Países em todo o mundo estão enfrentando um desafio sem precedentes ao ter que vacinar sua população adulta o mais rápido possível para protegê-la contra a Covid-19 e reabrir suas economias.
Aqui na Itália, precisamos vacinar cerca de 50 milhões de pessoas (quase 100 milhões de injeções). Este grande esforço precisa garantir total segurança e uma excelente “experiência” para cada pessoa, diminuindo o tempo necessário para administrar as doses e usando o mínimo de recursos possível para evitar qualquer impacto adicional nas atividades regulares do sistema de saúde.
Em outras palavras, precisamos implementar um processo brilhante, que seja eficaz, eficiente e flexível. O pensamento lean pode ajudar muito para uma campanha de vacinação ágil e segura, apoiando os profissionais de saúde em seu trabalho diário. Por isso, quando o presidente de Veneto, Luca Zaia, manifestou a necessidade de dar suporte organizacional ao sistema de saúde da região, nós, do Istituto Lean Management, nos colocamos à disposição.
Nossa observação inicial em atividades de apoio em dois postos de vacinação de grande escala – o Palaexpò, em Veneza, e o centro de exposições de Vicenza – revelaram várias melhorias potenciais que, se implementadas, poderiam tornar um processo que já é forte ainda mais seguro e significativamente mais eficiente.
Ao verdadeiro estilo lean, começamos por uma observação da experiência do paciente desde o momento em que ele chega ao posto de vacinação até o momento em que ele sai com a vacina já aplicada.
As etapas do processo são as seguintes:
- Chegada, estacionamento e entrada no posto de vacinação.
- Verificação do agendamento.
- Análise do histórico médico do paciente.
- Injeção.
- Observação.
- Emissão do certificado de vacinação e marcação da segunda dose.
- Preparação das seringas com a vacina (atividade que ocorre separadamente da inoculação propriamente dita).
Este é um processo tradicional em várias etapas que visa garantir a “produção em massa”, mas que possui algumas variações – tipo de vacina, características do paciente (frágil, idoso, adulto etc.), primeira ou segunda dose etc. –, o que implica que há diferenças no processo e tempos para determinadas etapas.
Embora isso signifique que existem muitas combinações possíveis na hora de realizar o processo, também com base nas características da área que está sendo usada, descobrimos que existem alguns elementos comuns que, se abordados, podem melhorar o processo como um todo. São eles:
1) Reduzir a variação em cada etapa do processo para a mesma categoria de usuário, tipo de vacina e primeira ou segunda dose, definindo padrões de trabalho claros, fornecendo o treinamento necessário para garantir que eles possam ser seguidos e implementando-os. Isso leva a uma estabilidade básica, o que nos permite avançar na medição do tempo que leva para cada etapa do processo com o objetivo de equilibrá-los. A fase mais crítica (e mais longa) é o histórico médico.
2) Reduzir o tempo entre a saída de um paciente da sala de vacinas e a entrada do próximo. Isso pode ser conquistado com a implementação de um sistema puxado, pedindo ao paciente seguinte que aguarde sua vez a apenas alguns passos do ponto de uso.
3) Reduzir a espera de colaboradores gerenciando simultaneamente mais de um paciente por vez, com base em onde eles se encontram no processo: na etapa de levantar a manga, de receber a vacina ou de vestir-se de novo.
4) Separar a área de preparo dos diferentes tipos de vacina e posicioná-las (ou integrá-las, quando possível) ao lado da própria área de vacinação, para evitar a inoculação da vacina errada.
5) Usar a gestão visual para gerenciar o fluxo do paciente (e evitar filas entre as diferentes etapas do processo), bem como as vacinas (especialmente quando são colocadas em seringas nas bandejas correspondentes).
6) Otimização do layout das mesas onde são preparadas as vacinas. Trata-se de uma operação muito delicada, que exige muita concentração e uma adequada organização do espaço para facilitar o acompanhamento dos colaboradores, diminuindo o cansaço e reduzindo o risco de erros.
7) Garantir que a chegada de um paciente ao posto seja devidamente sinalizada e que haja vagas de estacionamento suficientes para receber o número esperado de pacientes em um determinado período de tempo.
Acreditamos que abordar esses elementos do trabalho levaria a um grande aumento no número de pacientes que podem receber a vacina, sem precisar de mais recursos ou de ferramentas digitais para isso. Embora seja difícil fazer uma estimativa específica desse aumento, podemos ver como certas situações podem impactar a capacidade geral do sistema.
Por exemplo, reduzir o tempo que um paciente leva para chegar à cadeira de vacinação – que atualmente é de 30 segundos (um pouco mais para idosos) – para 5 segundos levaria a um aumento de capacidade de 17%. Outro elemento que pode ser melhorado é a “customização” do processo de vacinação (atualmente os colaboradores podem levar até quatro minutos para aplicar uma dose). Ao seguir o padrão mencionado no primeiro ponto mencionado acima, a capacidade de cada posto poderia aumentar de 50% a 100%.
O pensamento lean pode nos ajudar a deixar a Covid-19 para trás. Então, vamos nos vacinar… do jeito lean!