Certamente você já reparou, em muitas situações, que a falta de regularidade gera problemas. A vida nos mostra isso em exemplos simples do dia a dia que deveríamos tirar como lição.
Se você precisa ingerir dois litros de água por dia, certamente passará mal se tomar 10 litros de uma única vez e ficar cinco dias sem água.
Ou se, para se manter em forma, você precisa fazer 150 minutos de exercícios por semana, você provavelmente vai concluir que o melhor é dividir isso em cinco sessões de 30 minutos cada, uma por dia, e não querer fazer tudo em um único dia, o que pode inclusive causar lesões.
Essa mentalidade deveria guiar também as empresas, mas muitas vezes isso não ocorre. Não é raro encontrarmos companhias que, em diversos processos, sofrem um verdadeiro corre e para. Têm atividades muito intensas em alguns momentos, gerando um tremendo estresse, e em outros apresentam ociosidade, com desperdício de recursos.
O mais surpreendente é que uma boa parte dessas variações não vem de fatores externos, mas da própria organização, simplesmente por não se conhecer a importância e os benefícios de buscar, ao máximo, estabilidade e ritmo constantes das atividades, inclusive criando mecanismos que atenuem as oscilações externas.
No sistema lean, há um conceito e prática que leva essa ideia necessária do “equilíbrio” para o universo organizacional.
Trata-se do heijunka, palavra japonesa para “nivelamento” e que significa, em termos de gestão, nivelar o tipo e a quantidade de produção durante um período, para que não haja nem momentos de sobrecarga nem de certa ociosidade, mas, sim, o equilíbrio.
Vamos pegar o caso típico de picos de vendas no final do mês, que ocorre em muitas empresas.
Já vi muitos casos em que 50% das entregas do mês se concentram nos últimos dois dias do período. Isso gera uma série de problemas, como erros, horas extras e riscos para a segurança. Ocorre em várias áreas das companhias, como logística, faturamento e expedição. A produção acumula estoques enormes ao longo do mês, tentado se preparar para esse tsunami, mas nunca dá conta, e vendas acabam sendo perdidas pela falta de determinados produtos.
Quando esse problema é trazido à tona, as pessoas tendem a justificar: “os clientes pedem desse jeito; não temos como mudar”.
Porém, em todas as vezes que mergulhei nessa questão, juntamente com as equipes envolvidas, acabamos percebendo que políticas da própria organização, como descontos, promoções, formas de premiar a força de vendas etc., são as grandes causas desse desnivelamento. Com algumas ações relativamente simples, esse pico poderia ser drasticamente diminuído.
Isso é o que chamamos de nivelamento de volume. Quanto mais regular, mais produtiva vai ser a operação, trabalhando num ritmo controlado, alinhado com a demanda dos clientes.
No heijunka, há também o conceito de nivelamento de mix. Isso significa, como ideal, produzir cada produto todo dia, e não em grandes lotes, uma vez por mês.
Claro que, para isso, é necessário reduzir o tempo de trocas de ferramentas, ou setup, sempre que se muda um produto. E utilizar um sistema just-in-time, produzindo rapidamente o que foi efetivamente vendido.
Mas e as variações de mercado, algumas sazonais, como de produtos que vendem mais no verão do que no inverno? Mesmo nesses casos, a empresa pode adotar estratégias, como ter linhas flexíveis com produtos de demanda complementar.
Nos processos administrativos também o nivelamento é importante.
Por exemplo, sempre que um gestor estabelece dias específicos para determinadas atividades, acaba gerando estoques, esperas e equipes com demanda variável em volume e complexidade.
O trabalho em fluxo contínuo, processando cada pedido que chega, um a um, em células de trabalho multifuncionais, é uma possível solução lean para isso (e pode ser utilizado também em escritórios).
Os benefícios do heijunka são largamente comprovados pela aplicação dos conceitos lean nos mais diversos tipos de empresas.
Atuar proativamente para nivelar as atividades, realizando-as no ritmo mais constante possível e alinhando-as com a demanda, traz previsibilidade e acaba impactando positivamente na qualidade do trabalho e na satisfação das pessoas envolvidas.
Essa regularidade, trazida pelo heijunka, é a melhor forma de se obter elevada produtividade e consistência nas entregas aos clientes.
Para que isso ocorra, o primeiro passo é os gestores perceberem a importância desse nivelamento, buscando formas de atenuar variações em vez de aceitá-las como naturais.