GERAL

A estratégia lean significa aprender o que melhorar

Eivind Reke, Michael Ballé
A estratégia lean significa aprender o que melhorar
Estratégia significa escolher o que precisa ser melhorado e quais habilidades críticas devem ser desenvolvidas para resolver um problema específico – seja ele um defeito de qualidade ou uma pandemia –, e o lean é a maneira de fazer isso.

Os seres humanos vêm desenvolvendo estratégias para lidar com problemas avassaladores desde o início dos tempos. Desde as estratégias usadas pelos antigos generais gregos para derrotar inimigos maiores (usando hoplitas em uma falange compacta) até aquelas usadas para construir catedrais (proporção e simetria), armazenar alimentos, estabelecer nações e, por que não, combater doenças.

A definição do dicionário de estratégia é “um plano de ação projetado para atingir um objetivo geral ou de longo prazo”. Achamos isso um tanto enganoso, pois faz parecer que podemos olhar com calma para a situação no papel, planejar a melhor maneira de atingir o objetivo (normalmente derrotar o inimigo, vencer a gravidade, superar a epidemia, reverter a mudança climática etc.) e então… simplesmente ir e fazer.

Infelizmente, não funciona dessa maneira. As pessoas olham para as situações sob o prisma dos problemas que já conhecem e das oportunidades que já procuram. As estratégias inovadoras são consequências do que as pessoas já sabem fazer; elas apenas focam em um novo propósito ou aplicam, por acaso, a uma nova situação. Você inventa a partir do que conhece e, depois, vai além.

Essa visão de estratégia vai de encontro à noção tradicional de posicionamento estratégico de Michael Porter, que consiste em encontrar um nicho a ser explorado e pressupor que as melhores práticas operacionais e tecnológicas podem ser compradas e implementadas com facilidade por qualquer pessoa, como uma commodity. Em vez de competir pelo foco do cliente, por adaptabilidade, por eficiência ou por resiliência, a visão de Porter sobre estratégia tem a ver com escapar da competição e buscar monopólios, algo que as empresas de tecnologia têm sido capaz de fazer com sucesso (em grande parte devido à falta de supervisão política). Entretanto, a maioria das organizações não tem influência nem oportunidade para alcançar e manter um monopólio.

Estratégias da vida real emergem através do desenvolvimento de algo que você já conhece para uma nova maneira de atender às demandas em uma nova situação. Produtos inovadores não surgem do nada: eles são o resultado do reaproveitamento repetitivo de técnicas já conhecidas usadas de uma forma nunca antes vista. Vamos dar um exemplo: a tecnologia híbrida de combustível e energia elétrica que a Toyota usou para desenvolver o Prius já era conhecida por todas as montadoras, mas a Toyota a desenvolveu ainda mais para perturbar o mercado automotivo. A tecnologia de uso de bateria da Tesla é conhecida por todos os concorrentes, mas Elon Musk a está usando de novas maneiras para criar uma marca de automóveis totalmente elétricos.

Estratégias de sucesso não buscam decidir a coisa certa a fazer, mas escolher a competência certa para melhorar. Estamos vendo isso diante dos nossos próprios olhos com a pandemia da Covid-19. Todos os países têm acesso às mesmas informações, mas cada um está escolhendo uma abordagem diferente para lidar com o problema. Alguns, como a China e outros países asiáticos, optaram por melhorar a identificação e o isolamento de transportadoras. Outros buscam quarentenas mais eficazes. Outros contam com maior higienização da população. Outros, ainda, contam com o desenvolvimento mais rápido da história de uma vacina. Todos tentam um pouco de tudo, mas o foco no que fazer melhor explica a estratégia geral.

Na verdade, aprendemos melhorando, e não apenas fazendo. Os atletas nunca se tornarão proficientes e os músicos nunca se tornarão virtuosos se forem solicitados a realizar exercícios repetidos e entorpecentes sem o objetivo claro de melhorar em alguma coisa. A melhoria é o que nos motiva. O progresso é o que nos faz continuar. Os contratempos exigem resiliência e mudança de rumo. Queremos melhorar as coisas, e não apenas manter hábitos.

