelo de aplicação lean à área de compras com o intuito de buscar a excelência em uma empresa lean. Dentro de um enfoque estilo “mandala”, essa abordagem está ramificada em três dimensões, o eixo estratégico, o eixo otimizado e o eixo inovativo.

 

 

Área de compras estratégica

Compras como parte da excelência operacional:

Tratar compras como parte da excelência operacional é o principal norteador da mandala. Dessa maneira, a função de compras pode ir além da mera redução de preços. Pode agregar valor ao impulsionar a inovação e otimização/redução de custos e fortalecimento de parcerias no longo prazo.

Enfoque de segmentação por categorias de produtos/serviços:

Esse eixo tem por finalidade buscar a segmentação por categorias de produtos, serviços e fornecedores. A partir desse ponto, torna-se mais fácil entender como parametrizar esses aspectos via análises de mercado e seus respectivos impactos e benefícios para a organização.

Para isso, é necessário buscar parcerias mais sustentáveis para ambas as partes envolvidas, visando ao longo prazo, e a contratos com regras confiáveis com relações positivas para a empresa e para o fornecedor. O foco que precisamos buscar deve estar sempre na qualidade na fonte sobre produtos e serviços comprados e no aumento de competitividade para os dois lados.

 

 

Adicionalmente e sempre que for factível, a visão deve estar centrada no TCO (Total Cost Ownership), e não somente no preço na base, sem levar em consideração todas as variáveis do custo total (eficiência energética, custos logísticos na origem e no destino, produtividade, custo de peças de reparos etc.). Assim, pode-se criar as condições necessárias para forçar targets realistas e trazer mais competitividade sobre as frentes de fornecedores (esse aspecto evita compras simplistas, ou seja, evita-se a comparação de preço base contra preço base).

 

 

Fornecedor como parceiro de negócios:

O que muitas vezes fica evidente nas transformações lean que presenciamos é que quando se pensa em nivelar o sistema como um todo a fim de evitar o efeito chicote nos processos produtivos internos, nivelar a cadeia de fornecedores é fator-chave para a busca de um sistema puxado e balanceado em toda a cadeia (produção, logística, finanças etc.), integrando ao sistema de compras, então, uma logística just-in-time.

 

Estoque (depois Kanban) 

 

Numa empresa em que se considera o processo de compras lean, sempre se busca a credibilidade na parceria, com transparência e relações respeitáveis. Todavia, não se pode confundir isso com um processo paternalista, uma vez que são criadas condições de negociação através de targets e objetivos agressivos com um forte enfoque na eliminação daquilo que não agrega valor no aspecto custo. Ao mesmo tempo, nunca se ataca a margem de lucratividade do parceiro, protegendo ao mesmo tempo o fornecedor e o fornecimento.

 

Um exemplo lean: A relação da Toyota com seus fornecedores

 

Área de compras otimizada

É muito comum ver esforços de transformações nas compras pularem diretamente do nível estratégico para o nível de inovações. Contudo, é importante sempre e antes de se falar em inovação com vistas ao mundo externo, buscar as melhorias nos processos internos/suporte da área, tais como o mapeamento dos fluxos de cadastro dos produtos/serviços comprados via projetos de lean office (matérias-primas, insumos etc.). Assim, busca-se torná-los mais enxutos e eliminar tudo o que não agrega valor neles (por exemplo, cadastros em desuso, errados, genéricos, com redundância de informações etc.). O objetivo principal aqui é de se fazer sempre um bom processo de compras estratégico, com base em dados enxutos, sejam eles processuais ou de redução da base de fornecedores. A ferramenta lean de mapeamento de fluxo de valor pode e deve ser usada sempre que se deseja procurar por desperdícios e problemas nos processos, a fim de torná-los mais enxutos e mais agregadores de valor do ponto de vista do cliente. Somente após essa etapa de aplicação da ferramenta lean, conseguimos usar tecnologia nos processos; caso contrário, os desperdícios são automatizados, levando à frustração de grandes projetos envolvendo a transformação digital de compras.

 

 

Área de compras inovativa

Assim como a indústria, a área de compras está vivendo um momento de migração para o mundo virtual. Com seu futuro em jogo, vemos uma forte iniciativa para a evolução que chamamos de “Compras Digitais/Compras 4.0”. Assim, é de fundamental importância que de agora em diante se busque cada vez mais os processos virtuais, tais como a inteligência de mercado (que mostra a evolução de preços de commodities com link direto aos big datas e IA nas bases dos fornecedores, embargos e sanções via data lakes de organizações internacionais e países etc.).

Atualmente, mais de 50% dos produtos desenvolvidos possuem tecnologias oriundas das bases de fornecedores, o que chamamos de inovação portas abertas. Aqui também a parceria de longo prazo e com credibilidade é de fundamental importância para a sustentabilidade dos contratos e ERPs conectados entre as empresas, com IA entre as interfaces.

Lean como base para a transformação:

Tudo neste artigo está conectado a um bom e bem estruturado sistema de gestão de pessoas, com formações específicas e generalistas para todos os níveis da cadeia hierárquica de compras. Dessa maneira, é possível sempre agregar valor contínua e dinamicamente, tendo em vista as mudanças tecnológicas que estão ocorrendo / irão ocorrer cada vez mais fortes; ao mesmo tempo, torna-se possível também manter o nível de motivação das pessoas na área. Tornar compras uma parte da excelência operacional é o passo fundamental na transformação / gestão da área. Partindo-se desse princípio, o pensamento lean é certamente o divisor de águas para o novo modelo de gestão.

Portanto, comece o quanto antes esta transformação através do pensamento lean em compras,  a fim de agregar mais valor com essa visão disruptiva.

Publicado em 05/08/2021

Autores

Elmar Costa
Senior Lean Coach no Lean Institute Brasil
Gabriel Araujo
Especialista lean no Lean Institute Brasil.
Planet Lean - The Lean Global Networdk Journal