Uma pesquisa recente reforçou e quantificou a percepção que todos temos: o Brasil é um país extremamente burocrático. Estudo realizado pela Fiesp (Federação das Indústria do Estado de São Paulo) mostra que, na opinião de mais de 90% das empresas entrevistadas, a burocracia dificulta o desenvolvimento econômico e reduz a competitividade das organizações.
Esse é um assunto recorrente, por exemplo, quando se analisam os índices de tempo para abertura de empresas ou para obtenção de qualquer licença no Brasil. Essa burocracia “estatal” é bastante clara para todos e, sem dúvida, é uma enorme doença em nosso país, mas que parece só piorar.
Ela é tão enorme e onipresente que, às vezes, ofusca uma outra burocracia: a que ocorre dentro das companhias. Essa também é extremamente danosa à competitividade das empresas, principalmente se nos acostumarmos a isso e não ficarmos tão indignados com a ineficiência interna que ela gera, tanto quanto ficamos com a gerada pelo governo.
Ninguém gosta de admitir que seus processos são extremamente burocráticos. Mas, em muitos casos, são - mesmo nas “melhores empresas”, sejam elas nacionais ou multinacionais, pequenas ou grandes. É como uma praga, geralmente escondida, muitas vezes invisível, mas que, não se engane, está lá, atrapalhando e gerando prejuízos.
A gestão lean tem por objetivo agregar mais valor aos clientes e eliminar desperdícios. Portanto, combater os processos burocráticos está entre suas prioridades. Para conseguir isso, há uma série de “ferramentas” lean, que nos ajudam a enxergar onde estão essas ervas daninhas.
Por exemplo, o Mapeamento do Fluxo de Valor, uma ação em que pessoas de várias áreas da empresa mapeiam, passo a passo, todas as atividades que ocorrem num processo específico. Com isso, podem perceber onde estão os processos burocráticos, que representam custos, mas que não agregam o menor valor ao cliente.
É grande a chance de quem participa desse mapeamento se espantar ao perceber, em seus processos, uma profusão de trabalhos duplicados, retrabalhos, movimentações desnecessárias, aprovações repetidas, verificações redundantes. Ao enxergarem toda essa burocracia escondida nos processos, a empresa pode, então, planejar como eliminá-la, desenhando um estado futuro na organização.
Em algumas vezes, não é tão fácil eliminar a burocracia. Principalmente quando isso demanda mudanças nos sistemas de informação da companhia, o que exige investimentos e tempo. Em boa parte das ocasiões, porém, eliminar processos burocráticos é uma questão simples, que demanda soluções baratas. A dificuldade acaba sendo a de reconhecer que há burocracia na empresa e ter a disposição para eliminá-la, mudando a forma como as pessoas interagem e sendo rigoroso em questionar o que realmente agrega valor ou não.
Faça um teste. Escolha um processo de sua empresa que é lento, gera reclamações e está quase virando um gargalo. Analise-o, mapeie o fluxo - do pedido à entrega - e tos os envolvidos nele. Tenho certeza de que você e seus colegas vão descobrir uma burocracia espantosa, que não estava evidente. ÉTenho certeza de que você e seus colegas vão descobrir uma burocracia espantosa, que não estava evidente. É o primeiro passo para tentar eliminá-la. E depois fazer isso na empresa toda. O diagnóstico é o primeiro passo para tentar eliminá-la. Repita essa análise em toda a empresa.
Se todas as empresa praticassem essa análise interna, mapeando suas burocracias, o Brasil daria um enorme salto. Trata-se de uma tarefa que todos nós podemos fazer e sobre a qual temos todo domínio e possibilidade de mudar rapidamente. Em paralelo, continuamos mantendo e intensificando nossa luta como cidadãos contra a burocracia e tantos desperdícios da máquina estatal.
Se conseguirmos avançar nessas duas frentes, certamente teremos um país mais competitivo.