O Lean como Estratégia

O lean é um andaime estratégico para descobrir no que precisamos melhorar. Ele não revela quais técnicas você terá que melhorar, mas revela como você pode descobri-las. Isto já é um bom ponto de partida:

  1. Comece melhorando a satisfação do cliente: vá ao centro de atendimento ao cliente e descubra quais são as principais reclamações dos clientes. Então, pergunte-se por que seu processo atual não fornece o que os clientes precisam – qual é a habilidade mais fraca em sua maneira de fazer as coisas que cria esse problema. Se você se comprometer a melhorar nisso, melhorará sua posição no mercado e descobrirá como as necessidades e gostos dos clientes estão mudando. Ou seja, como o valor está evoluindo.
  2. Depois, melhore seus prazos de entrega: vá ao departamento de expedição e verifique os estoques. Por que eles estão lá? Observe os estoques de componentes. Por que tantos? Reduzir os prazos de entrega de qualquer operação revelará imediatamente sua falta de flexibilidade, que está embutida no processo porque há algumas coisas que simplesmente não sabemos fazer (como lidar com a logística, fazer com que as pessoas certas trabalhem no momento certo, encontrar os suprimentos certos e assim por diante). Criar flexibilidade é fundamental para a sua estratégia, pois desenvolve as habilidades de que você precisa para se reconfigurar quando a demanda muda.
  3. Melhore a sua capacidade de detectar defeitos e reagir no local: em qualquer estação de trabalho, pergunte-se: os defeitos estão sendo detectados pelo cliente? Eles estão sendo detectados na inspeção final? No final do processo? Dentro da máquina? Quanto tempo leva para reagir e corrigi-los? A capacidade de detectar desvios na medida em que ocorrem é a chave para enxergar os problemas no contexto e descobrir o que realmente está acontecendo e, assim, aprender mais profundamente sobre os processos técnicos.
  4. Melhore a sua capacidade de envolver as pessoas na aprendizagem ao melhorar: a criação de uma cultura de aprendizagem depende de quatro competências essenciais: 1) cargas de trabalho niveladas para que as pessoas tenham espaço para aprender enquanto trabalham; 2) treinamento em padrões para que se sintam confiantes sobre o que devem saber; 3) resolução de problemas para desenvolver sua autonomia para lidar com situações fora do padrão; 4) melhoria em pequenos passos para que aprendam a superar os limites e a pensar de forma reflexiva e criativa.
  5. Melhore seus sistemas subjacentes: a capacidade de desafiar, atualizar ou mudar constantemente os sistemas que suportam o trabalho e que permitem que as pessoas façam o que precisam.

Essas cinco metas genéricas de melhoria não são a estratégia em si, mas o método para descobrir essa estratégia. Na medida em que você as pratica com paciência e constância, um novo conjunto de problemas e oportunidades aparecerá, o que o ajudará a descobrir o que você precisa fazer para melhorar a fim de enfrentar o desafio que está adiante.

O pensamento estratégico tem pelo menos 2.500 anos, com os escritos de Sun Tzu. Ao longo dos milênios, ele sempre buscou responder a mesma pergunta: como os seres humanos podem alcançar um objetivo em conjunto frente a condições adversas? O pensamento estratégico não ajuda muito em situações conhecidas, quando os problemas são bem compreendidos, e as soluções são conhecidas. Nesses casos, aplicar as “melhores práticas” é uma resposta tática. O pensamento estratégico tem a ver com enfrentar o desconhecido, lidar com a incerteza, a mudança, a adversidade.

O valor é relativo ao contexto. Valorizamos o que precisamos em um momento específico. Na verdade, o que os clientes desejam muda conforme seu contexto social e material – novas necessidades, novos gostos, novos desejos. A mudança externa é sempre mais rápida do que nossa própria capacidade de mudar nossos processos. A cada ano, alguns produtos da nossa linha existente venderão mais rapidamente do que outros, o que exige o realinhamento das cadeias de suprimentos. Entretanto, os clientes buscarão novos produtos ou serviços que ainda nem sabemos como fornecer. A flexibilidade tem a ver com mix, volume e novidade. Ser ágil nos mercados requer flexibilidade, o que por sua vez depende do know-how para ser flexível. É por isso que o foco estratégico é escolher o que precisamos melhorar.

A estratégia lean consiste em descobrir o que precisamos fazer melhor e aprender a fazer isso, melhorando o que fazemos atualmente, indo além e encontrando novos canais. Baseia-se na prática constante de entender o que o problema realmente é, criando uma cultura de solução de problemas treinando pessoas em kaizen e nos esforçando para reinvestir os ganhos em novos desenvolvimentos.

Uma estratégia de sucesso consiste em melhorar as coisas certas. O lean é o método para descobrir quais são essas coisas certas e levar todos a melhorar juntos, criando, assim, capacidades na medida em que avançamos, o que nos permitirá progredir e ter sucesso.

Publicado em 06/01/2021

Autores

Eivind Reke
Autor lean e presidente da Los Norge.
Michael Ballé
Autor lean, coach executivo e cofundador do Institut Lean France.